ð So planst Du einen produktiven Tag mit Outlook (inkl. Timeboxing)
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- āđāļāļĒāđāļāļĢāđāđāļĄāļ·āđāļ 3 āļ.āļ. 2024
- In diesem Video schauen wir uns den Begriff Timeboxing, eine effektive Methode des Zeitmanagements, genauer an.
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⎠Inhalt âŽâŽâŽ
00:00 Einleitung
00:29 Was ist Timeboxing?
01:26 Timeboxing in Outlook
04:33 Was sollte man bei der Planung beachten?
07:15 Abschluss und Videoempfehlung
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Ich mÃķchte mich herzlich fÞr die wertvollen Tipps zur Organisation von Outlook und Co. bedanken. Die RatschlÃĪge aus euren Videos habe ich bereits umgesetzt und bin nun ÃĪusserst effizient im IngenieurbÞro tÃĪtig. Das Management von E-Mails und Terminen stellt eine grosse Herausforderung dar, die ich dank eurer Anleitungen hervorragend meistern kann.
Das freut uns. Danke fÞrs Feedback ð
Lieber Marcel, super Video werde das in unserem BÞro weitergeben.
Das freut mich. Vielen Dank fÞr dein Feeback Walter Stuber ðð
Ansicht - Layout und ab da unterscheidet sich mein Outlook von Ihrem.
In der Monatsansicht ist die Option "tÃĪgliche Aufgabenliste" ausgegraut und funktioniert nicht. Die tÃĪgliche Aufgabenliste geht nur in der Wochenansicht oder der Tagesansicht. Vielleicht liegt es daran?
Lieber Marcel,
vielen Dank. Dein Video kommt zur rechten Zeit. Mit dem genannten Boxing werde ich u. a. meine Widervorlage - auch von euch vorgeschlagen - kompensieren. ( Termin, etc. und WV = Nr. ) Das System der goldenen Regel - SIEBEN - behalte ich bei. Das Buch: So geht BÞro heute, ist zusÃĪtzlich meine Fibel. Wenn man die von euch vorgeschlagenen Regelwerke nicht anwendet oder nicht beherrscht, dann muss man einen Plan machen um einen Plan zu erstellen.
In den kommenden 14 Tagen/drei Wochen, werde auch ich Videos erstellen. Eben zu euren Themen und die diesbezÞgliche Umsetzung in meinem BÞro-und privatem Alltag. Alles unter dem Motto : BÞroKaizen und meine daraus gewachsenen Erfolge.
Ich gebe euch nunmehr das zurÞck, was ich mir von euch lieh.
Danke Marcel und dem gesamten Team von BÞroKeizen.
Lieber Michael, vielen Dank fÞr dein Feedback. Das freut uns wirklich sehr. Bitte halt uns auf dem Laufenden mit den Videos. Das interessiert uns natÞrlich auch sehr ðð
Herzlichen Dank, fÞr mich die beste Strategie um Dinge erledigt zu bekommen.
Mir fehlt allerdings die Anzeige, dass eine Aufgabe bereits im Kalender erstellt wurde. Ein kleines Symbol wÞrde hier schon genÞgen. Was ich dann auch schade finde, dass ich daraus nicht einfach meine Zeiterfassung erstellen kann. Mein Kalender ist lÞckenlos, hab damit alles dokumentiert, jetzt brÃĪuchte ich nur noch eine MÃķglichkeit, dass Mir meine Zeiten aus dem Kalender zieht. Kennt ihr jemand ein passendes Tool?
Sehr Hilfreich. Ich habe es auch fÞr schon umgesetzt. Nachteil ist, dass die Termine dann auch im Teams sind und ich dann als BeschÃĪftigt angezeigt werde. Vorteil, dass mich weniger Mitarbeiter bei meiner Bearbeitung stÃķren.
Man kann den Termin so einstellen, dass die Zeit frei bleibt :-)
70-80% des Tages sind bei mir- und bei fast allen meinen Kollegen- durch Besprechungen belegt. Daher schleppen wir alle zig Aufgaben von Tag zu Tag vor uns her. Mit To Do wird dann tÃĪglich priorisiert was am wichtigsten und dringendsten ist. Zu den schon 2 Wochen im voraus gesetzten Platzhaltern im Kalender, die fÞr Aufgaben bearbeiten gedacht sind, kommen leider hÃĪufig ungeplante ad-hoc Meetings dazwischen.
eine meeting firma, wann wird dann das geld verdient? vom blÃķd labern fÞllt sich die kasse net, obwohl auch mein chef denkt das wÞrde reichen.
