Ordenación documental
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- เผยแพร่เมื่อ 5 ต.ค. 2019
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Continuidad de la serie de vídeos del proyecto de organización y trasferencia de archivos del Grupo Contractual de la Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional.
Vídeo #2
2 de 3
"Ordenación documental"
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Entre otros temas; Escríbeme a: luis.unigarro1003@gmail.com.
Me interesa
Muchas gracias por tener la delicadeza de explicar todo el proceso que lleva un documento.
Bendiciones.
Muy bien Luis Eduardo, aquí ya aclaré algunas dudas ¡Muchas gracias!
Muchas gracias por el buen contenido!
Luis Eduardo muchas gracias de esta manera práctica es más fácil entender
Hola Luis Eduardo, muy interesante el video me es de mucha ayuda.
reciba un cordial saludo apreciado luis eduardo, quiero manifestar mi agradecimiento por compartir tus conocimientos, en estos momentos inicie un contrato por dos meses para la organización de documentos de contratación y historias laborales , podría decirte que eres como un ángel de luz que DIOS me ha mandado para guiarme y permitirme cumplir con éxito los objetivos de mi contracto mil gracias por tener esa empatia y compartir tus conocimientos , DIOS te bendiga inmensamente y espero aprender mas de ti, tengo mis bases de conocimientos pero no hay nada mejor como fortalecerlo con la practica.
Gracias por tu apreciación, es gratificante saber que puedo ayudar a otras personas. Saludos
@@LuisEduardoUnigarro deseo estrechar una buena amistad contigo, quiero aprender del mejor y cada dia superarme gracias por existir 🙏
Muchas gracias, explicas muy bien, y tus vídeos son muy útiles para aquellos que estamos aprendiendo de Gestión Documental.
Me alegra que te sea de utilidad la información
Mucha gracias por este aprendizaje
Gracias excelente explicación.
Excelente!
Muchas gracias, eres muy amable. :)
Aprendí exlente
Hola, me gustaría que hicieras un video como vas clasificando y archivando y el rótulo de la carpeta.
La explicación que da es excelente muchas gracias me aclaro muchas dudas
Gracias, me alegra que te sirva el contenido.
Buenos días, señor Luis Eduardo. Me podria por favor ayudar en este caso: qué hago en el caso que tenga varias fechas dentro del mismo documento es decir: radicado, fecha con sello de la empresa, fecha con firma, fecha de creación y documento sin fecha. Ya que en mi empresa tomamos las del radicado, pero me pasa un caso y es que tengo sellos de ejecutoria o notificación con fecha muy superior ejemplo tengo un acto administrativo del 20 de enero del 2022 (radicado) y posteriormente tengo otro documento que me dice notificación (sello) de ese acto con fecha del 30 de marzo del mismo año? Dejo el primero con el radicado o lo arrastró con el otro? O cada uno en su sitio?. Mil gracias. En el caso mío tengo el sello detrás de mi resolución en ese caso se que lo dejo con la notificación, pero cuándo estos vienen separados, qué haría? Gracias.
gracias luis eduardo explicas muy bien
😘😎
Con gusto
excelentes videos,me han ayudado mucho en mi trabajo
Genial, 👌
Me sirvió de mucho para el ciclo. Muchas gracias :)
Para servirte 👍
Gracias por la explicación 👍
Con gusto Angie 😊
Con la forma de archivar cronológicamente te solicitan un documento reciente tienes comenzar a mover todos los documentos para poder retirar el documento solicitada.
Si hay que hacerlo, hay que hacerlo, asi como también hay que cumplir los lineamientos y normativa que expide el archivo general de la nación como ente rector de la actividad archivística en Colombia, mas aun cuando de principios archivísticos se trata. (Orden original del expediente). De allí la forma de ordenar los documentos al interior de la carpeta, recuerda que sea cual sea el sistema de ordenación seleccionado, sea numerico, alfabético, mixto etc, SIEMPRE y sin excepción se debe respetar el principio de orden original del expediente.
