Foliación Documental
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- เผยแพร่เมื่อ 7 ก.ค. 2024
- Concepto técnico sobre foliación - Archivo General de la Nación:
www.archivogeneral.gov.co/sit...
Si no comprenden alguno de los términos utilizados o vocabulario archivistico, pueden consultar:
normativa.archivogeneral.gov....
Qué excelente tutorial, es una verdadera clase, muy completa, muy bien explicada! Era justo lo que buscaba, muchisimas gracias ! ❤
saludos desde Perú, excelente explicación .
Te agradezco todo tu tiempo y conocimientos compartidos. Estoy estudiando para concursos de CNSC y tus videos han sido de gran ayuda.
Hola Sandra, que bueno que te sean de utilidad los videos, ojala todo te salga muy bien en tus pruebas.
Gracias por dedicar parte de tu tiempo a compartir tus saberes espontáneamente, es una suerte encontrar gente como tu, con interés por los demás, no esta por demás mencionar lo didácticos que son tus videos, excelente información, clara, documentada y muy bien explicada.
Gracias 😌
¡Wao! muchas gracias por tus videos y por la información que nos brindas
Muchas gracias luis gracias por tomarte el tiempo y explicar con tanta claridad
Hola jessica, me alegra que te sirva el contenido, no olvides suscribirte para que puedas ver más contenido que estaré subiendo. Saludos
Usted y todo el trabajo de excelente calidad que ha hecho con estos tutoriales, permitame decirle que han sido una completa bendición para mi, estoy muy agradecida por facilitarnos este material que además es muy pedagogico.
Gracias, con mucho esfuerzo y dedicación he logrado compartir algo de lo que se con todos ustedes. Bendiciones
a un no he trabajado en este oficio pero si deseo aprender para cuando me toque ejercerlo no estar tan errada en los procedimientos a realizar. quiero contar con buenas personas que me ayuden
Gracias por la información compartida. Saludos.
excelente labor saludos desde Ibarra Ecuado
excelente .muchas gracias.
Muchas gracias estoy haciendo un técnico en asistencia administrativa y tus vídeos me son de gran ayuda
😁😊
Excelente, como siempre buen trabajo, gracias
Gracias por comentar, con todo gusto
Gracias por compartir sus conocimientos. Me han ayudado bastante. Bendiciones
Me alegro que te sea de utilidad la información, es con mucho gusto, saludos 👋
Muchas gracias dentro de la organización don trabajo actualmente me e tenido que capacitar técnicamente y tus conocimientos me han ayudado mucho.
Me alegro mucho que la información te sea de utilidad, saludos.
Excelente. Muchas gracias
gracias por tus videos bro :D
Gracias me ha sido muy útil por específica, clara, concreta, sencilla segire viendo tus videos
Gracias Sara, me alegro que la información te sea de utilidad, gracias por comentar.
Saludos.
muchas gracias por sus explicaciones, son super claras
Con gusto 😊
excelente, muchas gracias!
Con gusto 💪🏼
excelente trabajo muy buenos tus videos me ayudan mucho, bendiciones!
Gracias 😁
Muy interesante me ayudó mucho ya que estoy en el proceso teórico de aprendizaje y no tenía muy bien claro el concepto de foliación gracias por sus valiosos vídeos :).
Me alegra que te sea de utilidad. 😁
michas gracias, por esa valiosa información han sido de mucha bendición hoy puedo decir que DIOS permitio que te encontrara para lograr organizarme, muchos éxitos y larga vida
Gracias por tus buenos deseos, éxitos igualmente en todo lo que te propongas :)
saludos desde Ibarra Ecuador excelente labor
Gracias =)
Muchas gracias
Con gusto
Excelente video, gracias por la clase ...
Con gusto, me alegro que te sea de utilidad la información
excelente me encanto muchas gracias tu informacion es valiosa
Gracias por tu comentario Deisy, me alegro que te guste el contenido.
Muy claro excelente
me pareció excelente, muchas gracias
Hola Claudia, me alegro que te sea de utilidad el contenido. 👌
Podrías hacer un vídeo sobre la hoja de control, gracias excelente trabajo
Saludos desde Bolivia.
Hola a todos, espero les sirva la información, si tienen alguna inquietud no duden en preguntar. Bendiciones. 😁👍
Hola, una pregunta?
La clasificación de archivos físicos y electrónicos es diferente en cada caso?
@@joseluiscoronadochozo8163 hola, es igual ya que la gestión documental es transversal y aplica los mismos principios tanto para documentos físicos como electrónicos, ahí lo que toca ver es si el sistema de gestión de documentos electrónicos con el que cuenta la empresa, esta a la altura para lograr implementar el sistema de organización de archivos incorporando tiempos de retención, series, subseries tipologías documentales, expedientes electrónicos, FUID y Transferencias primarias electrónicas entre otras funciones.
hola, muchas gracias por tus videos eh aprendido mucho con ellos. pero no me quedo muy claro en tema de la foliacion en cuanto a foliacion de cd, folletos , fotografias . solo para aclarar ya que en mi trabajo el jefe de archivo nos dijo que los cd no se foleaban que se guardaban en un sobre( hecho con papel reciclaje una opcion) marcado para saber que contiene, se ponian de ultimo en la carpeta y se relacionaba en el FUID , asi se puede hacer? por otro lado pregunto los folletos se folean como un solo folio? las fotografías se guardan en un sobre y se folea el sobre como un solo folio? creo falto mencionar que las hojas en blanco separadoras y/o hojas guias no se folean o varia?
Hola, una consulta que no me quedo del todo claro: la numeracion se reinicia a 1 en los casos de...... y la numeracion continua en los casos de...............
