$ PROGRAMA DE ASESORADOS $ -Asesorías personalizadas. -Asistencia técnica y visitas de acompañamiento -Revisión y guía en procesos de levantamiento de TRD, CCD, TVD. -Organización de Archivos -Diseño de Formatos -Transferencias Primarias Entre otros temas; Escríbeme a: luis.unigarro1003@gmail.com.
@@jorgeenriquemora4770 En que pais amigo ? Si es aqui en Colombia te recomiendo estudiar mucho y ser un profesional destacado pues hay bastante competencia y la profesión no es bien valorada, mal paga y pocas oportunidades que valen la pena, es mejor emprender en el campo de la archivística.
@@LuisEduardoUnigarro si es en Colombia de la universidad distrital Francisco José de caldas es un pregrado, pero me han dicho que tiene buen campo laboral será que estoy perdiendo el tiempo en esa carrera ? voy 4 semestre
@@jorgeenriquemora4770 Todo lo que sea aprendizaje no es perdida de tiempo amigo, pero como te digo todo depende de ti, conozco profesionales que nada que ven la luz y se regalan y regalan su trabajo por cualquier cosa y también otros muy destacados, muchas variables juegan como las oportunidades, los contactos pero lo mas importante es lo que tu seas como profesional, animo y sigue adelante con tus estudios.
Soy profesional del área de la salud, debía organizar el archivo y llenar formatos basados en las directrices del Archivo General de la Nación. Recibí una asesoría de parte de Luis Eduardo que fue de muy alta calidad. No tuve necesidad de contratar a nadie, pues con sus directrices pudé realizar Yo misma el trabajo.
Buenas tardes. Observacion al video. a partir del minuto 7:36 entra un audio musica instrumental elimina lo que esta hablando y retorna su discurso en el minuto 8:46. Se pierde la secuencia de lo que esta diciendo...por lo demas explica bien su tema y recalca lo mas importante. Sugerencia: revisar este video.
Muchas gracias. Excelente explicación, todo muy claro. Ingresé a laborar para la misma entidad en donde laboras, y realmente me ayudaste a aclarar muchas dudas. Gracias
@@milenacalderontorres636 conservalos hasta que pierdan su valor o eliminarlos si deseas, no es obligatorio organizarlos ya que son de apoyo, tal cual como lo indica el Acuerdo 042 de AGN
Muy buen video sobre la clasificación documental, y proyecto realizado con el fin de dar organización a dicha documentación que comprende los tres videos elaborados, llevando de la teoría a la practica. Con el fin de aplicar las transferencias documentales abordando prácticamente un FDA, me ha contribuido bastante a adquirir más conocimiento para dar cumplimiento a mis trabajos del SENA - CGA - JFDS - TGD. Tengo conocimiento que es egresado del SENA, y me enorgullece que sea así porque precisamente me encuentro en formación VI Trimestre. Son bastantes útiles sus videos, espero que en lo que pueda realice más videos así, y agradezco porque ayudaría a bastantes personas. Esto se ve reflejado en la cantidad de suscriptores y visualizaciones de cada video, lo que quiere decir que su trabajo es de calidad . 👏
Gracias compañero, fue un trabajo arduo para poder transmitir lo poco que se y se que me falta mucho por aprender, en el camino cometí errores en la edición de los videos algunos me los cortaron y quedaron sin audio pero aun así decidí dejarlos allí, por que se que asi sea una parte de la información puede ser de utilidad para alguien. Y sí, como dices es cierto, soy egresado del SENA, hice técnico en asistencia y organización de archivos, luego me anime al tecnólogo de Gestión Documental y finalmente también realice la carrera completa en la Universidad del Quindío. Comentarios como el tuyo son los que me motivan a quizas seguir haciendo videos de gestión documental por que se que es una realidad el desconocimiento y falta de apropiación de la gestión documental que hoy en día existe en las organizaciones y también que hay muchas personas que desean tener mas información al respecto. Gracias por ti apreciación y muchos éxitos en tu formación.
@@LuisEduardoUnigarro Saludos, quizá te animes a hacer el video subsanando los errores de audio y dirigiéndonos al nuevo video. Así la calidad de tu conocimiento se sumaría a la calidad del video y los visitantes ganaríamos obteniendo un conocimiento completo a como lo habías pensado transmitir originalmente. Gracias
Jajajajajaja!! Pues en mi caso yo debo de empezar a "depurar" todo mi archivero de documentos almacenados desde 1980, documentos que ya no utilizo y no tienen razón de estar ahí jejejeje! Empezar buscando que tipos de archiveros y organizadores existen y terminé viendo tu vídeo. Creo que debo de empezar depurando, y después clasificarlo, para luego organizarlo y después almacenarlo jejejeje , se me van a ir mis vacaciones en hacer ese trabajo, Muchas gracias tu vídeo me ayudó mucho!😅
Excelente la explicación y el detalle del mismo, solamente que en el minuto 7:35 al 8:40 tiene interferencia ... me ha sido de mucho utilida, un saludo fraternal desde El Salvador..
Es buena la explicación quiero aportar que la persona que clasifica y glosa expedientes es el responsable de archivo de gestión o trámite, este conocer los procesos de cada trámite en base a los manuales internos y normatividad de la institución. Saludos desde Ciudad de México.
Gracias por tu comentario, como tu lo mencionas el responsable de dicha clasificación debe ser quien gestiona el expediente en su fase activa. Pero agrego que no solamente es responsabilidad de el responsable de archivo sino a su vez de todos los funcionarios públicos a cuyo cargo estén los archivos, por normal desarrollo de sus funciones.
Excelente Luis Eduardo, no me quedó clara la explicación del "Principio de orden natural u orden original" pero espero en los próximos videos comprender mejor. ¡Muchas gracias y siga teniendo éxitos!
Amigo Unigarro. Muy interesante lo que expones, sobre todo los dos principios archivísticos. Fíjate que yo utilizo el principio de finalidad. Es decir para quíen van dirijidos y ya nada más los ordeno conforme a la fecha de redacción. Saludos.
Luis Eduardo , Mil gracias por apoyarnos con tu conocimiento y gran experiencia. Te pregunto: Cuál es el tiempo de conservación para los documentos contables, o cual es el art. o acuerdo respectivo en la norma del AGN ?, gracias mil
Hola ;) te invito a que veas mi video de como hacer tablas de retención documental FASE 3 valoración documental, allí encontraras la respuesta a tu inquietud.
Todo esa clasificación se hace de acuerdo a la vigencia y se puede acumular desde inciode año hasta el final del año en vigencia para ya. Al final si hacer el inventario y la tabla de retención ?
Hola Luis, muchas gracias por transmitir información tan valiosa. Luis en este video de Clasificación hay una interferencia y no me dejó escuchar bn la información. Te agradecería que me lo compartieras donde no se escuche esta interferencia para escuchar bn la información. Gracias
saludos, a partir del minuto 7: 35 no se escucha lo que esta expresando, sale un sonido de piano en lugar de su voz se retoma el audio a las 8:46, gracias por el video
No, la clasificación a la que hago referencia en este video es netamente para un proceso de organización de archivos de una dependenciaben específico u oficina, ya cuando te refieres a CCD es un proceso de clasificación de la información total de la entidad realizando agrupaciones documentales por su jerarquía institucional, posteriormente identificando las series y subseries documentales que componen cada unidad administrativa y agrupando todo junto con sus códigos en el CCD. Es decir, que no necesariamente una vez organices tu archivo fisico y lo clasifiques se va a ver reflejado tal cual como se ve en el CCD ya que una cosa es la producción documental total de la entidad enlistada en el CCD y otra cosa es la producción documental que se haya generado de una dependencia u oficina. Saludos.