Para facilitar el acceso y consulta de la información también hay programas de preservación digital en la que si llevas una buena gestión documental en tu entidad, no vas a tener si quiera que abrir el expediente original para facilitar la consulta de información y bastará con buscar la información en el inventario y facilitar el archivo en medio digital o copia desde un backup de la información digitalizada. Todo depende del contexto de la entidad y el nível de gestión documental que tengan.
Para mí concepto la mejor forma de archivar es numéricamente independiente sea cual sea el Objeto social de la Empresa que sea.
Hay diferentes sistemas de ordenación que se adaptan a las características de los documentos, facilitando su consulta, sin embargo siempre hay que tener presente que independientemente del sistema utilizado se debe respetar el PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL.
Le escuchaba para la ordenación; para mí concepto la Ordenación Cronológica debe ser así:
El documento más revienta debe de ir abajo y los que van llegando se van colocando encima y así sucesivamente. La Unidad de Instalación le recomiendo la carpeta café Superarchivo perforadora de dos huecos y gancho de cabeza redonda metálico legajador # 9 y así aprovechas que te quepan en esta Unidad de Instacion unos 650 a 700 hojas tamaño carta.
Buen aporte, sin embargo la legislación en Colombia dice que en cada carpeta van maximo 200 folios por carpeta, el documento mas antiguo va al inicio de la carpeta y el más reciente va en la parte de atrás (respeto al principio de orden original de los expedientes). Las carpetas no deben ser perforadas y los documentos tampoco, para proteger el soporte documental y preservar la información en óptimas condiciones.
Gracias
Gracias por todas las recomendaciones dadas. Luis, en el caso de las subseries documentales como planes de mejoramiento què criterios se deben tener en cuenta para su ordenaciòn documental, gracias.
Hola gracias por preguntar, mira independientemente del sistema de ordenación que escojas debes siempre tener en cuenta que se debe respetar por encima de cualquier cosa el principio de orden original, como uno de los principios archivísticos que no se puede transgredir, lo que indica que siempre al expediente debe evidenciar como se desarrolló el trámite o asunto, de inicio a fin, por lo general los planes de mejoramiento viene primero el plan como tal que suele ser una tabla con las tareas del plan, posteriormente irán los soportes documentales del cumplimiento de cada tarea, pero siempre la misma cronología de los documentos nos va a mostar y contar como se desarrollo todo.
muchas gracias
😳, con gusto Ingrid "Unigarro" 🤭
Muy buena explicacion.
Gracias
La foliación en la unidad compleja si hay de ambas se debe llevar normal en él orden que viene la organización del expediente
Asi es, eso es respeto al principio de orden original de los archivos, se lleva de forma consecutiva.
Hola, excelente video... tengo una inquietud. ¿a la unidad compleja de documentos la debo anexar en el expediente con algún tipo de gancho o algo asi? digo... cómo sería para en caso de consulta, saber que pertenecen a una misma unidad documental. Gracias, saludo.
Hola, inicialmente un expediente que esta en proceso de organización o que esta en gestión y continuo crecimiento, suele llevar ganchos metalicos, clips, gancho mariposa, plastificados entre otros elementos como separatas y demas elementos con el fin de "separar" o identificar el inicio de una unidad documental compleja y su final, con el fin de poder saber donde empieza y donde termina. Sin embargo una vez el expediente es clasificado adecuadamente, ordenado y realizada la foliacion documental y la hoja de control, se procede a retirar todo este tipo de elementos y la documentación debe quedar libre de ellos. A ese procedimiento se le denomina depuración o selección documental en la etapa de organización de archivos.
Por lo anterior y respondiendo a tu pregunta, no deben llevar ningún elemento que los separe y el instrumento de consulta es la hoja de control del expediente la cual te indicara claramente, si hay una unidad documental simple o compleja en tu expediente, en que folio empieza y en que folio termina, su fecha y una breve descripción de la misma.
@@LuisEduardoUnigarro Mil gracias, valiosa respuesta.
Buenos días 🌄 cuando hay de 300 folios de documentos de oficios recibidos como se los folea?
Hola.
En un solo expediente el AGN recomienda tener como máximo por carpeta un total de 200 folios.
Por lo que debes retirar los 100 folios restantes e incorporarlos en otra carpeta.