De antemano muchas gracias!
@@pachoncitoronronero Es continua cuando se trata de expedientes con series documentales complejas es decir que todo es del mismo tramite, es como un libro de varios tomos has de cuenta que la historia no termina en el primer expediente y continúa hablando de lo mismo en la siguiente carpeta, en ese caso va de forma continua, generalmente se aplica a las series CONTRATOS, HISTORIAS LABORALES, HISTORIAS CLINICAS, INVESTIGACONES Y PROCESOS.
Y es individual o se reinicia en 1 cuando es una serie documental con unidades documentales simples es decir que el tramite inicia con un documento y termina con ese mismo documento, por lo general se aplica para las series: INFORMES, CIRCULARES, RESOLUCIONES, MEMORANDOS, ORDENES, ACTAS.
El tema del folio reverso para continuar es número siguiente o el reverso cuanta como número más?
Gracias..
Con gusto 😁
Excelente video, mil gracias por la información, no se si puedas hacer un tutorial para el manejo de la filiación y/o paginacion en expedientes híbridos, y como se relacionaria en la hoja de control.
Cordial saludo
Hombre muchas gracias. Es muy útil para quienes estamos en proceso de aprendizaje
Con gusto amigo 😊👌
Excelente vídeo, solo una duda se dolían las hojas del reverso?
excelente video lo felicito muy bien explicado todo. tienes algún video sobre los rótulos y demás
Muy bien video
Tengo una pregunta. ¿Los documentos se organizan en orden cronológico, osea el documento con fecha más antigua queda arriba en la carpeta y el documento con fecha más reciente queda abajo?
Asi es, es como un libro 📕, cuando tu lo abres tiene el principio, luego el desarrollo y en la parte de atrás el final, asimismo se ordenan los documentos de archivo, y a eso se le denomina: respeto al principio de orden original de los documentos
@@LuisEduardoUnigarroyo los ordenó al revés los más recientes arriba porque sino tendría que estar sacando de la carpeta con aros los documentos y maltratarlos
Una consulta, ¿tienes algún vídeo de EMPASTADO de documentos de diferente tamaño de hojas ( oficio y carta) en un mismo ejemplar?
Hola Luis como estas, súper la labor que haces es muy enriquecedor conocer diversos puntos de vista de está profesion, no en todas partes se realizan de forma similar pese a que existen instructivos, pero que obviamente no dan alcance a todas las particularidades que puedan surgir, tengo una inquietud con respecto a los soportes fotográficos cuando vienen sueltos, en algunos procedimientos se menciona que se pueden foliar por el folio vuelto, para no deteriorar la fotografía y se pueden almacenar en sobres en lo posible en materiales desacificados, y guardar máximo dos fotografías por sobre que queden folio vuelto con folio vuelto para no deteriorarlas, y consignar está novedad en el campo notas del ID, es válida está técnica? O conoces otra que sea entre comillas mas práctica por el tema de costos de materiales, y que no implique utilizar pegante u otro tipo de sustancias que a largo plazo deterioren la fotografía.
Genial, tienes buenas bases respecto al manejo de este tipo de soportes documentales, como lo mencionas esa tecnica es la mas utilizada, junto con la referencia cruzada o testigo documental para sacar el soporte pero en todo caso siempre requerirá esfuerzo e invertir en unos unidades de conservación adecuadas para cada soporte, por eso es que la mayoría decide mejor dejarlas en el expediente por que, aun cuando las saquen no cuentan con unidades de almacenamiento específicas y prefieren ahorrarse el trabajo. La verdad no conozco mas técnicas pero supongo deben existir mucho mas avanzadas.
Hola buenos días, tengo una pregunta, tengo entendido que la ley 594 del año 2000, nos dice que somos libres de tener soportes, que nos permita conservar documentación, sin salinos de los parámetros establecidos por la ley, ejemplo un paz y Salvo documental para contratistas, y dónde lo puedo encontrar. Muchas gracias
Hola, explícame que es un paz y salvo Documental no conozco esa tipología ni su función, por lo tanto no sabría indicarte si se sale de los parámetros que la ley exige tanto su uso como el documento en si.
Es un documento, que entregan al finalizar un contrato de trabajo, dónde me libera, de quedar en deuda, con el archivo de la entidad, dónde laboro.
Buenos días... me gustaría saber cuál es la norma que dice la numeración del folio cuando es vuelto?... y desde cuándo esta vigente?... me refiero a la de R/V... gracias...
Muy clara tu explicación, te felicito. Quiero saber si cuando organizas un expediente y encuentras un CD O FOTOS siempre deben ir en un sobre de manila foliado en su parte superior derecha o es dependiendo la desición de la empresa porque si no se deja un testigo documental. ? Por otro lado si se deja este CD en el expediente donde va ubicado al final o al lado del tema a tratar? Gracia
Buena noche Luis, excelente explicación, solo tengo inquietud en razón de la foliación+R/V... Se plasman seguido uno del otro o folio y debajo el R/V ?
Existe alguna regla de escritura para ello ?
Gracias 🙏
Buenas noches, Luis Eduardo. Los anexos de un documento, también se deben foliar ?... Muchas gracias , por su ayuda ! 🙏🙏
Hola Gabriela, claro que si todos anexos deben tener foliacion ya que hacen parte íntegral de la unidad documental.
Muchas gracias, me imagino que ese mismo procedimiento es para documentación digital, cierto?. La enumeración en la misma parte de la hoja y cada archivo con el consecutivo, ejemplo el archivo 1 val del folio (1 - 5), archivo 2 va del folio (6 - 15), etc.
