Aspectos básicos de las unidades de correspondencia, procedimientos asociados como apoyo a los procesos de la Gestión Documental en las organizaciones.
$ PROGRAMA DE ASESORADOS $ -Asesorías personalizadas. -Asistencia técnica y visitas de acompañamiento -Revisión y guía en procesos de levantamiento de TRD, CCD, TVD. -Organización de Archivos -Diseño de Formatos -Transferencias Primarias Entre otros temas; Escríbeme a: luis.unigarro1003@gmail.com.
Luis Eduardo, felicitaciones por tu video, muy clara la explicación; debo dominar o al menos tener unas buenas bases sobre gestión documental para el cargo al que aspiro por mérito en mi región; por cual de tus videos me recomiendas empezar y con cuales debo seguir para tener un buen material de estudio y apuntar a ser la primera en la lista de elegibles? Agradezco mucho tu ayuda y que compartas tan generosamente tus conocimientos en la materia.
@@rouss6113 Hola Rouss me alegro que la información te sea de utilidad, puedes empezar por los de organización documental, clasificación, ordenación y descripción documental, luego el de como hacer el inventario documental, luego al final ves los de eliminación documental y tablas de retención documental.
buenas tardes quisiera saber estas dudas que tengo 1Dónde debe quedar ubicada la unidad de correspondencia en la empresa 2 Qué servicios presta 3 Con que recursos, equipos, materiales y elementos debe contar 4 Qué clase de documentos puede recibir
Hola. 1. la ubicación por lo general es en un lugar visible al público y normalmente es al ingreso a las instalaciones de la empresa o cerca a la entrada literalmente. 2. Servicio de recepción de documentos institucionales y externos (peticiones, quejas,reclamos, consultas) 3. Lo normal de oficina (puestos de trabajo, equipos de computo, escaner, un casillero quizá, para organizar los documentos, y el recurso humano 4. Internos y externos
Buenas tardes, Luis Eduardo: Cuál es el orden ideal para organizar la correspondencia, enviada y recibida, de una institución ? En una misma carpeta, se pueden archivar ambas divisiones ?
Te recomiendo el vídeo de organización de archivos que tengo en el canal, lo ideal es que clasifiques la información de acuerdo a series y subseries documentales, dependencias productoras de información, vigencia de la información etc, lo de archivar en dos carpetas como documentos recibidos y documentos enviados ya esta mandado a recoger. En resumen la información se clasifica primero, luego se ordena internamente y finalmente se describe pero siempre respetando los principios archivísticos de procedencia y orden original y apoyados en la TRD o TVD
Buenas noches Luis Eduardo, por favor tengo una duda, en el acuerdo 060 dice que las comunicaciones que lleguen sin firma y sin nombre se reciben pero no se radican, mi duda es: esto todavia es así? ya que tengo entendido que no se deben recibir todas las peticiones, que pena sera que estoy revolviendo todo?, muchas gracias por su ayuda y de nuevo felicitaciones por su claridad en los videos.
Hola, mira... Efectivamente el acuerdo indica en su artículo 10 que cuando una comunicación no esté firmada se considerará ANÓNIMA y deberá ser remitida sin radicar a la oficina de competencia, en ese caso lo que se hace es precisamente eso, no se le genera numero de radicado en el sistema que ustedes tengan estandarizado sino que se remite por otro medio o dejando constancia en una planilla u otro medio pero sin radicad, ya que para radicarlo el sistema te va a pedir datos del destinatario nombres etc, y ese documento no los va a tener. Pero también es obligación de la entidad de recibir dichas comunicaciones ANÓNIMAS, y responderlas de forma pública o en su sitio web ya que asi sean anónimas estan deben ser resueltas. Por lo general son tramitadas a la oficina de atención al ciudadano OAC de la empresa y ellos se encargan de resolver la petición y publicar la respuesta en el sitio web, pero si se deben recibir. Lo único que cambia es que no van radicadas.
Igualmente recuerdo que en el Paragrafo 2 del Artículo 16 de la Ley 1755 de 2015 por la cual se regula el derecho fundamental de petición, establece que en NINGÚN caso la petición podra ser rechazada por motivos de fundamentación inadecuada o por estar incompleta. Asi que ya sabes... Si o si hay que recibirlas.
Si es dentro de la misma entidad, simplemente usas un formato de comunicaciones oficiales enviadas y reenvías o devuelves el documento a la dependencia competente, dejando el registro de fecha, hora, características del documento, nombre y firma de quien recibe en la planilla, también se puede s través del sistema o software de gestión de documentos que tengan implementado, buscando el documento en el sistema y reenviandolo a la oficina competente dejando el comentario en el sistema y llevando el documento fisico a su vez.
muy bueno pero de pronto revisar en que te enfoques mas a nivel empresa y no institucional o gobierno por que cuando hablas te enfocas mucho en eso y para las empresas se llama es cad de correspondencia y se utiliza mas es aéreas o departamento
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-Asistencia técnica y visitas de acompañamiento
-Revisión y guía en procesos de levantamiento de TRD, CCD, TVD.
-Organización de Archivos
-Diseño de Formatos
-Transferencias Primarias
Entre otros temas; Escríbeme a: luis.unigarro1003@gmail.com.
Luis Eduardo, felicitaciones por tu video, muy clara la explicación; debo dominar o al menos tener unas buenas bases sobre gestión documental para el cargo al que aspiro por mérito en mi región; por cual de tus videos me recomiendas empezar y con cuales debo seguir para tener un buen material de estudio y apuntar a ser la primera en la lista de elegibles? Agradezco mucho tu ayuda y que compartas tan generosamente tus conocimientos en la materia.