So kann man sich einfach die ganze Woche vollplanen und den eigenen Kalender fÞr andere Termine blockieren , sehr effektiv ;-)
ð
Wo ist denn die Ansicht der Aufgabenliste im Kalender im neuen Outlook geblieben? Hier im Video ist das noch nicht aktiviert (Schalter âTesten Sie das neue Outlookâ ganz rechts oben).
Ich habe vor der Umschaltung (Outlook neu) auch mit der Aufgabenliste im Kalender gearbeitetâĶ. im neuen funktioniert das leider nicht. Oder habe ich ebenfalls nicht gefunden ðĪ·ââïļ
Es gibt diese Funktion im neuen Outlook (noch?) nicht. Das neue Outlook ist eine Vorschauversion. Es gibt einige Funktionen die aktuell noch in der Entwicklung sind. So lange nutze ich persÃķnlich noch das klassische Outlook fÞr Windows (das wird uns auch noch bis mindestens 2029 erhalten bleiben).
PS: Du kannst dir im neuen Outlook die To Do Aufgaben am rechten Bildschirmrand des Kalenders anzeigen lassen (indem du in der Kopfzeile auf das "Mein Tag" Symbol klickst und dann von "Kalender" auf "To Do" wechselst). Von dort kannst du auch Aufgaben auf den Kalender ziehen (genau wie im Video gezeigt). Ist zwar nicht ganz dasselbe wie im klassichen Outlook. Funktioniert aber auch.
Na da bleib ich lieber beim personal Kanban :D Stop starting, start finishing :D
Auch ein gutes System ð
Vielen Dank wieder einmal fÞr das gelungene Video! Man kann das jedoch nicht mit dem "neuen" Outlook umsetzen -jedenfalls ich nicht. Meidest Du das neue Outlook?
Danke fÞr dein Feedback ð Ich teste die neue Outlook Version immer wieder. Ist aber noch eine frÞhe Vorschauversion mit Fehlern und fehlenden Funktionen. Produktiv arbeite ich erstmal weiter mit dem klassischen Outlook fÞr Windows weil damit auch die groÃe Mehrheit unserer Kunden arbeitet. Die klassische Outlook Version bleibt bis mindestens 2029 erhalten. Bis dahin hat Microsoft noch Zeit die eine oder andere Funktion nachzuliefern und Funktionsgleichheit zwischen den beiden Versionen herzustellen ð
PS: Du kannst dir im neuen Outlook die To Do Aufgaben am rechten Bildschirmrand des Kalenders anzeigen lassen (indem du in der Kopfzeile auf das "Mein Tag" Symbol klickst und dann von "Kalender" auf "To Do" wechselst). Von dort kannst du auch Aufgaben auf den Kalender ziehen (genau wie im Video gezeigt).
Moin, vielen Dank fÞr dieses Video. Gibt es die gleiche MÃķglichkeit im neuen Outlook? Es gibt leider nur die Spalte rechts wo die Aufgaben eingeblendet werden kÃķnnen.
Es geht aktuell nur mit der Spalte rechts. Die tÃĪgliche Aufgabenansicht wo die Aufgaben unterhalb der Tage sind geht im neuen Outlook nicht. Ob das noch kommt als Funktion ist unbekannt.
Besten Dank, allerdings klappt das nicht in der WEB-Version. Schade. Ich kann unter dem Kalender keine Aufgabenliste anzeigen lassen
Du kannst dir die To Do Aufgaben bei der Web-Version am rechten Bildschirmrand anzeigen lassen. Von dort kannst du auch Aufgaben auf den Kalender ziehen (genau wie im Video gezeigt).