hola luis , saludos ... necesito una sugerencia y como puedo empezar , estoy en una empresa la cual nunca ha manejado archivo y tiene archivo dese el año 1980 hasta la fecha 2019 , es una fabrica de alimentos la cual tiene mucho arcivo acumulado , hojas de vida , facturas , estados financieros , salud ocupacional entre otras , como puedo empezar solo he clasificado las hojas e vida por año y por meses. muchas gracias por tu apoyo
Hola compañero, respecto a tu inquietud te puedo sugerir y es posible seguir desde mi punto de vista dos perspectivas: La primera (El DEBER SER) Por lo que mencionas es una empresa con documentos de varias vigencias desde 1980 a 2019 en ese caso y como me dices que nunca se ha administrado adecuadamente el archivo es muy posible que no cuenten con TRD (Tablas de Retención Documental) lo cual indicaría que habría que realizar Tablas de Valoración Documental y luego intervenir el archivo basado en esas TVD. Lo de realizar en primera instancia el levantamiento de TVD o TRD es necesario y requiere de tiempo y recursos; muy seguramente de la contratación de un profesional en el área que les colabore con eso, lo cual es necesario, porque si te pones a organizar un archivo de semejantes magnitudes tu solo y si no manejas el tema de la gestión documental con todo respeto te será muy complejo, además que humanamente es muy difícil intervenir un archivo así, uno solo… se requiere de una sumatoria de elementos para lograrlo (instrumentos archivísticos, talento humano, recursos materiales etc.) Las TVD te permitirán saber qué tipo de documentos tienes, te ayudara a reconstruir la estructura orgánica de la entidad, te permitirán valorar cada tipo de documento del archivo de modo que no vas a perder tiempo y recursos organizando algo que ya no sirve y te enfocaras en organizar lo que si se va a conservar. Por otra parte, te va a ayudar a asignar el tiempo de conservación de dichos documentos y el procedimiento a seguir después de esa conservación (disposición final). Es complicado explicarte todo por este medio pero, te puedo indicar que para organizar un acervo documental o fondo documental con esa gran magnitud de documentos, se requiere más que de la iniciativa, recursos de diferentes tipos: financieros por parte de la entidad en temas como el Talento humano necesario e idóneo en archivística, recursos materiales para adquisición de unidades de conservación como estantería, cajas, carpetas de archivo, entre otros elementos para poder intervenirlo y cuidar el bienestar del funcionario (elementos de bioseguridad), hay que implementar los rótulos de identificación y demás formatos de control como el FUID y la hoja de control. Ya teniendo lo anterior; restaría organizar un plan de trabajo para empezar a intervenir el archivo, pero ya teniendo TRD o TVD, formatos y recursos para ello, y un equipo de trabajo capacitado para realizarlo, aplicar fase de reconstrucción de las agrupaciones documentales (fondo, sub-fondo, series, subseries, tipos documentales etc), clasificar por vigencias, asignar un sistema de ordenación documental (cronológico, temático, alfabético, numérico, mixto) el que mejor convenga para la consulta de la información y realizar la descripción documental, para luego conservar adecuadamente el archivo. La segunda (lo que se pueda hacer) Por otra parte y si no cuentas con lo anteriormente mencionado, o por alguna razón no te es posible ejecutarlo en el tiempo que deseas, o algún otro motivo que no te permita realizarlo y por el contrario se desee evidenciar resultados eficientes y prontos a la entidad, te recomendaría lo siguiente: Clasifica como puedas el archivo por vigencias (fecha de producción de los documentos) y si es posible por dependencias productoras, es decir separa todo lo de talento humano (hojas de vida), facturas y estados financieros aparte, salud ocupacional etc y a su vez cada agrupación divídela por vigencias, ( 1980 , 1981 , 1982… etc) cuando tengas separado el archivo de esa forma, empieza la organización por una (1) dependencia y una (1) vigencia de esa dependencia, aplica los criterios de organización documental que te recomiendo en mis videos de clasificación, ordenación y descripción o guíate en la cartilla de ordenación documental del AGN y siempre aplicando los principios archivísticos de procedencia y orden original. Como resultado de ello tendrás cada agrupación adecuadamente ordenada y podrás pasar a la etapa de descripción documental (foliación documental, rotulación e inventario); (así con cada una hasta que termines)… si no tienes unidades de conservación nuevas, trata de restaurar o limpiar con una bayetilla en seco los documentos y usa brochas de cerdas suaves para los documentos, ya que si no hay para cambio de cajas y carpetas tendrás que restaurar y tratar de conservar las que ya tengan o como estén almacenados los documentos. Saludos.
hola buen dia sr luis eduardo unigarro que buen video yo estoy estudiando una carrera técnica de organización de archivos la verdad es muy chevre me gustaria si es posible consejos que paso debo seguir despues de una carrera tecnica quiero guiarme por este camino
Hola amigo, en secuencia seria el técnico en asistencia y organización de archivos, luego el tecnologo en gestión documental y luego el pregrado en ciencias de la información. Sin embargo si vas a realizar la carrera puedes ir de una por ella o como gustes, en mi caso hice las 3 opciones pues el SENA tiene muy buena formación de técnicos y tecnologos en la materia aun que siempre todo depende del grado de disciplina y juicio del estudiante por aprender, conozco muy buenos tecnologos y deficientes profesionales y viceversa, pero como te digo todo va en cada quien.
Se aplican ambos lineamientos, los principios archivísticos ya que son universales dentro de la archivística por asi decirlo y la circular emitida toda vez que en ésta, se hace referencia a los tipos documentales y unidades documentales mínimas y obligatorias que debe tener la historia laboral y al final de la circular, podrás notar que también hace mención de forma directa a la aplicación del principio de orden original ya que indica que las historias laborales se deben ordenar atendiendo la secuencia propia de su producción, entre otros aspectos importantes como la foliación de maximo 200 folios, las unidades de almacenamiento entre otros.
Hola, una solución parcial a la falta de audio en una parte del video es que agregues allí unos subtítulos recreando lo que puedas de la explicación. Saludos y gracias por el contenido.
Hola como estas, mira no necesariamente debe existir el Cuadro de Clasificación Documental (CCD), digamos que una entidad que ya tenga CCD es por que ya tiene TRD, ya que cuando realizan el levantamiento de TRD el CCD se hace en el proceso, sin embargo digamos que tu empresa no tiene instrumentos archivísticos, pero aun así deseas organizar una archivo empezando por la clasificación documental. En ese caso la clasificación consiste en reconstruir la producción documental a partir de información como el organigrama de la empresa o estructuras organica , allí ya vas a tener un primer nivel de clasificación jerárquica que te va a decir quien procure dicha información, posteriormente tu misma puedes sacar las series y subseries a partir de identificar en cada dependencia que tipos de documentos fueron producidos, (analizando cada expediente) así podrás agrupar las principales series producidas ejemplo: INFORMES, CIRCULARES, RESOLUCIONES. Es posible clasificar sin CCD pero se debe saber lo que se esta haciendo, en todo caso tarde o temprano el archivo necesitara TRD, TVD y CCD por lo que mi sugerencia es realizar el levantamiento de esos instrumentos archivísticos para facilitar a futuro la organización del archivo de la empresa, digamos que es lo mínimo que debe tener la empresa a nivel de gestión documental. Saludos.
Buenas noches Luis Eduardo, súper sus videos, hace poco entre a trabajar a una empresa y necesito una asesoría personal, será que me puedo contactar con usted por teléfono y muchas gracias.
Buenos días Luis Eduardo : Me podrías colaborar, con La información, sobre los elementos que se deben tener en cuenta, para hacer una COTIZACION - PROPUESTA , para Organizar Un Archivo. Muchas gracias, Mil bendiciones !!
Hola, hoy en día las empresas de gestion documental trabajan el tema de organización de archivos bajo el concepto de a todo costo, lo que significa que únicamente en la solicitud de cotización debes indicar la cantidad de metros lineales de archivo sin organizar una breve descripción de sus características, ya después de ello la empresa que oferte te va a indicar cuanto de cobra por metro lineal organizado, ellos ponen todo, elementos de oficina, talento humano, unidades de almacenamiento (cajas y carpetas). Solamente debes ser muy claro en tu solicitud e indicar cantidad en metros lineales y tipo de unidades de almacenamiento que deseas se implementen en tu archivo organizado.
