$ PROGRAMA DE ASESORADOS $ -Asesorías personalizadas. -Asistencia técnica y visitas de acompañamiento -Revisión y guía en procesos de levantamiento de TRD, CCD, TVD. -Organización de Archivos -Diseño de Formatos -Transferencias Primarias Entre otros temas; Escríbeme a: luis.unigarro1003@gmail.com.
Luis Eduardo fue de gran ayuda tu video, laboro en una personeria municipal y no tenia conocimiento en archivo, agardezco cualquier informacion para mejorar mi aprendizaje. GRACIAS!!
De acuerdo a la importancia que tiene la organización de archivos la idea de crear este curso es muy importante, ahora solo falta que todos tomemos la decisión de realizar el curso el cual es muy completo y dinámico lo cual nos permite afianzar nuestros conocimientos en el tema...Excelente curso
La ordenación documental es una exelente Ponencia saludos y presente.Maria Dolores Rivera.De la subdirección de Educación Primaria Región Ecatepec Estado de México.
Soy profesional del área de la salud, debía organizar el archivo y llenar formatos basados en las directrices del Archivo General de la Nación. Recibí una asesoría de parte de Luis Eduardo que fue de muy alta calidad. No tuve necesidad de contratar a nadie, pues con sus directrices pudé realizar Yo misma el trabajo.
Señor Luis deseándole que goce en excelente estado de salud excelente video muchísimas gracias me gustaría tener conocimiento acerca de los archivos de asuntos jurídicos de la misma institución un abrazo muchísimas gracias
muchas gracias por este video muy instructivo, casi todos los países nos regimos por leyes diferentes para al final la metodología es la misma. mis saludos
@@LuisEduardoUnigarro Gracias por responder me sorprendió que respondieras a mi opinión Dios bendiga tu vida, tu trabajo que realizas Gracias por el video tan estupendo fue se gran ayuda había olvidado cosas Feliz y bendecido día
Estoy mirando ahora lo de archivos electrónicos,lo veo muy confuso,me guataria ver un video sobre eso, ya está cambiando lo de gestión documwntal en la actualidad,gracias
Hola Luis Eduardo. Te felicito por tan explícita información. Y quisiera saber si tienes idea de cómo costear un proyecto de digitalización de archivos de principio a fin. Un saludo
Hola Luis Eduardo muy buen video lo felicito y le agradezco por su realización, podrías por favor despejarme una duda, que se podría hacer cuando en el momento de la organizacion un documento de una serie simple ejemplo una factura no tiene fecha? y cuando el dueño de un fondo acumulado te dice que si el factor tiempo influye mucho al momento de organizarle el archivo en un periodo de tres meses, muchas gracias estoy atento a su repuesta, hasta luego.
Para los documentos sin fecha, debes tratar de ubicarlo lógicamente en el momento cronológico donde se realizó el trámite siguiendo la secuencia lógica del mismo, dando cumplimientos al principio de orden original del expediente. En dado caso que no sea posible hacerlo por que no de entiende como se desarrolla el proceso, otra alternativa es dejarlo al final del expediente y dejar la observación en el FUID. En cuanto a lo del fondo acumulado, el factor tiempo claro que influye a la hora de organizar el archivo, pero no solo eso, también depende de la cantidad de información, de la cantidad de personal dedicado a ello, de el estado de conservación y desorganización del fondo, de si cuentan o no con espacio para intervenir el fondo, instrumentos archivisticos TRD o TVD, todo eso influye y puede hacer que el proceso tarde mas o menos, sea mas facil o mas complejo hacerlo. No es como decir simplemente en 3 meses me organiza todo eso y ya.😅 Saludos.
Y si tengo varios documentos en un archivador ordenado cada uno con su folder manila , por ejemplo Informes, contratos, solicitudes, actas, la foliación lo realizaría por cada expediente como por ejemplo informe 1-4, contratos 1-6, actas 1_4 .
Buenas tardes Eduardo ,me surge una duda con la clasificación de los documentos, me queda claro como clasificar si la doc. viene de nuestra institución ,pero como se procedería si por ejemplo nos llega una donación de un juzgado por ejemplo con dos tipos documentales?,como la integramos? Gracias ,,me encantan tus videos tan detallados¡¡¡
Hola muy bueno el vídeo quisiera preguntarte según tu experiencia ¿ Qué consejo me darías para la organización de archivos como las facturas de compra que resultan de cada año, cual sería la mejor manera de organizarlas por año y que carpeta me recomiendas está bien, la de cuatro aletas estaría bien?
Cronológicamente es el mejor sistema de ordenación, a medida que se producen las vas archivado por la fecha de producción de la factura cada carpeta máximo de 200 folios y las puedes titular por meses y en cuanto a las carpetas las de 4 aletas son las mejores.
@@LuisEduardoUnigarro Buenas noches , solo quiero saber si las carpetas cuatro aletas se usan solamente para organizar los documentos transferibles y no en los archivos de gestión. Gracias
@@jhonedwingrojasalvarez311 Tanto en archivos de gestión como en archivo central e histórico, la idea es propender por la conservación de la información durante todo el ciclo vital del documento desde su producción hasta su disposición final.