En cuanto a la foliacion de esas dos carpetas, la primera se enumera desde 1 hasta 200 y la segunda depende si es del mismo trámite o no.
Si es del mismo trámite de la primera carpeta, es decir si es continuidad del expediente complejo, la foliacion es continua y debe seguir en 201,202,203...hasta 300.
Por otra parte si no existe una continuidad en el trámite y se trata de documentos simples o unidades documentales simples. (Informes, actas, resoluciones, circulares etc) la foliacion va independiente por carpeta. Es decir la primera carpeta va de 1 a 200 y la segunda carpeta vuelve y empieza en 1 hasta 100.
Te recomiendo que busques el instructivo de foliacion documental expedido por el Archivo General de la Nación, allí aclaras tus dudas respecto a la foliacion.
Asimismo debes comprender que es un expediente, que es una unidad documental simple y que es una unidad documental compleja.
Hola Buenos días, en el caso de contratos a termino fijo se pueden dejar juntos los que hayan de una misma persona en una sola carpeta y manejar como historia laboral?
Desde mi perspectiva NO, ya que una cosa es una historia laboral y otra son los contratos, las historias laborales se conservan 80 años después de retirado el funcionario, los contratos alrededor de 20 años.
Por otra parte cada expediente contiene el conjunto de documentos agrupados en razón de un mismo trámite y aunque sean de la misma persona, cada contrato puede variar en el monto salarial, el objetivo del contrato, las fechas de inicio y fin de cada uno, entre otros aspectos, siendo información diferente aun cuando pertenecen a la misma persona.
Yo los agruparia en la série CONTRATOS y crearía un expediente independiente por cada contrato existente por separado, asi sean del mismo funcionario. Respetando el principio de orden original de los expedientes.
Don Luis buen día una una pregunta si el número de acta no coincide con el orden cronológico de la fecha ejemplo. Acta.010 fecha 23-02-2022, acta 011 fecha 22-02-2022 la pregunta es que orden debo llevar el número de acta o fecha ?
Debes escoger el sistema de ordenación que mas te convenga para la consulta de la información, si escoges sistema cronológico sera por la fecha del acta la forma de archivarlo independientemente si no coincide el número de acta, por otra parte, si escoges sistema de ordenación numérico se tendría únicamente en cuenta el numero de acta sin importar la Cronológia de producción.
Tu escoges el que mas se acomode a tus necesidades, para eso estan los sistemas de ordenación 👌
Hola Luis. Al hablar de la serie contratos te refieres a que debo ordenar por cada contrato que se le hace a cada persona??? O puedo armar la serie contrato de diferentes personas? Gracias
Hola Herly, NO soy Luis pero quiero aportar a tu pregunta; La serie contratos se refiere a los expedientes es todo el proceso de contratación de un bien o servicio y debe hacerse por cada persona física o moral ya que afectará el presupuesto de la institución es decir se hará un pago y por ejercicio es decir por año ; saludos desde la Ciudad de México. Trabajo en un archivo.
Hola, no mira cuando me refiero a serie documental estoy hablando de la producción secuencial de documentos de un mismo tipo en resolución a un mismo tramite, por ejemplo: si en tu empresa hay un grupo de talento humano ellos por el desarrollo de sus funciones hacen por ejemplo certificaciones pero no solamente hacen una certificación al mes sino muchas y siempre hacen todos los días. Por lo cual se evidencia una serie documental CERTIFICACIONES.
Si deseas ampliar el concepto de que es una serie o subserie revisa el glosario terminologico del AGN (Acuerdo 027 de 2006)
Por otra parte cuando de ordenación documental se trata, tu puedes escoger el sistema de ordenación que mas se ajuste a tus necesidades siempre y cuando se respeten los dos principios archivísticos (Principio de procedencia y principio de orden original).