@@LuisEduardoUnigarro Muchas gracias, Luis Eduardo. Si ellos, solicitan la cantidad de insumos Cajas, carpetas), Necesitan TRD....estás se realizan...desde el 2007, ....pues ellos tienen información desde el año 1997 a la fecha. Nunca han realizado valoración ( inclusive son dos empresas), ellos en el momento, les urge el tema es por traslado y cambio de oficina. Mil gracias por tu apoyo ,
@@gabrielaquintero2870 Entiendo, la organización de archivos por lo general se basa en TRD pero tu empresa puede contratar a otra empresa que les organice el fondo documental independientemente si cuenta o no con TRD en ese caso lo tratan como fondo documental acumulado y lo organizan por dependencias productoras de información aplicando el principio de procedencia y por temas o asuntos dejando pendiente la codificación de las dependencias y de series y subseries, o también les pueden incluir el servicio de levantamiento de TRD Y TVD a la vez pero sería un proyecto muy grande y complejo, lo recomendable es que tengan ustedes en primera instancia TRD y TVD luego de eso ahí si contratan lo otro.
Hola, que pena molestarte tanto es que tengo una duda acerca del diligenciamiento del Formato único de inventario. Esperó hacerme entender para ver si puedo contar con tu amable colaboración. Entiendo que el formato se debe llenar con fechas consecutivas, tengo una serie 1.10 de 4 carpetas , las cuales puse seguidas. Pero luego inició dos series diferentes que me cambian las fechas y ya no serían consecutivas ¿ Cuál es la forma correcta de diligenciarlo? , ¿ Puedo mezclar las series de tal forma que as fechas me queden consecutivas? Mil gracias
Hola milena, el formato no se debe llenar con fechas consecutivas, se debe diligenciar simplemente tal y como están ubicadas las unidades de conservación en tu archivo, por lo cual si tienes una adecuada organización de tu archivo vas a diligenciar el FUID en ese mismo orden, no puedes reacomodar el inventario, para que coincidan las fechas y dejar el archivo físico en el mismo estado porque tendrías que reorganizarlo y te quedaría mal, el FUID y el archivo físico deben ser consecuentes. Por ejemplo, si en el FUID la primera anotación dice que es de la carpeta de actas de la caja 1 de la posición 5, asimismo la debes encontrar en tu archivo: caja 1, posición 5 dentro de la caja y las fechas deben ser idénticas con lo que refleja el expediente. Por lo anterior antes de diligenciar el FUID debes asegurarte de que tengas una adecuada organización de archivo y que cumpla con las tres fases de la organización documental, clasificar, ordenar y describir y por lo que leo nuevamente puedo inferir que no esta bien clasificado el archivo ya que estas tratando de que te coincídanlas fechas pero mezclando las series y eso no puede o no debe pasar, la clasificación como primera etapa de la organización documental, consiste en precisamente eso en identificar y clasificar en primera instancia los asuntos o temas las series y las subseries en el mismo orden en el que aparecen en las TRD o TVD y posterior a ello su ordenas internamente cada expediente de forma cronológica y consecutiva atendiendo los principios de procedencia y orden original y finalmente si realizas la descripción documental que es la foliación, la rotulación e inventario documental. En resumen, para un adecuado diligenciamiento de tu FUID (Formato Único de Inventario Documental) debes primero estar 100% segura de que tu archivo esta bien organizado de lo contrario no te va a quedar bien, el proceso de organización de archivos tiene un orden de ejecución y no es viable empezar de al revés inventariando algo que no sabes si esta bien organizado por que eso es lo que estas tratando de acomodar para que todo cuadre y eso solo te traerá dolores de cabeza. Saludos.
Tengo un problema, me pidieron separar por actas, memorandos, ordenes, etc. Pero despues me dijeron que mejor los uniera como expedientes, al principio no les importó el principio de orden original y ahora tengo que buscar qué memorando va con qué acta y ya tenia todo separado 😢
Tenaz , es por eso que hay que entender primero como surge el trámite y de van confirmando los expedientes, en tu caso si en realidad es una serie compleja con diferentes tipologías documentales pero producidas en razon de un mismo trámite deben ir juntas y reflejando ese orden en el que se desarrollaron los trámites y confirmarían un expediente. Pero si los documentos no tienen nada que ver unos con los otros y son trámites distintos son series documentales simples y se ordenan por separado
Buen día muy agradecida por compartir sus conocimientos, han sido muy útiles. Una pregunta el principio de procedencia. Un acta de un comité puede redactarse en el mismo de 2 comités, por ejemplo se hizo una reunion para 2 comités SSGT y Convivencia Laboral cada comité realiza su acta o se puede hacer una para los dos. Gracias
Que buena pregunta. Yo considero que si ambos comités son realizados por una misma oficina ejemplo (talento humano) se puede hacer una sola acta donde indique los temas tratados en las dos reuniones y no se rompe el principio de procedencia ya que la información va a reposar en la oficina productora de la misma. O si quieren, pueden hacer dos actas una para cada comité, las dos opciones son posibles siempre y cuando la oficina sea la misma.
Hola Luis Tengo una inquietud, en cuanto al principio de procedencia del caso de la dirección administrativa, ¿la agrupación no debería ser la siguiente?: FONDO: POLICÍA NACIONAL SUBFONDO: DIRECCIÓN ADMINSTRATIVA Y FINANCIERA SECCIÓN: GRUPO CONTRACTUAL ?
Genial esa es la actitud, puedes empezar visualizando la serie de videos sobre gestión documental que tengo en el Canal y poco a poco vas profundizando y complementando tus conocimientos con las normas y documentos citados en los vídeos, debes leer bastante normatividad y cualquier duda que tengas no dudes en hacermela saber en el espacio de comentarios.
Hola, desde Colombia. Lo de la información que esta sin audio lamentablemente fue eliminada por TH-cam y preferí dejar el video así a tener que borrarlo completó.
@@mundoarchivistico6306 si, efectivamente TH-cam me elimino parte de mis vídeos 😢, por usar música de ambientación de fondo que no era de uso publico, realmente no tuve presente ese aspecto cuando grabe y edite los videos y lastimosamente algunas de las pistas musicales de ambientación tienen protección de uso por derechos de autor. Mil disculpas a todos.
@@LuisEduardoUnigarro haaa!! Que mal , de igual forma muchas gracias por tomarse el tiempo de explicar aspectos sobre esta profesión , muy importantes de gran ayuda , Dios te bendiga .😊
Parte inferior derecha de la carpeta en este caso se usa pegante en barra y ya depende de las medidas o rotulo que implemente la entidad, en mi caso se usa de forma vertical en la misma dirección vertical de la carpeta.
Hola, hay un fragmento del vídeo en el que no se escucha el audio sino una música, esto se podrá solucionar o por lo menos contarnos que explica en ese fragmento, por favor, gracias!!!
@Alejandra Cuesta si, efectivamente TH-cam me elimino parte de mis vídeos 😢, por usar música de ambientación de fondo que no era de uso publico, realmente no tuve presente ese aspecto cuando grabe y edite los videos y lastimosamente algunas de las pistas musicales de ambientación tienen protección de uso por derechos de autor. Mil disculpas a todos.
Hola, gracias por tu comentario, si en esos vídeos tuve muchos problemas por la edición y el Copyright, por la música de "ambientación" de fondo por lo que TH-cam me corto el audio en algunos apartes de esos vídeos, así que decidí dejarlos así , puesto que dicha información la que se puedo rescatar quizás sea de ayuda para ustedes, sin embargo es el único registro de vídeo que tengo así que es eso o eliminarlo. Estoy pensando en grabar mas vídeos al respecto y tratar nuevamente las fases de organización de archivos, sin cometer los mismos errores en la edición =) gracias por la sugerencia. Saludos.
Hola glays la respuesta a tu pregunta esta relacionada en mi video de foliacion documental, alli hago aclaración sobre: que se hace, con los documentos en otros formatos, en este caso los CD.