Hola clara, son elaboradas por un equipo interdisciplinario conformado por profesionales en diferentes áreas, liderado por un profesional en ciencias de la información y Archivística.
Buenos días, Luis Eduardo. Por fis me puedes indicar....Si la correspondencia enviada y recibida se pueden archivar en una misma carpeta ?....mil gracias por su aporte !
Hola, no no esta bien archivar todo en una misma carpeta ya que cada documento independientemente si fue recibido o enviado tiene un tema o asunto específico, también su conservación en el tiempo es diferente por lo que lo mas aconsejable es clasificar la información por series y subseries documentales de acuerdo a las TRD o TVD para asi conservar cada expediente en la serie documental que le corresponde y garantizar su conservación y consulta.
Solamente para los casos de expedientes con unidades documentales complejas donde un mismo trámite empezo en un año y termino en otro diferente se puede aplicar lo que tu comentas y en ese caso lo que se hace es dejar el expediente en la vigencia en la cual se aperturó o inicio, independientemente si termina en otro año. Asimismo los tiempos de retención documental debes contarlos a partir del cierre definitivo del expediente, es decir con la fecha se la última actuación administrativa. Si tu expediente cumple con esas características puedes clasificarlo como te indique, de lo contrario quiere decir que esta mal ordenado y mezclaron la vigencias, todo depende y hay que evaluar cada caso.
Hola gracias por comentar Respecto al diligenciamiento del formato único de inventario documental, en el canal hay un video exclusivo de ese tema, aqui te dejo el link: th-cam.com/video/zNSa0rBhS9c/w-d-xo.html Y respeto al diligenciamiento de la hoja de control, lo primero que debes tener en cuenta es que cada anotación debe reflejar y respetar el principio de orden original del expediente, independientemente si es una historia laboral o cualquier tipo de archivo, la hoja de control debe reflejar como se desarrollaron los trámites de inicio a fin, por lo que debe coincidir cronológicamente cada documento de forma ascendente desde el mas antiguo al más reciente, diligenciando claramente la fecha del documento principal, su descripción y de que folio a que folio va.
Buen día Luis Eduardo Soy Derly Sarmiento también soy egresada de la Uniquindio en Ciencias de la Información y Documentación, solicito de su ayuda deseo saber cuanto vale el proceso de gestión documental por metro lineal con baja de descripción ? vi la Resolución o53 de 2016 pero no se como aplicarlo Mil gracias
Hola Sara, gracias por preguntar, te explicare como desde mi punto de vista se debería abordar ese proceso. Antes que nada te puedo indicar algunas pautas que te guiaran a encontrar el proceso de su elaboración, pero es recomendable contar con la ayuda de un profesional archivista en la materia que tenga el conocimiento técnico y base normativa y metodológica para realizar este instrumento archivístico de forma adecuada. Por otra parte, debes tener en cuenta primero que todo, la normatividad archivística en la materia vigente, que en este caso sería el “Mini manual de Tablas de Retención Documental y transferencias documentales del Archivo General de la Nación” allí encontraras pautas claras de cómo abordar el proceso para implementar las TRD. Link del mini manual: www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Publicacionees/Minimanual_TRD.pdf El mini manual te va a decir básicamente lo siguiente: 1. Marco normativo que obliga a las entidades a aplicar las TRD 2. Definiciones técnicas a tener en cuenta / glosario. 3. Requisitos para el levantamiento de las TRD como lo son (organigrama de la entidad o estructura orgánica, manual de funciones, procedimientos) 4. Procesos técnicos a tener en cuenta que son la IDENTIFICACIÓN, VALORACIÓN, SELECCIÓN ELIMINACION. 5. Pasos metodológicos para la elaboración y aplicación de las TRD…compilación de la información institucional, entrevista con los productores documentales, el análisis de la información recolectada en donde se conforman las series y subseries y sus tipologías, la valoración documental, la elaboración de las TRD y su sustentación y la aplicación. Por otra parte esta, el Acuerdo 004 del 15-03-2013, mediante el cual básicamente se reglamenta el procedimiento de presentación de las TRD una vez diseñadas, ante el AGN para su convalidación y dan algunos tips sobre su elaboración. Link del Acuerdo: normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-004-de-2013/ Finalmente te puedo indicar que una empresa que dese implementar TRD tiene que tener por lo menos los insumos para su levantamiento que son tener un manual de funciones o los procedimientos reglamentados de las funciones que cumple cada dependencia de las organización, también tener un organigrama vigente o estructura orgánica para determinar la composición de la organización, ya que de allí sales insumos como los Cuadros de Clasificación Documental CCD, de lo contrario habría que realizar primero el levantamiento de estos elementos para ahí sí, empezar con la elaboración de las TRD. Las TRD no son más que el reflejo de la producción documental de una organización y la labor del archivista es analizar por qué se da esa producción, como seda, en que cantidades, como titular cada documento o tipología documental, como numerar o codificar las dependencias, las series y las subseries, como identificar si se producen series documentales con unidades simples y complejas, analizar las series genéricas para todas las dependencias y las misionales o particulares de cada una, realizar un proceso de valoración documental de esos documentos junto con un equipo interdisciplinario que es otro requisito para las TRD, conformar el comité de archivo o comité de desarrollo administrativo (hace un tiempo cambio la denominación de este comité pero no recuerdo como es en estos momentos). De tal forma que al aplicar todos los pasos metodológicos pueda el archivista presentar el proyecto de TRD ante el AGN para su convalidación y aprobación, ya que no es solamente diseñar una TRD en un Excel y ya y empezar a aplicarlas, ya que de este instrumento salen importantes decisiones para los documentos y que de fondo afectarían a la empresa de no desarrollarse bien, que son los tiempos retención documental de la información los tiempos de conservación en archivo central y la disposición final de la información. Espero haberte ayudado algo con mi explicación, es un tema bastante extenso y complejo de tratar para abordarlo completamente en este comentario, te recomiendo tener en cuenta esas normas que te dije y empezar a investigar cada concepto o procedimiento que no entiendas y poco a poco te vas a ir dando cuenta de lo que se requiere para realizar unas buenas TRD. Éxitos.