Hola, excelente video, me esta ayudando mucho. Quisiera que me aclararas por favor, si en una misma carpeta archivo diferentes formatos o tipos documentales, debo iniciar la foliación en 1 siempre que esos formatos cambien. Los tengo agrupados por formato, entonces cada grupo de formatos debo foliarlo desde 1? Saludos
Debes identificar si hacen parte de un mismo trámite, si se tratan de una serie documental con unidades documentales simples, es decir que cada formato es igual pero de diferente trámite en ese caso va individual la foliacion y se reinicia en 1 al pasar a la próxima carpeta, cuando es un mismo trámite y el expediente genera continuidad, independientemente si tiene un mismo formato o varios, conformando una serie documental con unidades documentales complejas la foliacion va de forma consecutiva o continua.
Otra pregunta si el folio no tiene información en su cara vuelta llevas las siglas R/V o no lleva nada muchas gracias muy buenos tus vídeos
En ese caso solamente lleva el respectivo numero consecutivo de folio sin el R/V, ya que la función de colocar R/V es precisamente indicar que hay información por ambas caras.
R= cara recta
V= cara vuelta
Eso significa el R/V.
Saludos.
Buenas noches Luis Eduardo, es válido decir que: En el proceso de foliación, se debe numerar de manera consecutiva el expediente en forma de libro?
Si te refieres con lo de en forma de libro a paginar por cara y cara no es correcto, recuerda que la paginacion es una cosa y la foliacion documemental es otra muy diferente.
En gestión documemental se realiza foliacion consecutiva por la cara recta del folio únicamente.
Bonsoir luis
Tengo una duda....
Si el expediente (simple solo actas), tiene mas documentos,
es decir,que sobrepasan del 200..abro otra carpeta y vuelvo a foliar de forma independiente ..no se si me hice entender.😅
Hola Marcela, asi es, la tienes clara, es independiente la foliacion en ese caso por tratarse de una serie documental simple y asi todas sean actas son independientes por que su contenido es diferente en cada una.
Dios te bendiga disculpa otra pregunta ...el tiempo de duracion de archivo de gestion y central y el historico ojal pueda subir un video acerca de este tema ...gracias
Claro que si, gracias por la idea, apenas tenga un espacio te responderé a tu inquietud en un vídeo.
Hola, me gustaría saber mas sobre las normativas vigentes para las transferencias documentales
Hola yeimmy cuando se trata de transferencias primarias, es inevitable tocar el tema del FUID ya que es mediante este que se realiza la transferencia documental primaria asi como las TRD o TVD, asi que en primera instancia te recomiendo que revises:
Acuerdo 042 de 2002 del AGN (aqui aprenderás los elementos mínimos de un FUID) y su diligenciamiento
Decreto 1080 de 2015, Articulo 2.8.2.9.3, en donde define como tal el procedimiento de transferencias primarias y secundarias.
Mini manual 04 del AGN "tablas de retención documental y transferencias primarias" ayuda super importante.
Finalmente si tienes una duda muy especifica respecto al procedimiento como tal de las transferencias documentales, puedes filtrar tu búsqueda en la web como "conceptos AGN sobre transferencias documentales" y encontraras varios de ellos en donde se aclaran dudas y ademas citan y referencian diferentes normas al respecto.
Un saludo, gracias por preguntar y no olvides suscribirte.
Cordial saludo.
Disculpa, en el tema de foliación hay alguna norma qué indique si se debe iniciar la foliación en la primera hoja y terminar en la última entendiendo que la primera es la fecha más antigua y la última la más reciente o organizarlas de abajo hacia arriba? Hay alguna ley que regule el sentido que se debe foliar??
El orden de los documentos al interior del expediente lo determina un principio de la archivística que se llama el principio de orden original.
de pronto tienes algún video ilustrativo que explique las diferentes formas de foliar? Tambien, sabes si el encargado del archivo tiene Potesta de actualizar tablas de retención y tablas de valoración documental o solo lo puede hacer un grupo de especialistas en el tema? @@LuisEduardoUnigarro
El marco normativo de fluid es compuesto por 3 normas cuáles son? Gracias
Hola, principalmente 3 que son:
Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos”.
• Acuerdo 038 de 2002
• Acuerdo 042 de 2002
Todos del Archivo General de la Nación, sin embargo cuando hablamos de un marco normativo podemos incorporar normas o legislación que haga alusión al FUID y en ese caso hay mucho por mencionar sin embargo esas que te mencione son las principales.
Saludos.
No me quedo claro la referencia cruzada con testigo documental, como es eso? Se usan los dos formatos para la misma unidad documental? Son distintos?
Es el mismo, solamente que uno va en el expediente y el otro que es el mismo y copia idéntica, va acompañando el documento en formato distinto que se saca del expediente.
@@LuisEduardoUnigarro como? Jajaja perdón pero me perdí más
@@jhangum8905 😅 tengo que hacer el video de ese testigo documental jeje por chat es muy difícil explicar, asi pasa con otros temas también.
@@LuisEduardoUnigarro Gracias, tienes razón. Y eres soltero, casado?
Hola, Luis! Buenas noches. En mi caso tengo que convalidar una carrera que la estudie en Perú y quiero ejercer en Argentina, y para ello, me piden los sílabo o programas de cada curso autenticados y foliados. Entonces, me dijeron que podia anillarlos todos y foliarlos para que me agan una sola autenticación por todo, de lo contrario tendria que autenticar uno por uno. Mi pregunta es si ¿lo puedo foliar yo o debo dejarlo a algún profesional encargado del tema? ¿Necesito tener un indice? porque cada sílabo viene númerado ¿esa numeración puede seguir estando o ya no se necesita en caso de ser foliado? ¿Se tiene que hacer el foliado si o si con lapiz o se puede hacer por computadora? Muchas gracias de antemano, esperaré mucho tu respuesta, por favor!