Hola, gracias por tu comentario, si en esos vídeos tuve muchos problemas por la edición y el Copyright, por la música de "ambientación" de fondo por lo que TH-cam me corto el audio en algunos apartes de esos vídeos, así que decidí dejarlos así , puesto que dicha información la que se puedo rescatar quizás sea de ayuda para ustedes, sin embargo es el único registro de vídeo que tengo así que es eso o eliminarlo. Estoy pensando en grabar mas vídeos al respecto y tratar nuevamente las fases de organización de archivos, sin cometer los mismos errores en la edición =) gracias por la sugerencia. Saludos.
En ese caso seria fondos documentales acumulados ya que no hay instrumentos archivísticos y el tratamiento de un fondo acumulado es diferente, hay que hacer TVD y valoración documental. Pero se podría ir clasificando el fondo por agrupaciones documentales antes de serie y subserie es decir: fondo, secciones, subseciones y posiblemente por asuntos, pero es mejor tener instrumentos archivísticos primero.
Buenos días , disculpa una pregunta. Una vez pase el tiempo de retención estimado en la tabla documental, significa que está información se puede o se debe destruir? Mil gracias , quedó atenta
No necesariamente, de hecho la TRD en el área de procedimiento de disposicion final te va a indicar que hacer en cada caso con los documentos de cada serie o subserie documental, ya que hay varios tipos de disposicion final, tenemos: CT conservación total S Selección M Medios de reproducción tecnológica que pueden ser (digitalización o microfilmacion) E eliminación Todo depende del la valoración documental dada a cada serie y subserie registrada en la TRD.
Genial, pero sería aún más genial si repitieras los tips, que es en la parte donde se interrumpe el video y subir un tanto el volumen del audio, por lo demás muy bueno, ahí vamos a por la meta de aprender las bases de la gestión documental.
De ese tema específico no, pero te puedo indicar que la información que esta en archivo central ya debe venir rotulada y marcada ya que es el responsable de archivo de gestión quien realiza la organización del acervo documental y lo transfiere debidamente organizado y eso incluye la rotulación de la caja, por lo que quien administra el archivo central solamente se encarga de revisar y ubicar en su archivo las cajas de la transferencia. Mas no rotula ni organiza internamente el archivo.
Hola buenas tardes para unadufa que tengo si tengo el fuid de historias sociales activos y uno de esos activos se fue a egreso no se conserva el número de esa carpeta por qué se va para egresos
Hola, si tienen 200 folios cada carpeta, aproximadamente caben 7 carpetas, pero si tienen menos folios, pueden caber mas, eso ya depende si las puedes anotar o no en el formato de rotulación de caja. Pero maximo 7 con su límite de 200 folios c/u
@@LuisEduardoUnigarro Estuve estudiándolo pero me di cuenta que la información con el error no es muy relevante, en mi caso finalmente no obstaculizó mi aprendizaje del tema. Gracias por tus valiosos aportes.
En una parte de la explicación se escucha una música y no deja escuchar la explicación no un poco en el minuto 7 y algo más o menos si te habías dado cuenta
Si, fue error de edición, por poner pista de fondo con copyright, TH-cam silencio esas partes, era dejar el vídeo así o quitarlo todo y lamentablemente no tento mas respaldo de dicha información
Hola, se usan en muchas empresas pero a nivel de gestion documental no de recomiendan por que afectan el soporte documental de la información a mediano y largo plazo terminan por destruir los documentos debido s ls perforación de sus argollas y continua manipulación de los folios. Las mejores carpetas y las que usa el Archivo General de la Nación son las carpetas de 4 aletas que no llevan ganchos.
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-Revisión y guía en procesos de levantamiento de TRD, CCD, TVD.
-Organización de Archivos
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Entre otros temas; Escríbeme a: luis.unigarro1003@gmail.com.
Dónde lo puedo encontrar
hola luis estoy estudiando archivistica y gestion de la informacion digital, crees tu que es una buena carrera o hay algun consejo para mi ?
@@jorgeenriquemora4770 En que pais amigo ? Si es aqui en Colombia te recomiendo estudiar mucho y ser un profesional destacado pues hay bastante competencia y la profesión no es bien valorada, mal paga y pocas oportunidades que valen la pena, es mejor emprender en el campo de la archivística.
@@LuisEduardoUnigarro si es en Colombia de la universidad distrital Francisco José de caldas es un pregrado, pero me han dicho que tiene buen campo laboral será que estoy perdiendo el tiempo en esa carrera ? voy 4 semestre
@@jorgeenriquemora4770 Todo lo que sea aprendizaje no es perdida de tiempo amigo, pero como te digo todo depende de ti, conozco profesionales que nada que ven la luz y se regalan y regalan su trabajo por cualquier cosa y también otros muy destacados, muchas variables juegan como las oportunidades, los contactos pero lo mas importante es lo que tu seas como profesional, animo y sigue adelante con tus estudios.
Soy profesional del área de la salud, debía organizar el archivo y llenar formatos basados en las directrices del Archivo General de la Nación. Recibí una asesoría de parte de Luis Eduardo que fue de muy alta calidad. No tuve necesidad de contratar a nadie, pues con sus directrices pudé realizar Yo misma el trabajo.
Abogado y Administrador por parte de la UdG muchas gracias por los videos!!!
Luis Eduardo, muchas gracia por compartir el conocimiento
Buenas tardes. Observacion al video. a partir del minuto 7:36 entra un audio musica instrumental elimina lo que esta hablando y retorna su discurso en el minuto 8:46. Se pierde la secuencia de lo que esta diciendo...por lo demas explica bien su tema y recalca lo mas importante. Sugerencia: revisar este video.
Muchas gracias!! es una excelente explicación y de gran ayuda.
Exelente
Explicación y la metodología
Gracias por tu comentario ☺️
Muchas gracias. Excelente explicación, todo muy claro. Ingresé a laborar para la misma entidad en donde laboras, y realmente me ayudaste a aclarar muchas dudas. Gracias
Con todo gusto, no olvides suscribirte y cualquier inquietud que tengas no dudes en escribime.
@@LuisEduardoUnigarro Hola, buenas tardes. Disculpa , que se debe hacer con los documentos de apoyo?
@@milenacalderontorres636 conservalos hasta que pierdan su valor o eliminarlos si deseas, no es obligatorio organizarlos ya que son de apoyo, tal cual como lo indica el Acuerdo 042 de AGN
@@LuisEduardoUnigarro Gracias por tú pronta y oportuna respuesta.
Excelente, muy bien explicado. Gracias
Muy buen video sobre la clasificación documental, y proyecto realizado con el fin de dar organización a dicha documentación que comprende los tres videos elaborados, llevando de la teoría a la practica. Con el fin de aplicar las transferencias documentales abordando prácticamente un FDA, me ha contribuido bastante a adquirir más conocimiento para dar cumplimiento a mis trabajos del SENA - CGA - JFDS - TGD. Tengo conocimiento que es egresado del SENA, y me enorgullece que sea así porque precisamente me encuentro en formación VI Trimestre. Son bastantes útiles sus videos, espero que en lo que pueda realice más videos así, y agradezco porque ayudaría a bastantes personas. Esto se ve reflejado en la cantidad de suscriptores y visualizaciones de cada video, lo que quiere decir que su trabajo es de calidad . 👏
Gracias compañero, fue un trabajo arduo para poder transmitir lo poco que se y se que me falta mucho por aprender, en el camino cometí errores en la edición de los videos algunos me los cortaron y quedaron sin audio pero aun así decidí dejarlos allí, por que se que asi sea una parte de la información puede ser de utilidad para alguien. Y sí, como dices es cierto, soy egresado del SENA, hice técnico en asistencia y organización de archivos, luego me anime al tecnólogo de Gestión Documental y finalmente también realice la carrera completa en la Universidad del Quindío. Comentarios como el tuyo son los que me motivan a quizas seguir haciendo videos de gestión documental por que se que es una realidad el desconocimiento y falta de apropiación de la gestión documental que hoy en día existe en las organizaciones y también que hay muchas personas que desean tener mas información al respecto.
Gracias por ti apreciación y muchos éxitos en tu formación.