Una pregunta si los documentos o cartas tiene su fecha pero el radicado tiene tiene otra fecha diferente a la de la carta con cual fecha se organiza la documentación ayuda
Depende de la dependencia productora, de ambas formas es posible pero por ejemplo si tu dependencia produce y archiva el documento se toma la fecha de producción documental, pero si es un documento que ingresa y no fue producido por tu dependencia se toma la fecha de radicado de entrada.
Hola tengo un caso, encontré un archivo con hojas foliadas casi desechas e irrecuperable, en ese caso que se puede hacer? Si las hojas están muy dañadas, ese archivo está guardado en sistema, pero también se necesita del físico. Agradezco la ayuda
Hola, primero debes darle prioridad a la restauración de la información, a su conservación y mediante una valoración documental determinar la importancia de la información. Para posteriormente decidir si conservarla, eliminarla, restaurarla o migrarla a otros soportes. Te recomiendo consultes la guia del sistema integrado de conservación SIC expedida por AGN
Hola buenos días una pregunta cómo debo clasificar un archivo de jurídica porque me aparecen unos códigos pero no sé cómo manejarlos según la trd Estoy con jurídica pero me salen todos estos códigos de solicitudes 29.60 29.61 29.25 38.10 41.1 41 1.9 1.10 solo necesito saber cómo debo archivar esos códigos y si toca hacer una carpeta x acá uno ?
Hola Jhon, gracias por preguntar. Según me informas, ya cuentas con TRD lo que facilita las cosas, las TRD traen la clasificación documental por series y subseries documentales, cada una de estas con un código que las identifica, unas tipologías documentales entre otros aspectos. El deber ser es que por cada serie o subserie existente en las TRD, debe existir por lo menos un expediente de esos códigos, ya que las TRD son diseñadas en razón de las funciones misionales de cada dependencia. Por lo que respondiendo a tu inquietud: SI debes aperturar una carpeta para cada serie o subserie, eso depende también de la cantidad de expedientes que genere tu dependencia y del tipo de información que allí se refleje, ya que no solamente es abrir un expediente nuevo por abrirlo, para ello se debe verificar el contenido informativo de cada documento para poder tomar la decisión de clasificarlo en la serie o subserie documental adecuada. Por ejemplo, si me dices que administras documentos de un archivo de jurídica, supongo que debes tener en la TRD alguna serie o subserie relacionada con procesos administrativos o procesos jurídicos, es allí donde vas a archivar tus documentos, basado en que su información sea de ese tema, utilizando los códigos, tiempos de retención y disposición final que te muestre tu TRD para esa serie o subserie documental. Exitos.
Nada es difícil cuando se le pone el empeño y dedicación a lo que amas hacer, sin embargo si no te gusta y lo haces mas por obligación o por compromiso no va a ser igual. Estudia algo que te apasione. Saludos
Universidad de la Salle Universidad del Quindío ( yo me gradue allí) UNINPAHU Universidad Javeriana Entre otras... Busca programa de ciencia de la información y la documentación, Bibliotecología y Archivística, en la web deben salir varios resultados.
Hola, el archivo general de la nación en su página web publica continuamente las actualizaciones, pero pues la base normativa es la ley 594 del 2000, entre otras normas aun vigentes que aun no han sido derogadas, pero como te digo el AGN ha sacado manuales, guías entre otros recursos informativos y normatividad con la finalidad de aclarar a detalle todos los aspectos relacionados con la gestión documental
@@ladyestefanijimenezsosa5252 hola, muy buena pregunta, si bien la disciplina archivística es una sola , cada país tiene sus normas reglamentarias a través de las entidades que rigen la materia archivística. Para el caso de Colombia es el Archivo General de la Nación AGN, en Perú también tienen Archivo General de la Nación, por lo tanto debes consular las normas expedidas en ese país y analizar como regulan la actividad archivística, pero como te mencioné anteriormente, al ser la archivística una sola disciplina parte de las ciencias de la información, encontraras en dichas normas internacionales muy seguramente conceptos similares como los principios archivísticos de procedencia y orden natural, entre otros aspectos, asi que seguramente tendrán bastantes similitudes pero no te puedo decir que las mismas normas del video realizado aplican para archivos del Perú, aun que se podrían aplicar, considero que hay que tener en cuenta en primera instancia las expedidas en ese país y de no encontrarse ahí si echar mano de normas de otros países que se puedan aplicar.