Cordial saludo Karen
Como el trámite que quieres adelantar es ante una autoridad competente para autenticar documentos y además podríamos decir que es un trámite que realzas tu a índole personal las normas de foliación en archivos pueden aplicarse o no dependiendo de si así lo deseas tú, ya que dichas normas están diseñadas es para las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas en Colombia, mas no para aplicación especifica en documentos de índole personal.
Dado lo anterior y teniendo en cuenta que donde vas a autenticar la información que necesitas te están pidiendo que entregues dicha información debidamente foliada, lo puedes hacer tu misma y te recomiendo que te asesores directamente con la entidad que va a realizar esta autenticación ya que como te digo ellos pueden tener protocolos o parámetros para esa foliación de los documentos para autenticar, que bien pueden ser iguales o no a la normatividad archivística vigente en Colombia.
En cuanto a lo del índice es opcional hacerlo, no es como que estés obligada a realizarlo en un trámite de índole personal, si la autoridad competente donde debes autenticar la información no te lo exige no lo hagas.
Lo que te recomiendo es que te informes muy bien de los tramites que debes realizar para poder autenticar la información que requieres para que a la hora de hacerlo no te lleves alguna sorpresa de que hayas hecho el procedimiento mal, por ejemplo lo de la numeración que ya cuenta los documentos, si estuviésemos hablando en un ámbito empresarial de una entidad pública esa numeración debe ser corregida al formar un expediente completo se traza una línea diagonal sobre el número que está mal y se corrige con el número de folio que le corresponde, pero en tu caso no te voy a decir que taches la numeración original que tienen tus diplomas o documentos y puede que la entidad donde vas a autenticar tu información no requiera que se haga de esa forma, por eso te digo que debes asesorarte directamente con ellos para estar segura de los requisitos que piden para ese procedimiento y como lo piden, si en lápiz, en esfero, de algún color especifico a computadora etc.
Finalmente, si la entidad donde vas a realizar tu trámite se acoge a las normas de AGN en Colombia, la foliación la debes aplicar tal cual como la visualizaste en el video, en lápiz, en la parte superior de derecha de cada documento en el sentido de cómo se lee el mismo, para información a doble cara lleva las letras R/V, debes tachar la numeración o foliación incorrecta y corregirla con el numero adecuado y la realización del índice si es opcional.
@@LuisEduardoUnigarro Muchísimas gracias, Luis! Me sirvió mucho tu respuesta para ir ordenandome un poco. Saludos cordiales😉
El número 1 en el foleo es la primera o puede ser la última, o sea que el 1 sea de abajo para arriba o de arriba hacia abajo
La ubicación de los documentos dentro de la carpeta corresponde en primera instancia al documento mas antiguo que es el que encontramos en la parte superior de la carpeta, es decir cuando abrimos de primero el expediente, el documento con la fecha mas reciente va al final de la carpeta es decir en la parte de atrás, esa es la forma correcta en respeto al principio archivístico de orden original el cual es de obligatorio cumplimiento.
Teniendo claro lo anterior el folio numero 1 sera el primer documento que uno encuentra al abrir la carpeta.
Hola.
Tengo una inquietud. Si tú dices que anexos empastados cómo folletos, revistas y boletines se les hace un único número.
Por qué el instructivo de foliacion del AGN dice en item 8) Los anexos folletos, boletines, periódicos, revistas... Se foliaran todas su hojas de manera continua sin diferenciar del documento principal y anexos.
Por favor, explícame.
Claro, mira para el momento de grabar el vídeo se hizo basado en el mismo instructivo de AGN (la versión que estaba vigente en su momento) sin embargo, posteriormente surgió una actualización de dicho instructivo modificando algunas cosas, asi que no te preocupes y te recomiendo que apliques las instrucciones que están en la versión vigente del instructivo de foliacion.
Saludos
@@LuisEduardoUnigarroMuchas gracias.
Hola Luis Eduardo quería preguntar si los separadores que tienen un titulo se folian ? donde puedo encontrar esta información. Gracias
En la guia de foliacion de archivos expedida por el Archivo General de la Nación en el área de procedimiento encuentras lo que buscas, por lo general las hojas en blanco no llevan numero de folio y se deben retirar del expediente
Si por alguna razón tienen un título eso ya se considera información y por ende deben tener número de folio. Todo depende de la situación
Hola, ¿Cómo estás? Me podrías aclarar algo por favor? Si tenemos fotografías, ¿se pueden dejar solo en un sobre, y foliar el sobre? O¿ es mejor agregar cada una a una hoja y foliar cada hoja?
Muy buena pregunta, según el instructivo vigente de foliacion de archivos expedido por el AGN, cuando existen fotografías hay varios escenarios:
1. Si se trata de fotografías sueltas se foliaran en la cara vuelta y se relacionan en el area de observaciones del FUID
2. Se pueden adherir a una hoja en blanco una o varias fotografías y realizar la foliacion en la hoja que las soporta, dejando también la anotación en el FUID.
3. Retirarlas y dejar en su lugar un testigo documental, para conservar las fotos en otra unidad de almacenamiento.
4. Si estan en un sobre de protección se aplica la foliacion en el sobre, dejando la anotación en el FUID también, aun que esta opción es mas que todo para radiografías, diapositivas, negativos.
Puedes escoger la opción que mas se ajuste a tus necesidades y aplicarla.