@@LuisEduardoUnigarro Saludos, quizá te animes a hacer el video subsanando los errores de audio y dirigiéndonos al nuevo video. Así la calidad de tu conocimiento se sumaría a la calidad del video y los visitantes ganaríamos obteniendo un conocimiento completo a como lo habías pensado transmitir originalmente. Gracias
Excelentes videos muy bien explicados me sirvieron un monton gracias
Realmente das una muy buena explicación, busqué varios videos pero el tuyo es el más completo y puntual
Muchas gracias, excelente explicación, bendiciones...
Con todo gusto 🙂
Me agradó ver este video
Gracias por su explicación quedo atenta a más contenido
Muchas gracias
Me alegro que te guste el contenido. Saludos
Muy práctico, me ubico. Gracias Luis Eduardo
Jajajajajaja!! Pues en mi caso yo debo de empezar a "depurar" todo mi archivero de documentos almacenados desde 1980, documentos que ya no utilizo y no tienen razón de estar ahí jejejeje! Empezar buscando que tipos de archiveros y organizadores existen y terminé viendo tu vídeo.
Creo que debo de empezar depurando, y después clasificarlo, para luego organizarlo y después almacenarlo jejejeje , se me van a ir mis vacaciones en hacer ese trabajo, Muchas gracias tu vídeo me ayudó mucho!😅
Excelente la explicación y el detalle del mismo, solamente que en el minuto 7:35 al 8:40 tiene interferencia ... me ha sido de mucho utilida, un saludo fraternal desde El Salvador..
Muchas gracias por compartir esta información y la explicación es excelente lo único es la música que interrumpe
Muy buena tu explicación y muy humilde, Gracias brother.
:)
Es buena la explicación quiero aportar que la persona que clasifica y glosa expedientes es el responsable de archivo de gestión o trámite, este conocer los procesos de cada trámite en base a los manuales internos y normatividad de la institución. Saludos desde Ciudad de México.
Gracias por tu comentario, como tu lo mencionas el responsable de dicha clasificación debe ser quien gestiona el expediente en su fase activa. Pero agrego que no solamente es responsabilidad de el responsable de archivo sino a su vez de todos los funcionarios públicos a cuyo cargo estén los archivos, por normal desarrollo de sus funciones.
Gracias a tí, por la excelente explicación
:)
Excelente Luis Eduardo, no me quedó clara la explicación del "Principio de orden natural u orden original" pero espero en los próximos videos comprender mejor. ¡Muchas gracias y siga teniendo éxitos!
Saludos, buenos videos, soy Archivónomo de la ENBA en México.
Te mando un fuerte abrazo.
BUENAS NOCHES PODRIA HACER EL FAVOR DE informarme si tiene un video de fondos acumulados y que pasos se debe seguir.
Gracias por compartir sus enseñanzas
Con gusto 😌
Saludos señor Luis Eduardo, me gustaria que hiciera un video sobre TRD TVD
Me gustaría saber que dijo cuando sonó la melodía. 🤔
estaba concentrada viendo el video hasta que hubo instrasferencia
Como hago para escuchar lo que dijo en el espacio donde la música de piano interrumpió?
Hola Luz, lamentablemente no es posible, ya que TH-cam lo censuro por la musica de fondo, ni modos
@@LuisEduardoUnigarroque pena, yo pensé que eran más audífonos captando otra cosa
Gracias, muy buena explicacion...
Gracias 😊
Muy bueno el video me encantó
Y el volumen es bajo.
Gracias Luis Eduardo.
Amigo Unigarro. Muy interesante lo que expones, sobre todo los dos principios archivísticos. Fíjate que yo utilizo el principio de finalidad. Es decir para quíen van dirijidos y ya nada más los ordeno conforme a la fecha de redacción. Saludos.
Hola Luis, buen video
Hola 👋 gracias ☺️
quiero saber sobre la tabla retención
Este curso sirve para entrar como oficial administrativo en el ejército?
soy un aprendiz que esta iniciando esta carrera, necesito de su ayuda
tengo que elaborar un cuadro de CCD y no se
Muy buenos tus videos . Gracias
minuto 7:33 a minuto 8:43 se daña la explicación por la música , en lo más importante de los tips.
Lo sé 😕, estoy pensando en volver a grabar esos vídeos de la serie de organización de archivos.
@@LuisEduardoUnigarro Si por fa. Gracias.
Luis Eduardo , Mil gracias por apoyarnos con tu conocimiento y gran experiencia. Te pregunto: Cuál es el tiempo de conservación para los documentos contables, o cual es el art. o acuerdo respectivo en la norma del AGN ?, gracias mil
Hola ;) te invito a que veas mi video de como hacer tablas de retención documental FASE 3 valoración documental, allí encontraras la respuesta a tu inquietud.
Todo esa clasificación se hace de acuerdo a la vigencia y se puede acumular desde inciode año hasta el final del año en vigencia para ya. Al final si hacer el inventario y la tabla de retención ?
Es excelente la explicación del vídeo, es posible que en la parte que no se escucha lo podrías colocar en un comentario, te agradezco mucho.
Hola Luis, muchas gracias por transmitir información tan valiosa. Luis en este video de Clasificación hay una interferencia y no me dejó escuchar bn la información.
Te agradecería que me lo compartieras donde no se escuche esta interferencia para escuchar bn la información.
Gracias
Hola claro que si, voy a subir esta información a mi perfil de Instagram, te estare avisando
muy interesante EL VIDEO , LA INFORMACIÓN Y LAS IMÁGENES .
saludos, a partir del minuto 7: 35 no se escucha lo que esta expresando, sale un sonido de piano en lugar de su voz se retoma el audio a las 8:46, gracias por el video
una vez clasificado los documentos,entiendo que se reflejara en el cuadro de clasificacion.?
No, la clasificación a la que hago referencia en este video es netamente para un proceso de organización de archivos de una dependenciaben específico u oficina, ya cuando te refieres a CCD es un proceso de clasificación de la información total de la entidad realizando agrupaciones documentales por su jerarquía institucional, posteriormente identificando las series y subseries documentales que componen cada unidad administrativa y agrupando todo junto con sus códigos en el CCD.
Es decir, que no necesariamente una vez organices tu archivo fisico y lo clasifiques se va a ver reflejado tal cual como se ve en el CCD ya que una cosa es la producción documental total de la entidad enlistada en el CCD y otra cosa es la producción documental que se haya generado de una dependencia u oficina.
Saludos.
Bueno el video pero incompleto en el minuto 8:20 hay una música que no deja escuchar la explicación, queda uno a medias. Que triste.
Una pregunta, en dónde puedo encontrar los nombres de las series y subseries documentales ya establecidas por el AGN?
Coloca en Google: Banco Terminologico de series y subseries AGN
hola luis , saludos ... necesito una sugerencia y como puedo empezar , estoy en una empresa la cual nunca ha manejado archivo y tiene archivo dese el año 1980 hasta la fecha 2019 , es una fabrica de alimentos la cual tiene mucho arcivo acumulado , hojas de vida , facturas , estados financieros , salud ocupacional entre otras , como puedo empezar solo he clasificado las hojas e vida por año y por meses.
muchas gracias por tu apoyo
Hola compañero, respecto a tu inquietud te puedo sugerir y es posible seguir desde mi punto de vista dos perspectivas:
La primera (El DEBER SER)
Por lo que mencionas es una empresa con documentos de varias vigencias desde 1980 a 2019 en ese caso y como me dices que nunca se ha administrado adecuadamente el archivo es muy posible que no cuenten con TRD (Tablas de Retención Documental) lo cual indicaría que habría que realizar Tablas de Valoración Documental y luego intervenir el archivo basado en esas TVD.
Lo de realizar en primera instancia el levantamiento de TVD o TRD es necesario y requiere de tiempo y recursos; muy seguramente de la contratación de un profesional en el área que les colabore con eso, lo cual es necesario, porque si te pones a organizar un archivo de semejantes magnitudes tu solo y si no manejas el tema de la gestión documental con todo respeto te será muy complejo, además que humanamente es muy difícil intervenir un archivo así, uno solo… se requiere de una sumatoria de elementos para lograrlo (instrumentos archivísticos, talento humano, recursos materiales etc.)