Todo depende de cada caso pero si es posible, por ejemplo en una carpeta se puede verse reflejada la serie: CONTRATOS y una subserie: Contrato de compraventa, siendo la misma carpeta, solamente que en la rotulacion de la carpeta te va a pedir información de la serie y la subserie a la vez y esta debe ser diligenciada completamente, pero en esencia el contenido de la información de la carpeta seria contrato de compraventa.
Lo que no se debe hacer es mezclar en una sola carpeta diferentes series y subseries por ejemplo ACTAS + ORDENES, o INFORMES y RESOLUCIONES, siempre y cuando sea una serie simple no deben mezclarse y cada una debe ser archivada en carpetas independientes.
Finalmente te recomiendo la lectura de la Cartilla de ordenación documental del Archivo General de la nación allí aclararas algunas dudas y profundiza un poquito mas sobre los conceptos de: principos archivisticos (procedencia y orden original) y sobre que son series simples y complejas y veras que vas a entender mas fácilmente como organizar clasificar y describir tus archivos, un saludo :)
Los de la parte superior o los que primero encuentras al abrir la carpeta son los mas antiguos, los mas recientes se van incorporando en la parte de atrás o al final de la carpeta hasta un máximo de 200 folios por carpeta
Hasta donde se es igual para archivos de gestión y centrales y por ende históricos también ya que la ordenación documental se basa en la. Aplicación del principio de orden original de los documentos u orden natural que quiere decir que se debe respetar el orden lógico en el que se van desarrollando los trámites y la mejor forma de expresarlo es colocar en primera instancia lonque primero paso y posteriormente se va agregando al expediente mas documentos hasta finalizar el trámite. Es como un libro tiene un inicio y un final.
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. Tomado de: Acuerdo 027 de 2006 AGN
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Me gustó la explícación. bendíciones
@@gselaalarcon560 Gracias por tu comentario, te deseo lo mejor en tu vida igualmente, bendiciones
Mi hermano, muchas gracias, es muy diferente estar estudiando y ver esto en forma practica, nuy bien explicado
Con gusto 💪🏼
me gusta la claridad y el tono que utiliza para explicar, gracias
Gracias a ti por tu comentario
Me encantan sus videos, explica muy bien, todo muy claro ha sido de mucha ayuda
Gracias, espero volver a grabar pronto y compartirles mucha más información
Gracias por estos videos, son de gran ayuda cuando no se tiene el conocimiento suficiente en esta area.
Luis Eduardo fue de gran ayuda tu video, laboro en una personeria municipal y no tenia conocimiento en archivo, agardezco cualquier informacion para mejorar mi aprendizaje. GRACIAS!!
De acuerdo a la importancia que tiene la organización de archivos la idea de crear este curso es muy importante, ahora solo falta que todos tomemos la decisión de realizar el curso el cual es muy completo y dinámico lo cual nos permite afianzar nuestros conocimientos en el tema...Excelente curso
Hola sabes como hago para estar pendiente de los cambios según la LEGISLACIÓN VIGENTE GRACIAS
@@albanerybuitragoaranzazu1712 supongo que revisando periódicamente la normatividad emitida por el Archivo General de la Nación
La ordenación documental es una exelente Ponencia saludos y presente.Maria Dolores Rivera.De la subdirección de Educación Primaria Región Ecatepec Estado de México.
Súper, excelente video. Muchas gracias Luis.
Con gusto 😊
Buen video y muy buena explicación profesional. Gracias
Muchas gracias, excelente! trabajo. Explicas muy bien
Con mucho gusto ☺️
Soy profesional del área de la salud, debía organizar el archivo y llenar formatos basados en las directrices del Archivo General de la Nación. Recibí una asesoría de parte de Luis Eduardo que fue de muy alta calidad. No tuve necesidad de contratar a nadie, pues con sus directrices pudé realizar Yo misma el trabajo.
Te felicito, excelente explicación. Me encantó ❤️
Excelente video👏 información muy clara.
muy clara la explicación es de gran ayuda, gracias
Señor Luis deseándole que goce en excelente estado de salud excelente video muchísimas gracias me gustaría tener conocimiento acerca de los archivos de asuntos jurídicos de la misma institución un abrazo muchísimas gracias
muchas gracias por este video muy instructivo, casi todos los países nos regimos por leyes diferentes para al final la metodología es la misma. mis saludos
Gracias por toda la informacion
Super bien explicado!!. Gracias
Muchísimas gracias. Me aclaro muchas dudas . Soy alumno de la carrera de archivistica de Argentina.
