Gefällt mir alles recht gut, eine wesentliche Frage ist für mich aber noch unklar. Digitale Dokumente sind in der Ablagestruktur gut unterzubringen aber wie geht Ihr mit Papier um. Mein größtes Problem stellen die physischen vorliegenden Dokumente dar, leider gibt es davon immer noch viel zu viel.
Persönlich habe ich keine Papierablage mehr. Ich habe noch einen Ordner mit Verträgen, Zeugnissen und Urkunden die ich in Papier aufbewahre. Alle operativen Projekte/Vorgänge sind aber digital. Wenn man noch mehr mit Papier arbeitet, habe ich hier mal einen Tipp wie man das mit der Outlook-Aufgabenliste verknüpfen kann: th-cam.com/video/x4J1c9PRVT8/w-d-xo.htmlfeature=shared&t=273
Ah, ok. Wenn es wenige Dokumente sind reicht oft das Handy (z.B. die App Microsoft Lens). Wenn es viele sind, dann besser ein Stapelblattscanner (oft in Verbindung mit dem Drucker/Kopierer). Der kann mehrere Seiten schnell scannen und per E-Mail verschicken. Für Hardware bin ich aber kein Experte sondern auch nur Anwender :) @theotestmann7983
Saubere Sache! Eine Frage zu den Backups. Wie werden diese gemacht? Ich nutze aktuell auch SharePoint und OneDrive mache aber kein extra zusätzliches Backup. Was für Lösungen bieten sich hier an?
Man braucht einen Drittanbieter wie z.B. Acronis oder Veeam. Gibt einige Anbieter. Einfach nach "Backup Microsoft 365" googeln. Wir nutzen Hornetsecurity und sind damit zufrieden.
eventuell ein wenig offtopic: Haben Sie auch ein System wie man E-Mails die man im Outlook empfängt auch entsprechenden Projekten zuordnen kann? Wenn Sie jetzt zu einem Projekt die gesamten Mails raussuchen möchten, wie würde das funktionieren mit einer Archivablage? Wie kann man das gleiche mit den gesendeten Mails verwalten - dort erscheint mir die Situation noch schwieriger.
Kategorien nutze ich auch dafür. Die Zuweisung kann man mit regeln automatisieren. Wenn z.b. ich mit einer Person nur in einem Projekt zu tun habe, kann ich sämtlichen Mailverkehr mit der Person über Regeln automatisch kategorisieren.
Danke gutes Video. Kannst du bitte noch ein paar Videos machen bezüglich Emails finden. Das Video ist gut, aber irgendwie finden ich dennoch nicht sofort eine bestimmt Email. Vielleicht mit Suchstrategien usw. Wenn man Täglich 10 Mails von den gleichen Nasen bekommt, dann wird es oft sehr schwierig eine bestimmte Email zu finden. Und vor allem dann, wenn man sie nicht selbst geschrieben hat. Auch die aktuelle Version der Konversation zu finden ist nicht einfach. Problem bei gruppierten E-Mail ist, dass ich sie schwer finden. Wenn ich nach einer bestimmten Email suche, die ich z.B gesendet habe bzw. einer weitergeleiteten Email, dann finde sich sie nicht einfach. Über Tipps, wie eine bestimmte Email schnell gefunden wird, wäre ich dankbar Du hast zwar schon Videos gemacht, aber die helfen mir leider nicht. Finden dennoch zu wenig. Ein paar Videos hierzu wären mega. Danke
Danke fürs Feedback. Ja das Thema schreiben wir gerne auf die Liste. (Gruppierung von E-Mails würde ich persönlich ausschalten. Ich finde das verwirrt mehr, als dass es hilft.)
Wie kann man denn einen Order bloß Allgemein nennen🫣 Da ist dann irgendwann Alles drin 😂 Kann ich jedem nur davon abraten, vor Allem wenn mehrere den Ordner nutzen. Jeder Ordner braucht einen klare Bezeichnung für den Inhalt. Sonst Top Videos und ich habe schon einiges Übernommen. Danke !
Danke das freut uns. (Der Kanal "Allgemein" ist in Teams Standard in jedem Team. Das lässt sich nicht ändern. Allen weiteren Kanälen kann man individuelle Namen geben.)
Die Sortierung in Outlook werde ich ausprobieren 👍
Gefällt mir alles recht gut, eine wesentliche Frage ist für mich aber noch unklar.
Digitale Dokumente sind in der Ablagestruktur gut unterzubringen aber wie geht Ihr mit Papier um.