Las TVD te permitirán saber qué tipo de documentos tienes, te ayudara a reconstruir la estructura orgánica de la entidad, te permitirán valorar cada tipo de documento del archivo de modo que no vas a perder tiempo y recursos organizando algo que ya no sirve y te enfocaras en organizar lo que si se va a conservar.
Por otra parte, te va a ayudar a asignar el tiempo de conservación de dichos documentos y el procedimiento a seguir después de esa conservación (disposición final). Es complicado explicarte todo por este medio pero, te puedo indicar que para organizar un acervo documental o fondo documental con esa gran magnitud de documentos, se requiere más que de la iniciativa, recursos de diferentes tipos: financieros por parte de la entidad en temas como el Talento humano necesario e idóneo en archivística, recursos materiales para adquisición de unidades de conservación como estantería, cajas, carpetas de archivo, entre otros elementos para poder intervenirlo y cuidar el bienestar del funcionario (elementos de bioseguridad), hay que implementar los rótulos de identificación y demás formatos de control como el FUID y la hoja de control.
Ya teniendo lo anterior; restaría organizar un plan de trabajo para empezar a intervenir el archivo, pero ya teniendo TRD o TVD, formatos y recursos para ello, y un equipo de trabajo capacitado para realizarlo, aplicar fase de reconstrucción de las agrupaciones documentales (fondo, sub-fondo, series, subseries, tipos documentales etc), clasificar por vigencias, asignar un sistema de ordenación documental (cronológico, temático, alfabético, numérico, mixto) el que mejor convenga para la consulta de la información y realizar la descripción documental, para luego conservar adecuadamente el archivo.
La segunda (lo que se pueda hacer)
Por otra parte y si no cuentas con lo anteriormente mencionado, o por alguna razón no te es posible ejecutarlo en el tiempo que deseas, o algún otro motivo que no te permita realizarlo y por el contrario se desee evidenciar resultados eficientes y prontos a la entidad, te recomendaría lo siguiente:
Clasifica como puedas el archivo por vigencias (fecha de producción de los documentos) y si es posible por dependencias productoras, es decir separa todo lo de talento humano (hojas de vida), facturas y estados financieros aparte, salud ocupacional etc y a su vez cada agrupación divídela por vigencias, ( 1980 , 1981 , 1982… etc) cuando tengas separado el archivo de esa forma, empieza la organización por una (1) dependencia y una (1) vigencia de esa dependencia, aplica los criterios de organización documental que te recomiendo en mis videos de clasificación, ordenación y descripción o guíate en la cartilla de ordenación documental del AGN y siempre aplicando los principios archivísticos de procedencia y orden original.
Como resultado de ello tendrás cada agrupación adecuadamente ordenada y podrás pasar a la etapa de descripción documental (foliación documental, rotulación e inventario); (así con cada una hasta que termines)… si no tienes unidades de conservación nuevas, trata de restaurar o limpiar con una bayetilla en seco los documentos y usa brochas de cerdas suaves para los documentos, ya que si no hay para cambio de cajas y carpetas tendrás que restaurar y tratar de conservar las que ya tengan o como estén almacenados los documentos.
Saludos.
Hola, qué tal? Me podría ayudar diciéndome con cuáles documentos trabajan en el departamento de producción?
hola buen dia
sr luis eduardo unigarro que buen video yo estoy estudiando una carrera técnica de organización de archivos
la verdad es muy chevre me gustaria si es posible consejos que paso debo seguir despues de una carrera tecnica quiero guiarme por este camino
Hola amigo, en secuencia seria el técnico en asistencia y organización de archivos, luego el tecnologo en gestión documental y luego el pregrado en ciencias de la información. Sin embargo si vas a realizar la carrera puedes ir de una por ella o como gustes, en mi caso hice las 3 opciones pues el SENA tiene muy buena formación de técnicos y tecnologos en la materia aun que siempre todo depende del grado de disciplina y juicio del estudiante por aprender, conozco muy buenos tecnologos y deficientes profesionales y viceversa, pero como te digo todo va en cada quien.
Hola. ¿Cómo se clasifican según el autor?
Muy bueno tu video.....tengo una duda en la organizacion de historias laborales...¿se aplica el circular 04 de 2003 O en la forma orden original?.
Se aplican ambos lineamientos, los principios archivísticos ya que son universales dentro de la archivística por asi decirlo y la circular emitida toda vez que en ésta, se hace referencia a los tipos documentales y unidades documentales mínimas y obligatorias que debe tener la historia laboral y al final de la circular, podrás notar que también hace mención de forma directa a la aplicación del principio de orden original ya que indica que las historias laborales se deben ordenar atendiendo la secuencia propia de su producción, entre otros aspectos importantes como la foliación de maximo 200 folios, las unidades de almacenamiento entre otros.
@@LuisEduardoUnigarro gracias, ya me quedo claro
@@marceladz4 con gusto.
es muy enredado para hablar no explica como muy bien
Hola, una solución parcial a la falta de audio en una parte del video es que agregues allí unos subtítulos recreando lo que puedas de la explicación. Saludos y gracias por el contenido.
Gracias, buen concejo
Buena explicación
Hola Luis buenas tardes, tengo una duda. Para empezar a hacer la clasificación documental, ya debe existir el cuadro de clasificación? Gracias
Hola como estas, mira no necesariamente debe existir el Cuadro de Clasificación Documental (CCD), digamos que una entidad que ya tenga CCD es por que ya tiene TRD, ya que cuando realizan el levantamiento de TRD el CCD se hace en el proceso, sin embargo digamos que tu empresa no tiene instrumentos archivísticos, pero aun así deseas organizar una archivo empezando por la clasificación documental.
En ese caso la clasificación consiste en reconstruir la producción documental a partir de información como el organigrama de la empresa o estructuras organica , allí ya vas a tener un primer nivel de clasificación jerárquica que te va a decir quien procure dicha información, posteriormente tu misma puedes sacar las series y subseries a partir de identificar en cada dependencia que tipos de documentos fueron producidos, (analizando cada expediente) así podrás agrupar las principales series producidas ejemplo: INFORMES, CIRCULARES, RESOLUCIONES.
Es posible clasificar sin CCD pero se debe saber lo que se esta haciendo, en todo caso tarde o temprano el archivo necesitara TRD, TVD y CCD por lo que mi sugerencia es realizar el levantamiento de esos instrumentos archivísticos para facilitar a futuro la organización del archivo de la empresa, digamos que es lo mínimo que debe tener la empresa a nivel de gestión documental.
Saludos.
La informacion se corta desde le minuto 7:34
Buenas noches Luis Eduardo, súper sus videos, hace poco entre a trabajar a una empresa y necesito una asesoría personal, será que me puedo contactar con usted por teléfono y muchas gracias.
Hola, con gusto escribeme a mi correo luis.unigarro1003@gmail.com
Buenos días Luis Eduardo : Me podrías colaborar, con La información, sobre los elementos que se deben tener en cuenta, para hacer una COTIZACION - PROPUESTA , para Organizar Un Archivo. Muchas gracias, Mil bendiciones !!
Hola, hoy en día las empresas de gestion documental trabajan el tema de organización de archivos bajo el concepto de a todo costo, lo que significa que únicamente en la solicitud de cotización debes indicar la cantidad de metros lineales de archivo sin organizar una breve descripción de sus características, ya después de ello la empresa que oferte te va a indicar cuanto de cobra por metro lineal organizado, ellos ponen todo, elementos de oficina, talento humano, unidades de almacenamiento (cajas y carpetas). Solamente debes ser muy claro en tu solicitud e indicar cantidad en metros lineales y tipo de unidades de almacenamiento que deseas se implementen en tu archivo organizado.