Excelente explicación
Mejor imposible
Gracias Gracias Gracias
Gracias a ti, por tu opinión
@@LuisEduardoUnigarro Gracias por responder me sorprendió que respondieras a mi opinión
Dios bendiga tu vida, tu trabajo que realizas
Gracias por el video tan estupendo fue se gran ayuda había olvidado cosas
Feliz y bendecido día
@@lusainemorales7332 gracias por tus buenos deseos, igualmente para ti. 🙏
@@LuisEduardoUnigarro 🙏👼
PREGUNTA: COMO SABER QUE LOS ARCHIVOS, O DOCUMENTOS DE LAS ENTIDADES ESTAN BIEN ?? MUCHAS GRACIAS!!
Excelentes videos, muchas gracias!!
Estoy mirando ahora lo de archivos electrónicos,lo veo muy confuso,me guataria ver un video sobre eso, ya está cambiando lo de gestión documwntal en la actualidad,gracias
Excelente video, muy buenas recomendaciones y la explicación super bien. Muchas gracias.
Aprendí mucho gracias
EXCELENTE VÍDEO, NUEVO SUBSCRIPTOR!!!
Gracias por tan importante informacion
😁👌
Me ajudo mucho ,me gustaria mas contenido asi! Gracias
Hola Luis Eduardo. Te felicito por tan explícita información. Y quisiera saber si tienes idea de cómo costear un proyecto de digitalización de archivos de principio a fin. Un saludo
Excelente video
Que pilo, muchas gracias..!
Gracias 😁
Muchas gracias ,Dios te bendiga!
Gracias, igualmente para ti =)
Muchas gracias
Gracias por comentar 👌🏼
Me gustó mucho tu exposición para tratar el tema de gestion documental tienes algun video de como rotular cajas
Hola, no mira que de eso específicamente no, pero es una buena idea, si tienes alguna duda al respecto me la haces saber.
Saludos.
mUY CLARO Y PRECISO SU EXPLICACIÓN .
Muy bueno, me encanto
Cómo se empezara digitalizar el archivo de un colegió por primera vez
Sería por dependencia??
Excelente Material para transferir conocimiento.
Gracias, es un poco de lo que he aprendido tanto de gestión documental como de la forma en la que se aplica en la entidad donde laboro. :)
Wow buen vídeo, saludos desde cancun México :) ;)
Gracias amigo, no olvides suscribirte saludos.
Hola Luis Eduardo muy buen video lo felicito y le agradezco por su realización, podrías por favor despejarme una duda, que se podría hacer cuando en el momento de la organizacion un documento de una serie simple ejemplo una factura no tiene fecha? y cuando el dueño de un fondo acumulado te dice que si el factor tiempo influye mucho al momento de organizarle el archivo en un periodo de tres meses, muchas gracias estoy atento a su repuesta, hasta luego.
Para los documentos sin fecha, debes tratar de ubicarlo lógicamente en el momento cronológico donde se realizó el trámite siguiendo la secuencia lógica del mismo, dando cumplimientos al principio de orden original del expediente. En dado caso que no sea posible hacerlo por que no de entiende como se desarrolla el proceso, otra alternativa es dejarlo al final del expediente y dejar la observación en el FUID.
En cuanto a lo del fondo acumulado, el factor tiempo claro que influye a la hora de organizar el archivo, pero no solo eso, también depende de la cantidad de información, de la cantidad de personal dedicado a ello, de el estado de conservación y desorganización del fondo, de si cuentan o no con espacio para intervenir el fondo, instrumentos archivisticos TRD o TVD, todo eso influye y puede hacer que el proceso tarde mas o menos, sea mas facil o mas complejo hacerlo. No es como decir simplemente en 3 meses me organiza todo eso y ya.😅
Saludos.
Y si tengo varios documentos en un archivador ordenado cada uno con su folder manila , por ejemplo Informes, contratos, solicitudes, actas, la foliación lo realizaría por cada expediente como por ejemplo informe 1-4, contratos 1-6, actas 1_4 .
Hola Luis, muy buena explicación, sabes que software libre se maneja para la gestión documental electrónica?
Hola cómo vas, la verdad los que conozco son por medio de contratación y pago.
Buenas tardes Eduardo ,me surge una duda con la clasificación de los documentos, me queda claro como clasificar si la doc. viene de nuestra institución ,pero como se procedería si por ejemplo nos llega una donación de un juzgado por ejemplo con dos tipos documentales?,como la integramos? Gracias ,,me encantan tus videos tan detallados¡¡¡
Buen día , bendiciones
Excelente, gracias.
Hola muy bueno el vídeo quisiera preguntarte según tu experiencia ¿ Qué consejo me darías para la organización de archivos como las facturas de compra que resultan de cada año, cual sería la mejor manera de organizarlas por año y que carpeta me recomiendas está bien, la de cuatro aletas estaría bien?