La forma de llevar cada expediente de contratos depende de que tipo de contratos manejen, por ejemplo: si los contratos llevan un numero consecutivo es decir contrato 1, contrato 2, contrato 3... etc. los organizas independientemente por ese numero (cada parteta aparte), pero si son contratos laborales a x persona se deben organizar igualmente una carpeta para cada contrato laboral, con el fin de facilitar su búsqueda, aun que eso depende de la extensión de dicha carpeta en folios, por que si por ejemplo: el contrato laboral de pepito perez solamente tiene 4 folios y no mas; no vale la pena tener una carpeta con tan pocos folios, perdiendo el espacio de 200 folios que puede llevar , en ese caso puedes meter mas de un contrato laboral en una misma carpeta e identificarlos en la hoja de control, se puede hacer siempre y cuando sea de la misma serie documental CONTRATOS.
Como vez todo dependen de como se te facilite para la consulta.
Saludos.
Saludos.
Buenas tardes tengo una duda en cuanto el consecutivo de las cajas del archivo central de recursos humanos . Debe ser consecutivo historias laborales con nómina y seguridad social?
El consecutivo de cajas en archivo central es unico y diferente al que se lleva en archivos de gestión, por lo general se va asignando numeración de archivo central a medida que la transferencia primaria ingresa y es aceptada en el AC.
si al organizar un expediente cual fecha se debe poner como inicial la del anexo que tiene la fecha mas antigua o la del contrato que tiene una fecha posterior??
Si órdenes la unidad documental respetando el principio de orden original el documento mas antiguo irá primero o en su defecto el documento remisorio que contiene anexos con fechas más intiguas, siempre va a existir un orden natural en el sentido como se desarrolla el trámite y en ese mismo orden se archiva se toma como referencia la fecha de generación del documento principal que "amarra" los demás. Mas no las fechas de los anexos
Hola buenos días, una pregunta en el caso de contratos de prestación de servicios se debe separ cada contrato en carpetas diferentes así sean de la misma persona?
Yo considero que si, ya que cada contrato así sea de la misma persona tiene un consecutivo diferente o un numero de contrato distinto, asimismo vas a encontrar contratos firmados en diferentes años. Por lo que los tiempos de retención vencerian primero para unos y después para otros. Es mejor cada contrato en expedientes individuales.
muchas gracias por la aclaración @@LuisEduardoUnigarro
esplica bien gracias
Hola Luis Eduardo. Para hacer una consulta ?cuánto vale organización de un fondo acomulado por un metro lineal?.. Estaré agradecida por su respuesta que me pueda brindar
Hola johana, dependiendo de la complejidad del archivo, pero por lo general el metro lineal las empresas de gestion documental lo cobran entre 600 a 800 mil pesos cada ML.
El archivo general de la nación también ofrece servicios archivísticos de organización de archivos, pero el ML de ellos es super caro tienen dos costos uno para archivos no tan complejos como en 1 millón y otro para archivos complejos como en 1.200.000.
Y como hace uno cuando en una entidad que tiene mas de 12 años nunca han llevado un proceso documental. Y tienen toda mayoria de la documentación perforada, y en capetas de ganchos. Todo en cajas grandes hechados a perder y necesitan organizar. Por donde se inicia y con que instrumento documental
hola como esta? que proceso de la organizaciòn consolida la foliacion?
Cuando hablas de organización es la suma de las tres etapas ( clasificación + ordenación + descripción ) y en la fase de descripción documental esta incluida la foliacion.
Como puedo dividir serie y sub serie de unos trabajos de contabilidad, es decir, como podría evidenciar la serie contabilidad y la sub serie los trabajos de contabilidad?, teniendo en cuenta que consta todo, de una guía y las soluciones de las mismas, ya lo separé por fechas
La desicion de dividir o identificar una serie o subserie debe ser basada en las TRD o TVD de la dependencia donde trabajas, ademas debes tener en cuenta si se trata de un mismo trámite por lo que no deberías dividirlo, por que no cumplirias con el principio de orden original, sin embargo si sabes que son dos procedimientos totalmente diferentes los puedes separar y pueden ser de la misma serie o subserie o de diferentes.
En resumen si es de un mismo trámite te recomiendo no separarlo ya que ese es el orden natural de ese archivo y para consultarlo es mejor contar con la totalidad del expediente, o si vez que es lo contrario lo puedes separar pero la desicion de asignarle un nombre de serie o subserie ya la tomas tu basandose en el contenido informativo de tu archivo y comparándolo con las TRD o TVD.