Saludos. 😁
@@LuisEduardoUnigarro millll gracias por tu respuesta y ayuda. Feliz día. 😉
@@monicaespinosa2773 Con todo gusto 😁
Buenos días, disculpa. Sí tengo un expediente ( Actas de Compromiso, Comité Craet) él cuál me ocupa más de 2 carpetas , ¿ la numeración va continúa por tratarse de un sólo expediente ?
Hola, segun lo mencionas son actas de diferentes subseries documentales la serie general es ACTAS las subseries podrían ser las que tú mencionas, en ese sentido cada subserie se archiva por aparte ta que es una tipología de acta diferente, por ende tienen consecutivo diferente de numeración interna de acta y su foliacion va independiente cada una.
Finalmente recuerda que las series documentales con unidades documentales simples siempre van independientes la foliacion sin importar el volúmen documental que tenga, y las series documentales con unidades documentales complejas van consecutiva la foliacion ya que hace parte del mismo trámite.
@@LuisEduardoUnigarro Muchas gracias por tú tiempo y clara respuesta.
Buenas tardes mirando el vídeo de filiación tengo una pregunta cuando foliamos un documento y es de dos cara se coloca el número y la R pero se debe colocar el número y seguir con la secuencia
El numero y R/V y seguir consecutivo
Hola una pregunta un documento que va ser digitalizado es Necesario foliarlos
Hola Jairo, claro que si, en el proceso de digitalización de un expediente es requisito previo que este este plenamente clasificado, ordenado y con la descripción documental, entre ello la foliacion es parte del control de la cantidad de folios de la carpeta que al ser digitalizada y estar foliada también nos dará un indicativo de que hace parte de un expediente de archivo debidamente organizado.
Dios te bendiga disculpa y cual es la ley de la legislación Archivística vigente.... yo como apenas estoy estudiando esto aprovechare sus conocimientos ,,,que bueno que en la biblioteca virtual se encuentren personas valiosas como usted, mil gracias ...bendiciones.
La ley general de archivos, la 594 del año 2000, igualmente puedes encontrar el resto de marco normativo en la página del Archivo General de la Nación
@@LuisEduardoUnigarro muchas gracias
Buenos días. Por favor me podrías brindar información, si para una Empresa Privada aplica la misma normatividad.
El sector privado puede adoptar y tomar referencia de la normativa vigente aplicable al sector público mas no esta obligado a hacerlo.
Hola tengo un caso, encontré un archivo con hojas foliadas casi desechas e irrecuperable, en ese caso que se puede hacer? Si las hojas están muy dañadas, ese archivo está guardado en sistema, pero también se necesita del físico. Agradezco la ayuda
Hola, primero debes darle prioridad a la restauración de la información, a su conservación y mediante una valoración documental determinar la importancia de la información. Para posteriormente decidir si conservarla, eliminarla, restaurarla o migrarla a otros soportes. Te recomiendo consultes la guia del sistema integrado de conservación SIC expedida por AGN
Buenas noches y para foliar un anexo que tiene por ejemplo 10 hojas pero se enviará en formato digital? ¿las hojas escaneadas deben ser enumeradas con el mismo número de folio? o simplemente la primera hoja de este conjunto de hojas que forman un documento o anexo?. Gracias por su respuesta.
Hola, gracias por preguntar mira la foliacion debe ser consecutiva en el expediente si esos anexos hacen parte del expediente fisico deben ser foliados normal, independientemente si se van a escanear y enviar en digital.
@@LuisEduardoUnigarro Muchas gracias y éxitos!
Buenos días, que pena una pregunta, como debe ir el orden de fecha de los documentos, ósea cuando yo abro la carpeta el primer folio será de fecha actual o será de la fecha en que se creo el folio por ejemplo que se origino el mayo 5 de 2016 y termina en la fecha actual por ejemplo 25/06/2021. Muchas gracias.
La ordenación de los documentos dentro del expediente por lo general debe ir en orden cronológico es decir el primer folio es el de la fecha mas antigua y el último folio de la fecha mas reciente, compararlo con un libro (tiene un principio, un desarrollo y el final)
Buenas noches Luis, muy bueno el vídeo... estoy nuevo en mi empleo y estoy manejando archivo público, tengo unas preguntas:
1. Las Ordenes de Pago son de serie documental simple? (La Orden de Pago contiene soportes como Comprobante de Egreso, Soporte Transferencia, etc)
2. La Hoja de Control es el mismo Índice Documental?
3. Si debo recibir el archivo pero no tiene Inventario Documental, cual sería la forma ideal de recibirlo?
Muchas gracias, quedo atento a tu ayuda.
Hola Gio, gracias por preguntar no olvides suscribirte para estar pendiente de nuevo contenido que iré subiendo al respecto.
1. Lo que hace una serie documental simple es que esta generada por documentos de un mismo formato y por lo general cuando empiezas un trámite se genera dicho documento y ahi mismo se finaliza el trámite no requiere de mas documentos para dar solución a ese procedimiento, por ejemplo un acta, o un informe son documentos que se crean con la necesidad de solventar alguna situación y simplemente con su producción ya lo hacen, no requieren de mas soportes, por mucho llevarán la respuesta u otro documento pero muy esporádicamente o casi nunca. Eso los hace una unidad documental simple ( un mismo formato o tipología documental siempre) pero diferente uno de otro, es decir cada uno resuelve un problema o situación diferente por eso es independiente la foliacion.