Cronológicamente es el mejor sistema de ordenación, a medida que se producen las vas archivado por la fecha de producción de la factura cada carpeta máximo de 200 folios y las puedes titular por meses y en cuanto a las carpetas las de 4 aletas son las mejores.
@@LuisEduardoUnigarro Buenas noches , solo quiero saber si las carpetas cuatro aletas se usan solamente para organizar los documentos transferibles y no en los archivos de gestión. Gracias
@@jhonedwingrojasalvarez311 Tanto en archivos de gestión como en archivo central e histórico, la idea es propender por la conservación de la información durante todo el ciclo vital del documento desde su producción hasta su disposición final.
Hola! Tengo una pregunta, las tablas de retención documental son hechas por el auxiliar de archivo?
Hola clara, son elaboradas por un equipo interdisciplinario conformado por profesionales en diferentes áreas, liderado por un profesional en ciencias de la información y Archivística.
Buenos días, Luis Eduardo. Por fis me puedes indicar....Si la correspondencia enviada y recibida se pueden archivar en una misma carpeta ?....mil gracias por su aporte !
Hola, no no esta bien archivar todo en una misma carpeta ya que cada documento independientemente si fue recibido o enviado tiene un tema o asunto específico, también su conservación en el tiempo es diferente por lo que lo mas aconsejable es clasificar la información por series y subseries documentales de acuerdo a las TRD o TVD para asi conservar cada expediente en la serie documental que le corresponde y garantizar su conservación y consulta.
Hola, Luz desde Bolivia, me podría decir con cuáles documentos se trabaja en en departamento de producción?
Buenas cuando vale una capacitacion parA una alcaldia
Exelente video una pregunta si una carpeta tiene fecha inicial 2005 pero tiene fecha final 2010 en que lugar debe ir con el grupo 2005 o en el 2010
Solamente para los casos de expedientes con unidades documentales complejas donde un mismo trámite empezo en un año y termino en otro diferente se puede aplicar lo que tu comentas y en ese caso lo que se hace es dejar el expediente en la vigencia en la cual se aperturó o inicio, independientemente si termina en otro año.
Asimismo los tiempos de retención documental debes contarlos a partir del cierre definitivo del expediente, es decir con la fecha se la última actuación administrativa.
Si tu expediente cumple con esas características puedes clasificarlo como te indique, de lo contrario quiere decir que esta mal ordenado y mezclaron la vigencias, todo depende y hay que evaluar cada caso.
Hola, por favor me podrias orientar en el diligenciamiento de el FUID para historias laborales y su respectiva hoja de control?
Gracias muy amable
Hola gracias por comentar
Respecto al diligenciamiento del formato único de inventario documental, en el canal hay un video exclusivo de ese tema, aqui te dejo el link:
th-cam.com/video/zNSa0rBhS9c/w-d-xo.html
Y respeto al diligenciamiento de la hoja de control, lo primero que debes tener en cuenta es que cada anotación debe reflejar y respetar el principio de orden original del expediente, independientemente si es una historia laboral o cualquier tipo de archivo, la hoja de control debe reflejar como se desarrollaron los trámites de inicio a fin, por lo que debe coincidir cronológicamente cada documento de forma ascendente desde el mas antiguo al más reciente, diligenciando claramente la fecha del documento principal, su descripción y de que folio a que folio va.
Excelente!!!
Gracias!
Buen día Luis Eduardo Soy Derly Sarmiento también soy egresada de la Uniquindio en Ciencias de la Información y Documentación, solicito de su ayuda deseo saber cuanto vale el proceso de gestión documental por metro lineal con baja de descripción ? vi la Resolución o53 de 2016 pero no se como aplicarlo Mil gracias
Hola, cual es el proceso de una empresa para implentar la TRD?
Hola Sara, gracias por preguntar, te explicare como desde mi punto de vista se debería abordar ese proceso.
Antes que nada te puedo indicar algunas pautas que te guiaran a encontrar el proceso de su elaboración, pero es recomendable contar con la ayuda de un profesional archivista en la materia que tenga el conocimiento técnico y base normativa y metodológica para realizar este instrumento archivístico de forma adecuada.
Por otra parte, debes tener en cuenta primero que todo, la normatividad archivística en la materia vigente, que en este caso sería el “Mini manual de Tablas de Retención Documental y transferencias documentales del Archivo General de la Nación” allí encontraras pautas claras de cómo abordar el proceso para implementar las TRD.
Link del mini manual:
www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Publicacionees/Minimanual_TRD.pdf
El mini manual te va a decir básicamente lo siguiente:
1. Marco normativo que obliga a las entidades a aplicar las TRD
2. Definiciones técnicas a tener en cuenta / glosario.
3. Requisitos para el levantamiento de las TRD como lo son (organigrama de la entidad o estructura orgánica, manual de funciones, procedimientos)
4. Procesos técnicos a tener en cuenta que son la IDENTIFICACIÓN, VALORACIÓN, SELECCIÓN ELIMINACION.
5. Pasos metodológicos para la elaboración y aplicación de las TRD…compilación de la información institucional, entrevista con los productores documentales, el análisis de la información recolectada en donde se conforman las series y subseries y sus tipologías, la valoración documental, la elaboración de las TRD y su sustentación y la aplicación.