Las series y sub series se tiene que ver reflejadas en una única carpeta? Y si es así, no afecta el número de la foliación? Al momento de pasar de series s sub series?
@@diegoprieto9013 Hola amigo, no necesariamente deben ir en una sola carpeta pues la producción documental de una dependencia puede ser tan grande y de diferentes series que pueden tener varias carpetas con las mismas series o subseries documentales.
Disculpa, cómo se consigan las fechas en los rótulos de caja , cuándo se mezclan las series ?
Hola milena, mira la forma de diligenciamiento de los rótulos de caja debe ser consecuente con una adecuada organización del archivo.
Por lo que leo, tu pretendes mezclar las series y subseries documentales en una caja, simplemente para que te coincida por fecha toda la producción documental, sin importar que eso lleve a archivar las series documentales mezcladas, lo cual no te lo recomiendo ya que no facilita la consulta de información de una forma adecuada, lo correcto es archivar una serie completa y luego continuar con la otra sin importar las fechas de cada expediente, ya que para ello están otros instrumentos de control de la información como la hoja de control o índice o los rótulos de carpeta e inventario documental, no necesariamente todo el archivo tiene que ir compilado por fechas en cuando a la ordenación o ubicación de las carpetas dentro de las cajas, por que recuerda que para ello también existen unas temáticas diferentes series o subseries documentales que se deben agrupar en primera instancia “agrupaciones documentales” para ahí si ordenar de forma cronológica pero internamente cada expediente es decir cada documento de cada carpeta, mas no las carpetas en la totalidad del archivo en cuanto a su posición.
Dado lo anterior, mi recomendación es que primero organices adecuadamente tu archivo por series y subseries documentales y por vigencias, siendo consecuente con el orden en el que aparecen dichas series y subseries en las TRD o TVD, posteriormente te centres en la rotulación de las cajas que es lo más fácil, ya que simplemente es colocar la información que ya traen los rótulos de carpeta.
Adicionalmente recuerda que en el rotulo de caja pueden haber dos tipos de fechas a diligenciar y eso depende del diseño del formato que tengan en tu empresa, por lo cual no te puedo orientar específicamente a tu pregunta ya que diligenciar un rotulo simplemente es colocar las fechas que aparecen en cada expediente, para el caso de fechas iniciales y finales de una carpeta en específico se coloca: fecha inicial: día, mes y año de la primera unidad documental del expediente y en fecha final: día, mes y año de la última unidad documental adicionada en el expediente, a diferencia del concepto de fechas extremas: que se refiere a la fecha inicial de la primera carpeta y la final de la última carpeta, lo cual es totalmente diferente y puede que el rotulo de tu empresa solamente tenga uno de ellos o ambos campos.
Saludos
@@LuisEduardoUnigarro Muchas gracias por tú tiempo y clara respuesta. Trabajo en el archivo de la Dirección de Sanidad de la Policía Nacional. Me ayudaste a aclarar con amplio criterio mi duda. Mil gracias
Amigo, como se calcula el numero de folios de una caja o de un metro lineal?
En la Norma Técnica Colombiana NTC 5029 MEDICIÓN DE ARCHIVOS te dan las fórmulas para calcular el promedio de folios por metro lineal, En el anexo B de la norma hay una tabla que te indica cuantos folios pueden haber en un metro lineal, no es exacto el calculo pero si un promedio aproximado y todo depende de factores como: gramaje del papel, unidad de almacenamiento, antiguedad del soporte etc.
Las cantidades de folios según la formula que la norma da y los factores que te indique anteriormente oscilan entre 7.000 y 18.600. Folios por metro lineal en promedio.
Me gustaría conocer sobre como se maneja la ordenación de la documentación especial que llega a un expediente. EJEMPLO : FOTOS, VIDEOS, AUDIOS ETC...
Hola, los documentos de soporte distinto a papel se pueden dejar en el expediente dejando la respectiva anotacion de su existencia en el FUID pero lo recomendable es realidad una referencia cruzada o testigo documental de modo que estos puedan ser conservados en unidades de almacenamiento acordes a su formato.