Ich komme immer wieder a den Punkt zurÞck, dass ich mir eine Mail markiere und dann die Mails abarbeite als Aufgaben anstelle es so zu machen wie hier beschriebenâĶdaher meine Frage: Wie kann ich denn aus einer E-Mail am einfachsten einen Task/eine Aufgabe erstellen? Derzeit lege ich mir immer einen Termin an und ziehe da alle Mails rein, die dazu gehÃķrenâĶleider oft umstÃĪndlich ð
Am einfachsten erstelle ich aus eine Mail eine Aufgabe indem ich einen Quickstep nutze th-cam.com/video/GUAYTmAYGBM/w-d-xo.html
Hallo Marcel,
wie weit ist das neue Outlook mit dieser Ansicht? Ich bekomme diese Planungsansicht nicht im Web nachgebaut, oder?
FÞr mobiles Arbeiten wÃĪre das u.U. sehr interessant
Du kannst dir im neuen Outlook und auch bei Outlook im Web die To Do Aufgaben am rechten Bildschirmrand des Kalenders anzeigen lassen (indem du in der Kopfzeile auf das "Mein Tag" Symbol klickst und dann von "Kalender" auf "To Do" wechselst). Von dort kannst du auch Aufgaben auf den Kalender ziehen (genau wie im Video gezeigt). Ist zwar nicht ganz dasselbe wie im klassichen Outlook. Funktioniert aber auch. Ansonsten kann ich nicht sagen ob Microsoft dort irgendwann auch genau die gleiche Funktion wie im klassichen Outlook nachliefert.
Ich nutze 365 auf dem Mac. Sowohl im Browser, wie auch in der Desktop App habe ich Þberhaupt nicht die AuswahlmÃķglichkeiten. Die Reiter Datei - Start - Senden/Empfangen - Ansicht habe ich Þberhaupt nicht. Demzufolge kann ich das alles gar nicht einstellen. Kann mir hier jemand einen Tipp geben? Danke!
Schade dass es keine Kalender Integration mit Microsoft To Do gibt.. Ich kann mir die Tasks zwar wie bei dir gezeigt reinziehen, aber das hat keinen Einfluss auf den Datensatz im To Do. das verschieben im Kalender auf einen anderen Tag hat keinen Einfluss auf die To Do Aufgabe.
Vielleicht kommt das noch - die Hoffnung nicht aufgeben ð ð
Vielen Dank fÞr das informative Video. Ich arbeite schon so. Leider geht die Planung nur in Outlook auf Windows. Leider nicht am MAC ðĨïļ oder IPad oder IPhone. Hast du fÞr diese GerÃĪte eine LÃķsung.
Dort wÞrde ich die Termine fÞrs Timeboxing einfach von Hand in den Kalender eintragen (bzw. Aufgabentext in einen Termin kopieren)
Sehr interessant, nur leider kann ich die die Daily Task List nicht aktivieren - sie ist bei mir ausgeschaltet (hell grau) und in den Einstellungen kann ich sie ebenfalls nicht einschalten. HÃĪngt es vielleicht damit zusammen, daà diese Option in der Zwischenzeit von Outlook deaktiviert ist?
In der Monatsansicht ist die Option ausgegraut und funktioniert nicht. Die tÃĪgliche Aufgabenliste geht nur in der Wochenansicht oder der Tagesansicht. Vielleicht liegt es daran?
@@buerokaizendigital Besten Dank! Ja, genau das war das Problem ð ... jetzt passt alles! ð
Ich merke immer wieder, dass ich zu einer geplanten Zeit (und Zeitraum) manchmal keine Inspiration bezÞglich einer Aufgabe oder Herausforderung finden kann oder habe. SpÃĪter, wenn ich dann bei etwas anderem bin, kommen mir dann verschiedene LÃķsungen in den Sinn. Wie soll ich damit umgehen?
Notiere dir die LÃķsungen und gehe sie dann an wenn du Zeit hast, wo ist das Problem?
@@Foxhunter_DE Ja, einfach betrachtet ist das richtig. Doch in der RealitÃĪt halt anders. Es fÞhrt dazu, dass ich in einer geplanten Zeit nicht zu einer LÃķsung komme und Zeit verschwende und wenn ich dann mit etwas beschÃĪftig bin, abgelenkt werden.
@@Jan_Hille Naja, was willst du jetzt hÃķren? Musst deine. kram zusammen bekommen, manchmal muss man halt durchziehen auch wenn es einem gerade keinen Spaà macht. Wenn es bei dir immer die gleichen Muster sind, musst du halt deinen Arbeitsalltag hinterfragen und ggf. umstellen. Wie gesagt, Stift und Zettel parat halten, bei guten Ideen kurz als Stichpunkt aufschreiben damit es aus dem Kopf ist und weitermachen. Etwas Selbstdisziplin muss man da schon haben.