Mein größtes Problem stellen die physischen vorliegenden Dokumente dar, leider gibt es davon immer noch viel zu viel.
Persönlich habe ich keine Papierablage mehr. Ich habe noch einen Ordner mit Verträgen, Zeugnissen und Urkunden die ich in Papier aufbewahre. Alle operativen Projekte/Vorgänge sind aber digital. Wenn man noch mehr mit Papier arbeitet, habe ich hier mal einen Tipp wie man das mit der Outlook-Aufgabenliste verknüpfen kann: th-cam.com/video/x4J1c9PRVT8/w-d-xo.htmlfeature=shared&t=273
Ich hatte mich wohl missverständlich ausgedrückt. Ich meinte, wie ich sinnvoll papierhafte Dokumente digitalisiert bekomme und dann sinnvoll ablege.
Ah, ok. Wenn es wenige Dokumente sind reicht oft das Handy (z.B. die App Microsoft Lens). Wenn es viele sind, dann besser ein Stapelblattscanner (oft in Verbindung mit dem Drucker/Kopierer). Der kann mehrere Seiten schnell scannen und per E-Mail verschicken. Für Hardware bin ich aber kein Experte sondern auch nur Anwender :) @theotestmann7983
Saubere Sache!
Eine Frage zu den Backups. Wie werden diese gemacht?
Ich nutze aktuell auch SharePoint und OneDrive mache aber kein extra zusätzliches Backup. Was für Lösungen bieten sich hier an?
Man braucht einen Drittanbieter wie z.B. Acronis oder Veeam. Gibt einige Anbieter. Einfach nach "Backup Microsoft 365" googeln. Wir nutzen Hornetsecurity und sind damit zufrieden.
eventuell ein wenig offtopic: Haben Sie auch ein System wie man E-Mails die man im Outlook empfängt auch entsprechenden Projekten zuordnen kann? Wenn Sie jetzt zu einem Projekt die gesamten Mails raussuchen möchten, wie würde das funktionieren mit einer Archivablage?
Wie kann man das gleiche mit den gesendeten Mails verwalten - dort erscheint mir die Situation noch schwieriger.
Dafür könntest du z,B, die Kategorien in Outlook verwenden.
Kategorien nutze ich auch dafür. Die Zuweisung kann man mit regeln automatisieren. Wenn z.b. ich mit einer Person nur in einem Projekt zu tun habe, kann ich sämtlichen Mailverkehr mit der Person über Regeln automatisch kategorisieren.
Danke gutes Video.
Kannst du bitte noch ein paar Videos machen bezüglich Emails finden.
Das Video ist gut, aber irgendwie finden ich dennoch nicht sofort eine bestimmt Email.
Vielleicht mit Suchstrategien usw.
Wenn man Täglich 10 Mails von den gleichen Nasen bekommt, dann wird es oft sehr schwierig eine bestimmte Email zu finden. Und vor allem dann, wenn man sie nicht selbst geschrieben hat.
Auch die aktuelle Version der Konversation zu finden ist nicht einfach.
Problem bei gruppierten E-Mail ist, dass ich sie schwer finden.
Wenn ich nach einer bestimmten Email suche, die ich z.B gesendet habe bzw. einer weitergeleiteten Email, dann finde sich sie nicht einfach.
Über Tipps, wie eine bestimmte Email schnell gefunden wird, wäre ich dankbar
Du hast zwar schon Videos gemacht, aber die helfen mir leider nicht. Finden dennoch zu wenig.
Ein paar Videos hierzu wären mega.
Danke
Danke fürs Feedback. Ja das Thema schreiben wir gerne auf die Liste.
(Gruppierung von E-Mails würde ich persönlich ausschalten. Ich finde das verwirrt mehr, als dass es hilft.)
Privat und Cloud -> das passt nicht! Dafür hat man eine NAS.
Wie kann man denn einen Order bloß Allgemein nennen🫣 Da ist dann irgendwann Alles drin 😂 Kann ich jedem nur davon abraten, vor Allem wenn mehrere den Ordner nutzen. Jeder Ordner braucht einen klare Bezeichnung für den Inhalt. Sonst Top Videos und ich habe schon einiges Übernommen. Danke !
Danke das freut uns.
(Der Kanal "Allgemein" ist in Teams Standard in jedem Team. Das lässt sich nicht ändern. Allen weiteren Kanälen kann man individuelle Namen geben.)