En cuanto a la ordenación en caso de un archivo que comprende únicamente estos documentos en otros formatos es igual, recuerda que independientemente del tipo de documento y su soporte los principios archivísticos de procedencia y orden original aplican, por lo que se ordenan basados en instrumentos archivísticos como TRD, TVD aplicando la clasificación documental, la ordenación sea temática, alfabética, mixta, onomástica, geografíca, cronológica, etc la que mas se ajuste al tipo de archivo, y finalmente se aplica la descripción documental que permita acceder a la información y consultarla utilizando formatos para este aspecto.
@@LuisEduardoUnigarro muchas gracias por la aclaración. éxitos !
@@johnfreddypatino7428 Con gusto bro
Hola cómo sabemos cuándo debemos elegir uno de ellos para organizar un archivo que estás intervenido
Debes adoptar el sistema de ordenación que más convenga para el tipo de archivo que administras, no es obligatorio escoger siempre el mismo pero si es obligatorio que independiente el sistema que escojas, en su aplicación se debe respetar el principio de procedencia y orden original.
El mas usado y recomendado es el sistema Numérico - Cronológico 😁
Ya la decisión final la toma quien administra el acervo documental de modo que se pueda facilitar la consulta de la información y se respeten los principios archivísticos.
Saludos
Buenas tardes , sr luis donde puedo conseguir la cartilla de ordenacion documental , la busque en el agn pero no la encontre Gracias
Hola al parecer la bajaron, sin embargo es esta:
www.yumpu.com/es/document/read/55894730/cartilla-de-ordenacion-agn-1
Bueno señor sr luis muchas gracias he aprendido mucho con sus videos , he reforzado los aprendizajes del Tecnologo gracias
Hola tengo una consulta, en caso de que la empresa no tenga TRD como debería guiarme para clasificar los documentos?
Cuando no existen TRD el manejo que se le da a la documentación es como fondos acumulados para ello simplemente debes clasificarla por asuntos o temas, por vigencias y aplicar principios archivisticos de procedencia y orden original, puedes clasificar, ordenar y describir los archivos hasta llegar al FUID y ya después con el fondo acumulado organizando se puede pensar en realizar TRD o TVD
@@LuisEduardoUnigarro Hola Luis, gracias por tu respuesta. Tengo algunas dudas, quisiera saber si podría contactarme contigo por algún medio. Saludos
@@dayerlismelissaaltamarrodr1340 Claro que si, escríbeme a mi correo luis.unigarro1003@gmail.com y te brindo toda la información de mi asesoría personalizada en gestión documental.
Señor Luis Eduardo buenas noches, pregunta: en ese orden de ideas, cómo se foliaría una serie compleja? por ejemplo si son Ordenes de Pago se foliaría hasta completar 200 folios ó se foliaría por expediente (teniendo en cuenta la cantidad de folios que lo conforman) y dejaría índice documental encima después de cada expediente (por ej: primer expediente se foliaría desde 1 hasta 15; expediente dos desde folio 1 hasta 8 y así sucesivamente) ... espero haberme expresado claro. Gracias por su ayuda.
Hola, todo depende si se trata de series o subseries con unidades documentales simples o complejas, si es simple es foliacion independiente por cada carpeta si es compleja es seguido respetando siempre el máximo de 200 folios por carpeta.
Como tu lo expresas, si estas seguro de que tus archivos de ordenes de pago son serie compleja debes hacerlo seguido o continuo.
@@LuisEduardoUnigarro hay una situación, y es que algunas de estas Ordenes de Pago se pagan cada mes, por ejemplo servicios públicos, nómina de funcionarios, entre otras... por ej: sale una Op para ti en enero, febrero, marzo y así sucesivamente... o energía, agua, teléfono para cada mes y son varias dependencias; la cuestión es que son muchas Op mensualmente así que eso me tiene algo confundido.
Cuando dices que cada carpeta de tener 200 folios , entonces cada vez que se inicie una carpeta aunque sea una nueva serie se debe un desde 1hasta el 200 o se debe mirar si existen serie consecutiva anterior para darle continuidad ?
buenas tardes
Buenas tardes
Luis Eduardo unigarro yo soy archivista como hago para hacerte llegar mi hoja de vida para tener la oportunidad de participar en algún proyecto
Hola amigo, gracias por tu comentario e interés.