@@Foxhunter_DE Ich denk das ist ein MissverstÃĪndnis. Es geht nicht um Lust und Unlust. Ich kann mir schon vornehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt eine technische LÃķsung fÞr etwas zu finden. Aber die Erfahrung Zeit, dass die wirklich guten LÃķsungen spontan stehen. Das ist nicht wie bei Mathe oder so, wo man die LÃķsung einfach erzwingen kann. Meine Erfahrung zeigt, dass man auch mit aller Selbstdisziplin der Welt so etwas nicht erzwingen kann.
@@Jan_Hille Ja, wie gesagt, notiere es dann und gut ist. Ich bin jetzt Þber 12 Jahre selbststÃĪndig, wenn ich so ein Aufgabenhopping betreiben wÞrde, wÞrde ich nie etwas fertig bekommen. FÞr sowas habe ich meinen Taschenbegleiter dabei, schnell eine Notiz darin damit der Gedanke aus dem Kopf ist, und weiter machen. Das was du willst geht nicht, der Mensch kann kein Multitasking. Also musst du dich fÞr eines entscheiden.
Tja lieber Marcel, wie schon mal gesagt. Das neue Outlook bietet die schÃķne Planungsansicht mit den Aufgaben in der Wochenansicht nicht mehr an. ðĒ
Reicht es nicht aus, wenn du diese dafÞr in âToDoâ siehst? Ich meine, wenn man sie der Reihe nach bearbeitet ist es doch in OrdnungâĶ
@@achimklement9482 NatÞrlich kommt man damit irgendwie auch klar, aber diese Ansicht wo du genau auf einen Blick siehst, wie sich deine Aufgaben auf die Wochentage verteilen ist schon wirklich gut. AuÃerdem lassen sich dann direkt schÃķn die Aufgaben in die LÞcken vom Kalender ziehen. Obwohl ich eher To Do nutze (wegen der Teilschritte, welche die Outlook-Aufgaben nicht bieten), hat mir die Outlook-Ansicht in der WochenÞbersicht immer sehr geholfen. AuÃerdem kann ich bei To Do meine Aufgaben immer nur fÞr den aktuellen Tag (Mein Tag) manuell sortieren, aber nicht fÞr den Folgetag. Das geht aber wiederum in Outlook. Bei aller Liebe zu M365 ist es teilweise lÃĪcherlich, was Microsoft da den Kunden zumutet.
Danke fÞr dein Feedback. Das stimmt. Es ist schade, dass es innerhalb M365 an manchen Stellen keine durchgehende Benutzererfahrung gibt. Die Methode Timeboxing funktioniert natÞrlich auch ohne diese spezielle Outlook-Funktion indem man ZeitblÃķcke von Hand in den Kalender eintrÃĪgt.
(Und die meisten Kunden arbeiten bisher noch mit dem klassischen Outlook. Das wird uns Stand heute auch noch bis mindestens 2029 erhalten bleiben.)
Ich bleibe bei meinem timsystem.
@@capitalblooper9517Passt. Wichtig ist nur das man ein System hat und schriftlich Aufgaben/Termine plant. Das Medium ist zweitrangig ð
Sehr interessant aber wie setze ich das mit dem New Outlook um?
ðĒ
Die Methode Timeboxing funktioniert auch ohne diese spezielle Outlook-Funktion indem man ZeitblÃķcke von Hand in den Kalender eintrÃĪgt. Vielleicht bekommen wir diese Funktion auch noch im neuen Outlook (die Entwicklung des neuen Outlook ist noch lange nicht abgeschlossen). Das klassische Outlook werden wir noch bis mindestens bis 2029 nutzen kÃķnnen.
PS: Du kannst dir im neuen Outlook die To Do Aufgaben am rechten Bildschirmrand des Kalenders anzeigen lassen (indem du in der Kopfzeile auf das "Mein Tag" Symbol klickst und dann von "Kalender" auf "To Do" wechselst). Von dort kannst du auch Aufgaben auf den Kalender ziehen (genau wie im Video gezeigt). Ist zwar nicht ganz dasselbe wie im klassichen Outlook. Funktioniert aber auch.