@@LuisEduardoUnigarro Muchas gracias, Luis Eduardo. Si ellos, solicitan la cantidad de insumos Cajas, carpetas), Necesitan TRD....estás se realizan...desde el 2007, ....pues ellos tienen información desde el año 1997 a la fecha. Nunca han realizado valoración ( inclusive son dos empresas), ellos en el momento, les urge el tema es por traslado y cambio de oficina. Mil gracias por tu apoyo ,
@@gabrielaquintero2870 Entiendo, la organización de archivos por lo general se basa en TRD pero tu empresa puede contratar a otra empresa que les organice el fondo documental independientemente si cuenta o no con TRD en ese caso lo tratan como fondo documental acumulado y lo organizan por dependencias productoras de información aplicando el principio de procedencia y por temas o asuntos dejando pendiente la codificación de las dependencias y de series y subseries, o también les pueden incluir el servicio de levantamiento de TRD Y TVD a la vez pero sería un proyecto muy grande y complejo, lo recomendable es que tengan ustedes en primera instancia TRD y TVD luego de eso ahí si contratan lo otro.
Hola, si pudo subir la información a Instagram?
Hola, que pena molestarte tanto es que tengo una duda acerca del diligenciamiento del Formato único de inventario. Esperó hacerme entender para ver si puedo contar con tu amable colaboración. Entiendo que el formato se debe llenar con fechas consecutivas, tengo una serie 1.10 de 4 carpetas , las cuales puse seguidas. Pero luego inició dos series diferentes que me cambian las fechas y ya no serían consecutivas ¿ Cuál es la forma correcta de diligenciarlo? , ¿ Puedo mezclar las series de tal forma que as fechas me queden consecutivas? Mil gracias
Regálame un espacio y voy a responder a tu pregunta de la forma mas concreta posible, la dejo pendiente y te estoy avisando.
Hola milena, el formato no se debe llenar con fechas consecutivas, se debe diligenciar simplemente tal y como están ubicadas las unidades de conservación en tu archivo, por lo cual si tienes una adecuada organización de tu archivo vas a diligenciar el FUID en ese mismo orden, no puedes reacomodar el inventario, para que coincidan las fechas y dejar el archivo físico en el mismo estado porque tendrías que reorganizarlo y te quedaría mal, el FUID y el archivo físico deben ser consecuentes. Por ejemplo, si en el FUID la primera anotación dice que es de la carpeta de actas de la caja 1 de la posición 5, asimismo la debes encontrar en tu archivo: caja 1, posición 5 dentro de la caja y las fechas deben ser idénticas con lo que refleja el expediente.
Por lo anterior antes de diligenciar el FUID debes asegurarte de que tengas una adecuada organización de archivo y que cumpla con las tres fases de la organización documental, clasificar, ordenar y describir y por lo que leo nuevamente puedo inferir que no esta bien clasificado el archivo ya que estas tratando de que te coincídanlas fechas pero mezclando las series y eso no puede o no debe pasar, la clasificación como primera etapa de la organización documental, consiste en precisamente eso en identificar y clasificar en primera instancia los asuntos o temas las series y las subseries en el mismo orden en el que aparecen en las TRD o TVD y posterior a ello su ordenas internamente cada expediente de forma cronológica y consecutiva atendiendo los principios de procedencia y orden original y finalmente si realizas la descripción documental que es la foliación, la rotulación e inventario documental.
En resumen, para un adecuado diligenciamiento de tu FUID (Formato Único de Inventario Documental) debes primero estar 100% segura de que tu archivo esta bien organizado de lo contrario no te va a quedar bien, el proceso de organización de archivos tiene un orden de ejecución y no es viable empezar de al revés inventariando algo que no sabes si esta bien organizado por que eso es lo que estas tratando de acomodar para que todo cuadre y eso solo te traerá dolores de cabeza.
Saludos.
Tengo un problema, me pidieron separar por actas, memorandos, ordenes, etc. Pero despues me dijeron que mejor los uniera como expedientes, al principio no les importó el principio de orden original y ahora tengo que buscar qué memorando va con qué acta y ya tenia todo separado 😢
Tenaz , es por eso que hay que entender primero como surge el trámite y de van confirmando los expedientes, en tu caso si en realidad es una serie compleja con diferentes tipologías documentales pero producidas en razon de un mismo trámite deben ir juntas y reflejando ese orden en el que se desarrollaron los trámites y confirmarían un expediente.
Pero si los documentos no tienen nada que ver unos con los otros y son trámites distintos son series documentales simples y se ordenan por separado
Buen día muy agradecida por compartir sus conocimientos, han sido muy útiles. Una pregunta el principio de procedencia. Un acta de un comité puede redactarse en el mismo de 2 comités, por ejemplo se hizo una reunion para 2 comités SSGT y Convivencia Laboral cada comité realiza su acta o se puede hacer una para los dos. Gracias
Que buena pregunta. Yo considero que si ambos comités son realizados por una misma oficina ejemplo (talento humano) se puede hacer una sola acta donde indique los temas tratados en las dos reuniones y no se rompe el principio de procedencia ya que la información va a reposar en la oficina productora de la misma. O si quieren, pueden hacer dos actas una para cada comité, las dos opciones son posibles siempre y cuando la oficina sea la misma.
@@LuisEduardoUnigarro Gracias éxito en su gestión
Hola Luis
Tengo una inquietud, en cuanto al principio de procedencia del caso de la dirección administrativa, ¿la agrupación no debería ser la siguiente?:
FONDO: POLICÍA NACIONAL
SUBFONDO: DIRECCIÓN ADMINSTRATIVA Y FINANCIERA
SECCIÓN: GRUPO CONTRACTUAL
?
Correcto esas son las agrupaciones documentales.
@@LuisEduardoUnigarro Ah vale, es que en el video dices otra cosa, yo aveces me confundo 😅
Deceo aprenderlo y practirlo haciendo Militares gracias
Genial esa es la actitud, puedes empezar visualizando la serie de videos sobre gestión documental que tengo en el Canal y poco a poco vas profundizando y complementando tus conocimientos con las normas y documentos citados en los vídeos, debes leer bastante normatividad y cualquier duda que tengas no dudes en hacermela saber en el espacio de comentarios.
¿De que país estas aplicando lo que laboras? Desde el min 7:34 se corta la información
Hola, desde Colombia. Lo de la información que esta sin audio lamentablemente fue eliminada por TH-cam y preferí dejar el video así a tener que borrarlo completó.
a partir del minuto 7:34 el audio tiene un error... escuchandose música en lugar de la persona
Gracias por la observación, tratare de arreglarlo
Si hay un error con el video , se escucha un sonido , en vez de la persona que está hablando , que mal explica muy bien .. 😊
@@mundoarchivistico6306 si, efectivamente TH-cam me elimino parte de mis vídeos 😢, por usar música de ambientación de fondo que no era de uso publico, realmente no tuve presente ese aspecto cuando grabe y edite los videos y lastimosamente algunas de las pistas musicales de ambientación tienen protección de uso por derechos de autor. Mil disculpas a todos.
@@LuisEduardoUnigarro haaa!! Que mal , de igual forma muchas gracias por tomarse el tiempo de explicar aspectos sobre esta profesión , muy importantes de gran ayuda , Dios te bendiga .😊
Hola luis me gustaria saber como colocas el rotulo en la carpeta 4 aletas gracias
Parte inferior derecha de la carpeta en este caso se usa pegante en barra y ya depende de las medidas o rotulo que implemente la entidad, en mi caso se usa de forma vertical en la misma dirección vertical de la carpeta.
Muy buenos metodos cuando se tiene que organizar la información asi, pero recuerden, pasar todo esto a digital es siempre una muy buana opción :)
Hola, hay un fragmento del vídeo en el que no se escucha el audio sino una música, esto se podrá solucionar o por lo menos contarnos que explica en ese fragmento, por favor, gracias!!!
@Alejandra Cuesta si, efectivamente TH-cam me elimino parte de mis vídeos 😢, por usar música de ambientación de fondo que no era de uso publico, realmente no tuve presente ese aspecto cuando grabe y edite los videos y lastimosamente algunas de las pistas musicales de ambientación tienen protección de uso por derechos de autor. Mil disculpas a todos.