Por otra parte esta, el Acuerdo 004 del 15-03-2013, mediante el cual básicamente se reglamenta el procedimiento de presentación de las TRD una vez diseñadas, ante el AGN para su convalidación y dan algunos tips sobre su elaboración.
Link del Acuerdo:
normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-004-de-2013/
Finalmente te puedo indicar que una empresa que dese implementar TRD tiene que tener por lo menos los insumos para su levantamiento que son tener un manual de funciones o los procedimientos reglamentados de las funciones que cumple cada dependencia de las organización, también tener un organigrama vigente o estructura orgánica para determinar la composición de la organización, ya que de allí sales insumos como los Cuadros de Clasificación Documental CCD, de lo contrario habría que realizar primero el levantamiento de estos elementos para ahí sí, empezar con la elaboración de las TRD.
Las TRD no son más que el reflejo de la producción documental de una organización y la labor del archivista es analizar por qué se da esa producción, como seda, en que cantidades, como titular cada documento o tipología documental, como numerar o codificar las dependencias, las series y las subseries, como identificar si se producen series documentales con unidades simples y complejas, analizar las series genéricas para todas las dependencias y las misionales o particulares de cada una, realizar un proceso de valoración documental de esos documentos junto con un equipo interdisciplinario que es otro requisito para las TRD, conformar el comité de archivo o comité de desarrollo administrativo (hace un tiempo cambio la denominación de este comité pero no recuerdo como es en estos momentos).
De tal forma que al aplicar todos los pasos metodológicos pueda el archivista presentar el proyecto de TRD ante el AGN para su convalidación y aprobación, ya que no es solamente diseñar una TRD en un Excel y ya y empezar a aplicarlas, ya que de este instrumento salen importantes decisiones para los documentos y que de fondo afectarían a la empresa de no desarrollarse bien, que son los tiempos retención documental de la información los tiempos de conservación en archivo central y la disposición final de la información.
Espero haberte ayudado algo con mi explicación, es un tema bastante extenso y complejo de tratar para abordarlo completamente en este comentario, te recomiendo tener en cuenta esas normas que te dije y empezar a investigar cada concepto o procedimiento que no entiendas y poco a poco te vas a ir dando cuenta de lo que se requiere para realizar unas buenas TRD.
Éxitos.
Una pregunta si los documentos o cartas tiene su fecha pero el radicado tiene tiene otra fecha diferente a la de la carta con cual fecha se organiza la documentación ayuda
Depende de la dependencia productora, de ambas formas es posible pero por ejemplo si tu dependencia produce y archiva el documento se toma la fecha de producción documental, pero si es un documento que ingresa y no fue producido por tu dependencia se toma la fecha de radicado de entrada.
muchas gracias
Con gusto 😊
Hola tengo un caso, encontré un archivo con hojas foliadas casi desechas e irrecuperable, en ese caso que se puede hacer? Si las hojas están muy dañadas, ese archivo está guardado en sistema, pero también se necesita del físico. Agradezco la ayuda
Hola, primero debes darle prioridad a la restauración de la información, a su conservación y mediante una valoración documental determinar la importancia de la información. Para posteriormente decidir si conservarla, eliminarla, restaurarla o migrarla a otros soportes. Te recomiendo consultes la guia del sistema integrado de conservación SIC expedida por AGN
Hola buenos días una pregunta cómo debo clasificar un archivo de jurídica porque me aparecen unos códigos pero no sé cómo manejarlos según la trd Estoy con jurídica pero me salen todos estos códigos de solicitudes 29.60 29.61 29.25 38.10 41.1 41 1.9 1.10 solo necesito saber cómo debo archivar esos códigos y si toca hacer una carpeta x acá uno ?
Hola Jhon, gracias por preguntar.
Según me informas, ya cuentas con TRD lo que facilita las cosas, las TRD traen la clasificación documental por series y subseries documentales, cada una de estas con un código que las identifica, unas tipologías documentales entre otros aspectos.
El deber ser es que por cada serie o subserie existente en las TRD, debe existir por lo menos un expediente de esos códigos, ya que las TRD son diseñadas en razón de las funciones misionales de cada dependencia. Por lo que respondiendo a tu inquietud: SI debes aperturar una carpeta para cada serie o subserie, eso depende también de la cantidad de expedientes que genere tu dependencia y del tipo de información que allí se refleje, ya que no solamente es abrir un expediente nuevo por abrirlo, para ello se debe verificar el contenido informativo de cada documento para poder tomar la decisión de clasificarlo en la serie o subserie documental adecuada.
Por ejemplo, si me dices que administras documentos de un archivo de jurídica, supongo que debes tener en la TRD alguna serie o subserie relacionada con procesos administrativos o procesos jurídicos, es allí donde vas a archivar tus documentos, basado en que su información sea de ese tema, utilizando los códigos, tiempos de retención y disposición final que te muestre tu TRD para esa serie o subserie documental.