El tema de la hoja de vida facil a mi correo y ya, sin embargo no te digo que la envíes puesto que no estoy inmerso actualmente en proyectos que requieran de la contratación de personal en Archivística, los videos que grabo son desde mi lugar de trabajo y los hago para expandir el conocimiento y poder compartir algo de lo que he aprendido con todos ustedes.
Me gustaría mucho poder ayudarte, pero lamentablemente no puedo hacerlo y espero puedas ubicarte laboralmente en algun proyecto que requiera de tus servicios como archivista.
Saludos.
Aprendí más que en el SENA... Jaja
Jajajaja, gracias bro 👍😄
hola alguien que me puede ayudar con algo relaciondo
CLASIFICACIÓN ORDENACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE SERIES, SUBSERIES Y EXPEDIENTES
Ayudar en que sentido ? Plantea mejor la pregunta y en la media de lo posible te sera resuelta
CUAL ES EL TIEMPO MAXIMO PARA CONSERVAR DOCUMENTACION EN EL ARCHIVO
Depende de la serie documental, de los valores documentales en cada caso, de las TRD o TVD. En si no hay un tiempo fijo para todo o máximo.
Encontraras casos en los que hay documentos que duran 2 o 3 años en archivo de gestión y después se eliminan, como también hay casos como por ejemplo la historia laboral que dura 80 años o mas en el archivo y después de retirado el funcionario.
gracias
@@LuisEduardoUnigarro
Muy buenos videos, pero por favor; no les coloques música de fondo
Lo se, error cometido al empezar a grabar 😁
Hola, buenos días, para archivar necesito un computador?
Si son documentos electrónicos si =P
Para el diligenciamiento de formatos en la fase de descripción documental prefiero hacerlos en computador, quedan mejor, mas estéticos, legibles y presentables, sin embargo se puede hacer a mano.
En realidad no es que se necesite ya que la labor se puede adelantar a mano pero si para algunas cosas es indispensable y es mejor que si lo tengas.
Me podrías ayudar con expedientes de cheques
Hola, como cualquier otro tipo de archivos, debes escoger el sistema de ordenación que mas se adecué a tus necesidades de consulta, para el caso de los cheques es posible ordenar tanto de forma cronológica por fecha de expedición, por orden alfabético en caso de los clientes a quien se les expidió o los recibidos, o en orden numérico por el consecutivo interno de cada cheque, o mixto todo es posible siempre y cuando se garantice una adecuada consulta cuando sea requerido.
@@LuisEduardoUnigarro si pero.en este no especifica de cheques sino de documentos los expedientes de cheque cuenta con orden de compra comprobante de recepción y otros documentos
@@yortega5043 si te refieres a un expediente conformado por varios documentos en resolución de un mismo trámite, hace parte de una serie documental compleja, en ese caso los debes ordenar, respetando la secuencia natural de su producción documental, es decir en el orden natural en el que fueron creados hasta finalizar el trámite, es igual que cualquier otro archivo. Aplicación de principios de procedencia y orden original.
el audio es muy bajo
que puedo hacer si un documento no tiene fecha?
Por lo general lo primero que se hace es buscar si es algún anexo a otro documento, si no se encuentra se clasifican de acuerdo al trámite que cumple en una posición dentro del expediente que consideres viable para que se entienda que función cumplió dentro del trámite, de igual forma en ese caso se relaciona en la hoja de control solamente el nombre del tipo documental pero se deja S/F en el espacio de fecha. O también lo puedes ajustar colocandole una fecha de recibido del documento con un fechador y haces una firma para formalizar la fecha en el que el documento ingresó al expediente y la archivas con esa.
@@LuisEduardoUnigarro muchas gracias 👀
@@hachesp6015 🤙😁
Hola me gustó los vídeos y me gustaría saber cómo podría tener más información, puesto que estoy trabajando organizando un archivo y tengos muchas dudas ,me gustaría una orientación más profunda , gracias
Hola María, si deseas escríbeme a mi correo luis.unigarro1003@gmail.com y con gusto te ayudo en tu proyecto