Microsoft Planner & Teams: Wie Du Boards mit Buckets und Gruppierung strukturierst

In diesem Best Practice Video zeige ich die Möglichkeiten zur Strukturierung von Planner Boards. Planner ist eine der am häufigsten verwendeten Apps innerhalb von Microsoft Teams Kanälen. Und richtig angewendet kann Planner Teams sowohl in der Eigenorganisation als auch in den wichtigen Workstreams unterstützen.
Wie aber kann der Planner erfolgreich eingesetzt werden. Eine wichtige Rolle kommt dabei der Boardview also der Ansicht zu. Diese Ansicht wird überlicherweise über Buckets, also Aufgabenstapel, strukturiert. Buckets sind frei definierbar. In den Buckets werden Aufgaben am besten inhaltlich und thematisch zusammengefasst. Damit der Aufbau der Buckets gelingt, zeige ich im Video auch die weiteren Gruppierungsmerkmale im Planner Board, die systemseitig vorhanden sind. Dazu zählen z.B. Status, Mitarbeiterzuordnung oder Dringlichkeit. So kannst Du vermeiden, Buckets für Merkmale zu verwenden, die ohnehin vorhanden sind.
Welche Möglichkeiten der Strukturierung stehen noch zur Verfügung? Da sind noch die Bezeichnungen, die ebenfalls frei definierbar sind. Auch nach diesen kann das Board gruppiert werden.
Solltest Du einmal das Gefühl haben, dass der Planner trotz sinnvoller Buckets und Bezeichnungen unübersichtlich geworden ist, können auch Filter weiterhelfen.
Und last not least gehört es auch zu den Best Practices, den Planner nicht als statisches Projektmanagement Tool zu begreifen, sondern zur Abbildung dynamischer Workstreams zu verwenden.
Dann solltest du mit dem Planner an dein Ziel kommen, und nie mehr Lost in Planner sein.
00:00 Einleitung Planner Boards
00:28 Mit Buckets und Gruppierungen arbeiten
08:30 Best Practice Tipps Microsoft Planner
10:15 Videoempfehlungen zu Teams & SharePoint

[@helmutbauer2304]

Hervorragend erklärt!

[@preamp365]

Danke und viele Grüße, Björn

[@DidiBr72]

Danke für die gute Erklärung. Ich werde auf der Arbeit zukünftig wohl viel mit Microsoft-Produkten arbeiten. Wir machen auch regelmäßige Gemba Walks. Die daraus resultierende Arbeiten/Aufgaben könnte man sehr gut mit diesem Tool festhalten und die Aufgaben den entsprechen Abteilungen zuweisen. To-do habe ich mir auch angeschaut, glaube aber Planner ist besser geeignet. Deshalb nochmal Danke, vllt kann ich ja ein paar Bonuspunkte sammeln😊

[@preamp365]

Danke fürs Feedback. Viel Erfolg mit dem Tool.

[@user-se3fc3jg2v]

Klasse Video, vielen Dank.
Beim Erstellen von neuen Plänen sind mir Unterschiede zwischen Teams und Planner aufgefallen. Wenn ich einen neuen Plan im Planner erstelle und einer bestendenden M365 Gruppe zuordne, finde ich diesen Plan nicht in Teams wieder. Andersherum allerdings schon. In der Übersicht im Planner sehe ich die Pläne auch anders dargestellt. In Teams erstellte haben die Breadcrumbs "Gruppenname" > General in der Ansicht und die im Planner erstellte haben das nicht. Ich bin etwas verwirrt und wäre dankbar für eine Antwort. 😀

[@preamp365]

Hi, Danke fürs Feedback. Ich nehme deine Anmerkungen ins Backlog, so aus der Hüfte geschossen kann ich leider nichts dazu sagen. VG

[@andreerichter5423]

Hallo, wie könnte man eine Musteraufgabe mit Exceltemplates erstellen, also Excelvorlagen, die beim Kopieren der Musteraufgabe als Kopie der Vorlage in der neuen Aufgabe angelegt werden? Im Usecase: für die Shoperöffnungen gibt es eine Excel Einkaufsliste als Muster. Wenn ich eine neue Aufgabe in einem Bucket "Einkaufen" aus einer Musteraufgabe erstelle, soll in dieser eine Kopie der Einkaufsliste verwendet werden.

[@preamp365]

Hi, ich sehe derzeit keine einfache Möglichkeit, das umzusetzen, weil der Task-Kopiervorgang kein guter Trigger für die Automatisierung ist. Wäre es eine Idee, die "Einkaufsliste" einfach als SharePoint-Liste pro Projekt/Plan zur Verfügung zu stellen? Das ließe sich gut automatisieren. VG Björn

[@christopheisner7689]

Danke für das Video. Gibt es eine Idee/Möglichkeit eine Art Muster aus Excel zB zu nutzen um mehrere Aufgaben auf einmal anzulegen?

[@preamp365]

Vermutlich kannst du das mit Power Automate umsetzen, die Definition der Aufgaben könnte in Variablen festgelegt werden

[@thomasweger4682]

Klasse Video!
Ist eine Grafische Darstellung mittels Gantt-Diagramm möglich?
Danke für eine Rückmeldung!

[@preamp365]

Hi, Danke für das Feedback! Momentan ist das Out of the Box leider nicht möglich! Die Produkte Planner und Project verschmelzen aber mittelfristig. VG Björn