Exitos.
Quisiera estudiar eso pero parece muy difícil no sé
Nada es difícil cuando se le pone el empeño y dedicación a lo que amas hacer, sin embargo si no te gusta y lo haces mas por obligación o por compromiso no va a ser igual.
Estudia algo que te apasione. Saludos
EXCELENTE VIDEO
muy buena explicación
buenas tardes tu puedes ayudar don dónde puedo estudiar esa carrera de gestión documental gracias
Universidad de la Salle
Universidad del Quindío ( yo me gradue allí)
UNINPAHU
Universidad Javeriana
Entre otras... Busca programa de ciencia de la información y la documentación, Bibliotecología y Archivística, en la web deben salir varios resultados.
Pero uno donde sea un poco más económico gracias qué pena
Voy a realizar las tablas
Una pregunta como ago para aser el curso
Hola amigo, a cuál curso te refieres ? En el vídeo no nombre algo al respecto.
Hola como ha cambiado la normativa del archivo. 2019
O todo sigue igual gracias
Hola, el archivo general de la nación en su página web publica continuamente las actualizaciones, pero pues la base normativa es la ley 594 del 2000, entre otras normas aun vigentes que aun no han sido derogadas, pero como te digo el AGN ha sacado manuales, guías entre otros recursos informativos y normatividad con la finalidad de aclarar a detalle todos los aspectos relacionados con la gestión documental
Luis Eduardo Unigarro para Perú rige esa normativa?
@@ladyestefanijimenezsosa5252 hola, muy buena pregunta, si bien la disciplina archivística es una sola , cada país tiene sus normas reglamentarias a través de las entidades que rigen la materia archivística. Para el caso de Colombia es el Archivo General de la Nación AGN, en Perú también tienen Archivo General de la Nación, por lo tanto debes consular las normas expedidas en ese país y analizar como regulan la actividad archivística, pero como te mencioné anteriormente, al ser la archivística una sola disciplina parte de las ciencias de la información, encontraras en dichas normas internacionales muy seguramente conceptos similares como los principios archivísticos de procedencia y orden natural, entre otros aspectos, asi que seguramente tendrán bastantes similitudes pero no te puedo decir que las mismas normas del video realizado aplican para archivos del Perú, aun que se podrían aplicar, considero que hay que tener en cuenta en primera instancia las expedidas en ese país y de no encontrarse ahí si echar mano de normas de otros países que se puedan aplicar.
Oye puedes explicar 60 2001
Una pregunta...¿La serie y subserie de una dependencia van en una sola carpeta?
Todo depende de cada caso pero si es posible, por ejemplo en una carpeta se puede verse reflejada la serie: CONTRATOS y una subserie: Contrato de compraventa, siendo la misma carpeta, solamente que en la rotulacion de la carpeta te va a pedir información de la serie y la subserie a la vez y esta debe ser diligenciada completamente, pero en esencia el contenido de la información de la carpeta seria contrato de compraventa.
Lo que no se debe hacer es mezclar en una sola carpeta diferentes series y subseries por ejemplo ACTAS + ORDENES, o INFORMES y RESOLUCIONES, siempre y cuando sea una serie simple no deben mezclarse y cada una debe ser archivada en carpetas independientes.
@@LuisEduardoUnigarro ok gracias por la informacion ojala sigas subiendo videos de GESTION DOCUMENTAL.me encanta esta carrera.
Finalmente te recomiendo la lectura de la Cartilla de ordenación documental del Archivo General de la nación allí aclararas algunas dudas y profundiza un poquito mas sobre los conceptos de: principos archivisticos (procedencia y orden original) y sobre que son series simples y complejas y veras que vas a entender mas fácilmente como organizar clasificar y describir tus archivos, un saludo :)
@@LuisEduardoUnigarro Gracias
Exlente
Quiero aprender sobre los codigos
Dime que dudas tienes sobre los codigos ? es un tema bastante extenso pero creo poderte ayudar.
Al momento de organizar los archivos , los documentos de la parte superior son los mas recientes o los mas antigüos???
Los de la parte superior o los que primero encuentras al abrir la carpeta son los mas antiguos, los mas recientes se van incorporando en la parte de atrás o al final de la carpeta hasta un máximo de 200 folios por carpeta
@@LuisEduardoUnigarro ese orden tiene que ver con el tipo de archivo en el que se encuentre (archivo de gestión y archivo central)????
Hasta donde se es igual para archivos de gestión y centrales y por ende históricos también ya que la ordenación documental se basa en la. Aplicación del principio de orden original de los documentos u orden natural que quiere decir que se debe respetar el orden lógico en el que se van desarrollando los trámites y la mejor forma de expresarlo es colocar en primera instancia lonque primero paso y posteriormente se va agregando al expediente mas documentos hasta finalizar el trámite. Es como un libro tiene un inicio y un final.
Nice!
que es archivo
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
Tomado de: Acuerdo 027 de 2006 AGN
muchas gracias.
yo. voy a trabajar en archivo
Ok
aa