Ahora bien, cuando hablamos de series documentales con unidades documentales complejas es decir un expediente que se crea con razón de solucionar un trámite o adelantarlo para dar solución o resolver una tarea en concreto, pero que para lograrlo es necesario crear muchos documentos por que el procedimiento lo exige, es en este caso que ese grupo de documentos creados en resolución de un mismo trámite conforman una unidad documental compleja ya que no se pueden separar por que son parte del mismo trámite y se extienden por mas de una carpeta o expediente, en ese caso y solo en ese caso cuando supera mas de una carpeta hablando del mismo tema y resolviendo el trámite se realiza la foliacion continua.
Las órdenes de pago que refieres pueden ser unidades documentales complejas por que las conforman varías tipologías como tu lo mencionas, pero ojo hay también casos en los que asi sean complejas, la foliacion es independiente al no superar el límite de los 200 folios ya que por ejemplo: Orden de pago 001 ( con sus anexos) total 100 folios que no se pueden separar, inicia una nueva orden de pago la 002 donde se pagan diferentes cosas pero que también es orden de pago con sus anexos o tipologías, total 100 folios mas para un total de 200 en esa carpeta con dos ordenes de pago, pero sale la orden 003 pagando otras cosas diferentes a las 001 y 002 también con 100 folios y decides abrir otro expediente para incorporarlas, ahora la pregunta es: va continua la foliacion o va independiente ?
La respuesta es independiente, aun que sea una unidad documental compleja porqué en ese caso específico ya se dio inicio en el segundo tomo con una orden nueva de contenido diferente a las anteriores por tanto no es continuación de la primera carpeta. Espero me allá hecho entender :).
Muy diferente cuando la unidad documental es tan compleja que para terminar el trámite que se inició necesita producir mas de una carpeta de 200 folios y crece tanto al punto de superar ese tope por ejemplo una investigación o una historia laboral de un funcionario, un contrato de obra, son series muy extensas en resolución de un mismo trámite, todo habla de lo mismo, del mismo contrato 7 carpetas, la misma historia laboral del funcionario que laboro 5 años en la empresa 4 carpetas, una investigación a pepito perez 10 tomos ( en todos los casos foliacion continua) y la rotulación en esos casos va: tomo 1 de 10, tomo 2 de 10 o volumen 3 de 10, Volúmen 04 de 10... Por que es mismo trámite, foliacion continua.
Cuando es foliacion simple la rotulación en cada carpeta siempre sera volumen 1 de 1 o Tomo 1 de 1.
2. Si la hoja de control es el mismo índice documental, solamente que en mi empresa el formato se llama así (hoja de control) pero cumple la misma función descriptiva del índice documental.
3. Lo mas recomendable es que te entreguen mediante acta y obligatoriamente mediante FUID es decir Inventario Documental, el FUID lo anexan al acta de entrega donde firmen las partes involucradas, quien recibe y quien entrega, es un requisito obligatorio que exige el Artículo 15 de la Ley 594 del 2000. Si no te entregan por lo menos con un inventario general te recomiendo informar a la administración inmediatamente e indicar la norma citada y aludir que recibes sin inventario como la ley lo exige y por tanto no te responsabilizas por documentos que lleguen a faltar o a estar en otras condiciones. De alli dejas un salvamento para ti y puedes empezar con tu archivo tranquilo, aveces recibes y no sabes lo que te estan entregando y si no informas das por hecho de que recibes de conformidad.
Saludos.
@@LuisEduardoUnigarro (estoy suscrito hace meses jeejej... sus vídeos regios ;) )
Excelente explicación! me has dado información valiosa que veré de que forma la aplico, necesito iniciar pronto con esta parte. en cuanto tenga otra duda seguro que estaré escribiéndole nuevamente. Muchas gracias por su oportuna información.
Hola la carpeta se numera en consecutivo 1_1 1.2 1.3 así o es 1.1. 2.2 3.3
DISCULPE UNA PEGUNTA pero a mi me enseñaron que en documentos originales no se debe hacer anotaciones adicionales......entonces si se puede emplear lapiz??¡
Claro que si, obviamente la idea no es deteriorar el documento ni agregarle anotaciones diferentes a las ya impresas en el documento o fechas o recibidos en espacios que generen confusión o tachen información original, sin embargo el uso de lápiz es netamente para el procedimiento de foliacion documental el cual esta avalado en la legislación Archivística vigente. En resumen se puede usar lápiz únicamente para la foliacion documental y de la forma como lo estipula el Archivo General de la Nación.
Saludos.
@@LuisEduardoUnigarro Dios te bendiga gracias x compartir tus conocimientos .....
justo mañana tengo una entrevista :v
Buenos dias luis una duda yo estoy foliando con la ayuda de un sellero automatico hay algun problema?
Hola amigo, si bro hay problema, la norma dice exactamente que debes realizar la foliacion en lápiz de mina negra tipo HB O B, y a menos que tu sello automático sea de ese material no habría problema 😁
Hola, tu sabes cuanto se cobra por foliar documentos, si hay alguna tarifa específica?
Toma referencia de las tarifas de AGN de la resolución 049 del 28-01-2019.
Es correcto que envie un documento y haga la foliciación del adjunto en la parte inferior derecha de forma descendente
?
Hola, no es correcto, como indico en el vídeo la foliacion va unicamente en la parte superior derecha de los documentos en el sentido de lectura de cada documento. Aplicando igualmente para anexos en soporte papel.
@@LuisEduardoUnigarro Gracias! Por su respuesta y por el video. =)
Cuáles son normas se seguridad en archivo
Buenos días tengo una inquietud si la hoja trae dos caras y las dos trae información se folian por ambos lados o solo por la cara recta ..