@@rouss6113 Hola Rouss me alegro que la información te sea de utilidad, puedes empezar por los de organización documental, clasificación, ordenación y descripción documental, luego el de como hacer el inventario documental, luego al final ves los de eliminación documental y tablas de retención documental.
@@LuisEduardoUnigarro Muchas gracias❗ 💪💐💯
@@rouss6113 Con mucho gusto ☺️
Excelente tutorial , ni los profesores del Sena !!! quisiera saber mas sobre tus tutoriales o cuanto cobras por un asesoramiento. Muchas gracias
Escribeme a luis.unigarro1003@gmail.com y te envío la información de la asesoría
será tu instructor, porque la mía es excelente. :)
Hola muchas gracias amigo
Importante tu explicación muy buena su enseñanza
Gracias por tu apreciación
buenas tardes quisiera saber estas dudas que tengo 1Dónde debe quedar ubicada la unidad de correspondencia en la empresa 2 Qué servicios presta 3 Con que recursos, equipos, materiales y elementos debe contar 4 Qué clase de documentos puede recibir
Hola.
1. la ubicación por lo general es en un lugar visible al público y normalmente es al ingreso a las instalaciones de la empresa o cerca a la entrada literalmente.
2. Servicio de recepción de documentos institucionales y externos (peticiones, quejas,reclamos, consultas)
3. Lo normal de oficina (puestos de trabajo, equipos de computo, escaner, un casillero quizá, para organizar los documentos, y el recurso humano
4. Internos y externos
Muchas gracias!!!
Con gusto 😌
Buen trabajo
Buenas tardes, Luis Eduardo: Cuál es el orden ideal para organizar la correspondencia, enviada y recibida, de una institución ? En una misma carpeta, se pueden archivar ambas divisiones ?
Te recomiendo el vídeo de organización de archivos que tengo en el canal, lo ideal es que clasifiques la información de acuerdo a series y subseries documentales, dependencias productoras de información, vigencia de la información etc, lo de archivar en dos carpetas como documentos recibidos y documentos enviados ya esta mandado a recoger.
En resumen la información se clasifica primero, luego se ordena internamente y finalmente se describe pero siempre respetando los principios archivísticos de procedencia y orden original y apoyados en la TRD o TVD
Excelente trabajo.
Buenas noches Luis Eduardo, por favor tengo una duda, en el acuerdo 060 dice que las comunicaciones que lleguen sin firma y sin nombre se reciben pero no se radican, mi duda es: esto todavia es así? ya que tengo entendido que no se deben recibir todas las peticiones, que pena sera que estoy revolviendo todo?, muchas gracias por su ayuda y de nuevo felicitaciones por su claridad en los videos.
Hola, mira... Efectivamente el acuerdo indica en su artículo 10 que cuando una comunicación no esté firmada se considerará ANÓNIMA y deberá ser remitida sin radicar a la oficina de competencia, en ese caso lo que se hace es precisamente eso, no se le genera numero de radicado en el sistema que ustedes tengan estandarizado sino que se remite por otro medio o dejando constancia en una planilla u otro medio pero sin radicad, ya que para radicarlo el sistema te va a pedir datos del destinatario nombres etc, y ese documento no los va a tener.
Pero también es obligación de la entidad de recibir dichas comunicaciones ANÓNIMAS, y responderlas de forma pública o en su sitio web ya que asi sean anónimas estan deben ser resueltas.
Por lo general son tramitadas a la oficina de atención al ciudadano OAC de la empresa y ellos se encargan de resolver la petición y publicar la respuesta en el sitio web, pero si se deben recibir. Lo único que cambia es que no van radicadas.
Igualmente recuerdo que en el Paragrafo 2 del Artículo 16 de la Ley 1755 de 2015 por la cual se regula el derecho fundamental de petición, establece que en NINGÚN caso la petición podra ser rechazada por motivos de fundamentación inadecuada o por estar incompleta. Asi que ya sabes... Si o si hay que recibirlas.
muchas gracias por la información, donde puedo conseguir este tipo de información pero en libros, escritos, etc...?
Si te refieres a las normas como tal las encuentras en la página del archivo general de la nación.
Hola buenas Luis Eduardo ,¿ cómo hago el trámite de devolución de un documento sea interna o externa?
Si es dentro de la misma entidad, simplemente usas un formato de comunicaciones oficiales enviadas y reenvías o devuelves el documento a la dependencia competente, dejando el registro de fecha, hora, características del documento, nombre y firma de quien recibe en la planilla, también se puede s través del sistema o software de gestión de documentos que tengan implementado, buscando el documento en el sistema y reenviandolo a la oficina competente dejando el comentario en el sistema y llevando el documento fisico a su vez.
@@LuisEduardoUnigarro gracias
@@dayanapadilla2784 Con gusto
Tengo una pregunta: ¿Por qué se mueve la imagen de correspondencia interna?
buenas noches por favor me colabora con ejemplos de correspondencia interna enviada cual es)==?? y la correspondencia externa enviada==? gracias
Gracias
muy claro. gracias
Excelente
muy bueno pero de pronto revisar en que te enfoques mas a nivel empresa y no institucional o gobierno por que cuando hablas te enfocas mucho en eso y para las empresas se llama es cad de correspondencia y se utiliza mas es aéreas o departamento
Hola señor de corresponencia