¿A cuál serie documental pertenece la nómina??? Ayuda
Hola, nómina por lo general es una serie propia llamada o titulada de la misma forma: NOMINA
gracias muy formar con su video
Con gusto 👋
excelente vídeo. Te agradecería si puedes agregar la información que se corto desde el minuto 7:34
Hola, gracias por tu comentario, si en esos vídeos tuve muchos problemas por la edición y el Copyright, por la música de "ambientación" de fondo por lo que TH-cam me corto el audio en algunos apartes de esos vídeos, así que decidí dejarlos así , puesto que dicha información la que se puedo rescatar quizás sea de ayuda para ustedes, sin embargo es el único registro de vídeo que tengo así que es eso o eliminarlo.
Estoy pensando en grabar mas vídeos al respecto y tratar nuevamente las fases de organización de archivos, sin cometer los mismos errores en la edición =) gracias por la sugerencia. Saludos.
en el caso de una alcaldia como se archiva, los cd se folia como folio o como se relaciona
Hola glays la respuesta a tu pregunta esta relacionada en mi video de foliacion documental, alli hago aclaración sobre: que se hace, con los documentos en otros formatos, en este caso los CD.
Muy buena información, que pena que no se escuchó completo ya que hubo una interferencia, creo no apagó su celular, ojalá lo pudiera volver a grabar
Hola, gracias por tu comentario, si en esos vídeos tuve muchos problemas por la edición y el Copyright, por la música de "ambientación" de fondo por lo que TH-cam me corto el audio en algunos apartes de esos vídeos, así que decidí dejarlos así , puesto que dicha información la que se puedo rescatar quizás sea de ayuda para ustedes, sin embargo es el único registro de vídeo que tengo así que es eso o eliminarlo.
Estoy pensando en grabar mas vídeos al respecto y tratar nuevamente las fases de organización de archivos, sin cometer los mismos errores en la edición =) gracias por la sugerencia. Saludos.
buen video, una pregunta, si una entidad no tiene siquiera manual de gestión documental, obviamente no tiene tablas de retención ni de valoración
En ese caso seria fondos documentales acumulados ya que no hay instrumentos archivísticos y el tratamiento de un fondo acumulado es diferente, hay que hacer TVD y valoración documental. Pero se podría ir clasificando el fondo por agrupaciones documentales antes de serie y subserie es decir: fondo, secciones, subseciones y posiblemente por asuntos, pero es mejor tener instrumentos archivísticos primero.
Buenos días , disculpa una pregunta. Una vez pase el tiempo de retención estimado en la tabla documental, significa que está información se puede o se debe destruir? Mil gracias , quedó atenta
No necesariamente, de hecho la TRD en el área de procedimiento de disposicion final te va a indicar que hacer en cada caso con los documentos de cada serie o subserie documental, ya que hay varios tipos de disposicion final, tenemos:
CT conservación total
S Selección
M Medios de reproducción tecnológica que pueden ser (digitalización o microfilmacion)
E eliminación
Todo depende del la valoración documental dada a cada serie y subserie registrada en la TRD.
@@LuisEduardoUnigarro Agradezco tú interés y tiempo para responder a mis inquietudes, pues me ayudas mucho a ejecutar mi proceso en forma adecuada.
@@milenacalderontorres636 con todo gusto
La música de fondo no dejó oír el video en las partes mas importantes, y también el audio muy bajito.
Exacto fue una mala interrupción
Genial, pero sería aún más genial si repitieras los tips, que es en la parte donde se interrumpe el video y subir un tanto el volumen del audio, por lo demás muy bueno, ahí vamos a por la meta de aprender las bases de la gestión documental.
Siiiii total mente de acuerdo
Hola que tal , tendrás algún vídeo de cómo ordenar y rotular las cajas dentro del archivo central
De ese tema específico no, pero te puedo indicar que la información que esta en archivo central ya debe venir rotulada y marcada ya que es el responsable de archivo de gestión quien realiza la organización del acervo documental y lo transfiere debidamente organizado y eso incluye la rotulación de la caja, por lo que quien administra el archivo central solamente se encarga de revisar y ubicar en su archivo las cajas de la transferencia. Mas no rotula ni organiza internamente el archivo.
Para las personas y/o empresas interesadas, cuento con un sistema para automatizar toda el proceso de gestión documental.
Se corta al minuto 7:30 no se oye
Hola buenas tardes para unadufa que tengo si tengo el fuid de historias sociales activos y uno de esos activos se fue a egreso no se conserva el número de esa carpeta por qué se va para egresos
Buenas tardes !
Hola Ana María, buenas tardes
Buenas tardes, me podrías indicar cuántas carpetas van por caja máximo?
Hola, si tienen 200 folios cada carpeta, aproximadamente caben 7 carpetas, pero si tienen menos folios, pueden caber mas, eso ya depende si las puedes anotar o no en el formato de rotulación de caja. Pero maximo 7 con su límite de 200 folios c/u
@@LuisEduardoUnigarro Muchas gracias
Compañero en el minuto 7:37 entra un fondo musical y quedas mudo no se te oye nada!!!
¿Que se entiende por documentos pequeños?
Me refiero a documentos de menor formato a los formatos tradicionales carta y oficio.
@@LuisEduardoUnigarro gracias ☺️
buena noches soy Donairis quiero aprender. mucho mas
Quiero aprender para estudiarlo y anexarlo ami hja debida .transferencias .de documentación policial
Estoy tomando este curso desde Panamá . Puedo cuando terminó agragarlo ami hoja de vida
Este video tiene dañado el audio desde el minuto 07:33 🙂
Si :( errores que uno comente cuando esta aprendiendo a editar, pero era dejarlo así o borrarlo todo ya que no tengo respaldo de esa información.🥺
@@LuisEduardoUnigarro Estuve estudiándolo pero me di cuenta que la información con el error no es muy relevante, en mi caso finalmente no obstaculizó mi aprendizaje del tema.
Gracias por tus valiosos aportes.
@@ailenaavila2163 Gracias a ti por tomarte el tiempo de comentar y por visualizar mi contenido espero te sea de ayuda.
Luis, muy bueno tu canal. Te sugiero que el sonido de tus videos sea mas alto para escuchar mejor el contenido.
Activa los closed caption y ahí se entiende a la perfección... excepto la parte del vídeo donde solo hay música :(
En una parte de la explicación se escucha una música y no deja escuchar la explicación no un poco en el minuto 7 y algo más o menos si te habías dado cuenta
Si, fue error de edición, por poner pista de fondo con copyright, TH-cam silencio esas partes, era dejar el vídeo así o quitarlo todo y lamentablemente no tento mas respaldo de dicha información
El vídeo tiene una parte con música que no deja escuchar tu explicación
Lo se, problemas de edición y de copyright, TH-cam me censuro esa parte por usar pista de fondo para ambientar el vídeo.
Que implica la clasificar
Implica agrupar la información en diferentes niveles para que sea mas adecuada su consulta y acceso para los usuarios y la ciudadanía.
Hay un sonido que interrumpe
Lo se, me borraron esa parte TH-cam
si al minuto 8 la melodía la embarro
Totalmente. Siento que una informacion valiosa se perdio.
@@mariajoselopezmoran147 SI QUE TRISTE TODO HIVA BIEN HASTA QUE PRI PRA JAJA
Muy bueno el video pero lastima que se perdio el audio en el minuto 7:35 se quedó sin audio.
Porque ya no se usan AZ
Hola, se usan en muchas empresas pero a nivel de gestion documental no de recomiendan por que afectan el soporte documental de la información a mediano y largo plazo terminan por destruir los documentos debido s ls perforación de sus argollas y continua manipulación de los folios. Las mejores carpetas y las que usa el Archivo General de la Nación son las carpetas de 4 aletas que no llevan ganchos.
Podrías indicarnos cuáles son esas normas?
Me enamoré
Genial, la archivística es una gran profesión, como no enamorarse 😂🤣😂🤣
buena explicación,aunque al min 8 se fué el audio
Gracias
bien
Si 😊