Hola, solamente por la cara recta, colocando el numero consecutivo de folio + el R/V
Pero se sigue con el consecutivo en la siguiente hoja
Una consulta, la foliación en documentos horizontales se hace en la parte derecha superior como se lee el documento, pero al momento de organizar la carpeta se coloca hacia a la derecha para así leer bien documento, osea el folio quedaría en la parte inferior derecha, por favor sacarme de duda
Así es, la foliacion siempre va en la parte superior derecha de como se lee la información del documento independiente de su diseño, tamaño o forma, es netamente un tema de calidad a la hora de digitalizar los documentos ya que cuando se digitalizan, si la foliacion queda correcta como indica la norma, en la imagen digital aparecerá el numero de folio claro y puntual en la parte superior derecha del documento.
Por otra parte, la ubicación física del documento dentro de la carpeta si varía dependiendo de la unidad de conservación que utilices el tamaño de cada formato etc, pero no quiere decir que por ejemplo los documentos horizontales los debas archivar o ubicar dentro del expediente de forma literalmente horizontal respecto a la carpeta vista desde su forma vertical, ya que quedarian por fuera de la misma.
Espero haberme hecho entender 😁
@@LuisEduardoUnigarro si, gracias por responder, pero lo que digo es, la posición del documento en vertical, si el título está en la parte superior en forma horizontal, este cambia, pero lo que quiero saber es si, ese título va hacia a la derecha o la izquierda, En el video se ve que lo colocas en la izquierda, tengo esa duda, a mi enseñaron que es la derecha, por eso la duda, gracias
@@ycaicedo84 Siempre lo he manejado a la izquierda, aun que también he visto documentos archivados con el título en la parte derecha ya es una cuestion de paradigmas que se utilizan, ya que no hay nada estipulado tan específico que yo sepa que regule ese tema. Pero seria bueno que todo el expediente lo llevará hacia un mismo sentido y más allá de ello, que la foliacion este bien.
@@LuisEduardoUnigarro gracias, usted es muy amable, sería genial realizar un vídeo sobre los diferentes unidades de conservación que se utiliza en un fondo, además de cajas y carpetas, cuáles otras serían, gracias
Hola, en caso de que me haya equivocado al momento de foliar una hoja horizontal que puedo hacer, utilice una foliadora y esa si que no se puede borrar 😥
hola buenos días tengo una pregunta ojala me la puedas responder, que tan cierto es que no puedo borrar, para corregir foliación?
Falso, la foliacion al realizarse en lápiz debes borrar en caso de que sea errónea por eso esta en lapiz ya que no hay motivo para tachar algo que se puede borrar y ocupar mas espacio en el folio realizando otro número.
Lo correcto siempre que este en lápiz en caso de equivocarse en borrar y hacer el numero correcto de folio.
Ya si de trata de una numeración automática o que este en esfero y deba ser corregida, se anulará dicha foliacion con una linea oblicua como lo indica el instructivo de foliacion de AGN.
Hola buenas noche como hago para que los documento que estan en carpeta me queden alineado,parejo
Si es el caso de carpetas que llevan ganchos legajadores para sostener la información, y si a si vez , esos expedientes llevan documentos en formato carta y oficio, la recomendación sería poegar suavemente el documento por la mitad y marcar el centro de la hoja para realizar la perforación, a la misma medida para documentos carta y oficio y ese sería el parámetro para incorporar los documentos al interior de la carpeta.
La cuestión no es que esten alineados todos arriba o abajo, ya que si tienes un ejemplo: 80% de documentos en formato carta y 20% en oficio y procedes a alinear todo, las hojas tamaño oficio quedarán con una pestaña sobrando la cual se va dañando con el tiempo. Por eso recomiendo plegar todos los documentos a la mitad de su tamaño sean carta u oficio y asi archivarlos en las carpetas.
Ya en casos de carpetas que no necesitan ganchos no hay problema.
ola oye cuando el documento tiene varias foliaciones hay q se debe hacer?
Solamente debe haber una única numeración consecutiva, por lo que los demás números incorrectos debes anularlos en caso de que no se puedan borrar y esten en esfero por ejemplo.
Lo haces trazando una linea diagonal sobre el número incorrecto (cada uno) las veces que sea necesario y luego colocas el número de folio correcto.
Muy buenas noches tengo una consulta, tengo varios comprobantes de pago con sus soportes y ya están foliados , ¿puedo agruparlos en una sola unidad de conservación ( carpeta) hasta completar los 200 folios? , o cada comprobante va en una unidad?
Los comprobantes conformarían una misma serie documental, puedes archivarlos todos de forma secuencial cronologíca en el mismo expediente hasta completar los 200 folios o si llegado al caso, sale mas de 1 carpeta por la cantidad de comprobantes, puedes seguir la secuencia en un segundo tomo.
No tendría sentido usar una sola unidad de conservación para cada comprobante y sus anexos.
Saludos
Señor Luis muchas gracias si eso es claro , la cuestión es que cada comprobante con sus soportes ya está foliado, y no superan los 200 folios , estos se pueden agrupar respetando su foliacion? O toca reforzar todo? Gracias
Refoliar
@@mauriciocanargogalindo9119 Si el expediente esta mal organizado asi este foliado, habría que refoliar, por eso las etapas de la organización de archivos se ejecutan secuencialmente, primero se clasifica, luego se ordena y finalmente se describe y en la etapa de descripción documental entra la foliacion.
Tu puedes tener todo el archivo foliado por ejemplo pero si esta mal ordenado y no respeta el principio de orden original, perdiste el trabajo y la foliacion realizada.
@@LuisEduardoUnigarro mil gracias muy amable, Dios te bendiga
Luis Eduardo cuando tengas tiempo puede hacer video de TRD y TVD, gracias
Claro que si, es uno de los mas complejos de hacer ya que su temática es supremamente técnica. Pero si lo he pensado para poder compartir lo que se al respecto de esos instrumentos archivistivos. Gracias por la idea y no olvides suscribirte :)
@@LuisEduardoUnigarro muchas gracias, ya estoy suscrita 😉😊
Cual es el nombre del formato que cierra el expediente?
No tengo conocimiento de algun formato que sea exigido para tal fin, el expediente simplemente cierra una vez finaliza el trámite para el cual fue creado, pero que sepa no hay un formato que testimonie o registre ese hecho.
@@LuisEduardoUnigarro Tengo entendido que se usa para los casos de liquidación o fusión de entidades, he buscado por toda internet pero no me sale. Aún así gracias por tu respuesta.
@@jhangum8905 interesante, primera vez que escucho el concepto. Se que hay que diligenciar el FUID con motivo de fusión o supresión de una dependencia pero es el Inventario Documental sera eso a lo que refieres ? Si es asi, te recomiendo que veas el video de inventario documental que tengo en el canal allí toco dicho tema.
Puedes hacer un video explicando un paso a paso como se realiza el formato de eliminacion en archivo de gestion y central
buena pregunta ...bendiciones
Doctor una pregunta en el caso de pruebas pegadas en una hoja como debe foliarse
Se debe realizar la foliacion en la hoja que soporta las demas. Mas no en cada documento pegado.
@@LuisEduardoUnigarro gracias
@@LuisEduardoUnigarro doc así se encuentren pegadas por las dos caras de la hoja solo debe foliarse de frente ?
@@vivianavargas8816 con gusto 😊
Pero es mejor no borrar para no dañar la hoja es mejor línea oblicua y seguir la foliacion hacia abajo?
Me gustaría aprender más
Empieza por leer mucho, la normatividad vigente en materia archivística, disponible en la Página del Archivo General de la Nación
Hola buenas tardes un vídeo sobre uso de anexos
Tengo una pregunta. ¿quienes son los responsables en la empresa a realizar la foliacion?
La foliacion documental debe realizarla quien administra el expediente en su etapa activa, es decir cada funcionario publico lo debe hacer, la responsabilidad de organización del archivo lo cual incluye la foliacion es de cada productor documental. Artículos 15 y 16 de la Ley 594 de 2000, responsabilidad especial de los servidores públicos.
Saludos.
@@LuisEduardoUnigarro aqui en esta pregunta entran los archivistas???=
@@rosaam5267 también, pero no solamente ellos son quienes realizan este procedimiento, como vez todo servidor público a cuyo cargo se le entreguen o produzca información a razón del desarrollo de sus funciones, es responsable de la organización de su archivo. ;)
@@LuisEduardoUnigarro Dios te bendiga disculpa mi ignorancia pero quienes son los servidores públicos???
@@rosaam5267 Todos los funcionarios que trabajen directamente con entidades publicas o privadas que ejecuten recursos públicos.
que quiere decir: folio(llenarse en evaluacion curricular)
Las definiciones están claras en el instructivo expedido por el AGN 🤙
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-Revisión y guía en procesos de levantamiento de TRD, CCD, TVD.
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-Transferencias Primarias
Entre otros temas; Escríbeme a: luis.unigarro1003@gmail.com
buenas tardes de pronto usted tiene algun video de las carpetas AZ Y ARCHIVADORES, LO QUE se refiere al marbete, indice y guia ====????' gracias bendiciones
disculpa tu gmail no existe
@@jokonavarro3001 Claro que si, es ese tal cual como esta escrito
crematorio en isla soledad
Hola, tu podrías explicar una transferencia primaria gracias
Hola como estas claro que si, deseas que te explique por este medio en "comentarios" o un vídeo al respecto.
@@LuisEduardoUnigarro Hola muchas gracias . Tu vídeo fue de gran ayuda, quisiera saber un poco de ID de eliminación.
Se escucha muy bajo 😬
Amigo en donde trabajas? Sabes si hay vacantes?
En la Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional y las vacantes para entidades públicas son ofertadas mediante concurso de meritos el cual ya fue adelantado por la comisión nacional del servicio civil. 🥲
No te escucho nada. Dale más volumen y escuchemos música pero clásica, es de mi justo.
Muy largos esos videos ZzZzZ
Lo se, pero no hay de otra, y eso que trato de resumir lo que mas puedo, pero el tema es asi largo y detallado.
@@LuisEduardoUnigarro De todas maneras gracias papu.
Muchas gracias
Hola Daniela con todo gusto 😁
buenas tardes , una consulta al momento que se quiere realizar un cuadro de valoracion de documento , en la parte del primer cuadro si me indica : n° dcto , va en orden correlativo (1,2,3,4) o se coloca el numero de informe , oficio , resolucion depediendo del documento al cual se realiza la valoracion , gracias.
Hola, podrías especificarme que es un cuadro de valoración de documento ? Para poder resolver tu inquietud, igualmente no creo que te refieras a Tabla de Valoración Documental TVD que es otra cosa diferente y que no mencioné en el video.
Cuando refieres "orden correlativo" a que te refieres ? A un orden consecutivo o seguido ?
@@LuisEduardoUnigarro buenas, nose si el nombre es ese o no, pero me refiero al cuadro donde tienes que llenar ( asunto, entidad productora , edad de doc, tipo de documento , etc )
@@LuisEduardoUnigarro me referia que si el nro de doc es dependiendo a la persona que lo elabora , algo asi como doc 1 , doc2 , doc3 ....
@@giansalas6620 la verdad no se a que cuadro te refieras, sera un formato de rotulación de carpeta o caja ?