Lista obecności pracownika

Czy lista obecności i ewidencja czasu pracy to ten sam dokument?
Czy lista obecności jest obowiązkowa?
Czy lista obecności wchodzi w skład dokumentacji pracowniczej?
Czy listę obecności możemy czymś zastąpić?
Czy możemy stosować zbiorczą listę obecności?
Mimo zmian i konieczności umieszczania informacji w ewidencji czasu pracy dotyczących godzin rozpoczęcia i wykonywania pracy, pracodawca obowiązany jest do stosowania przyjętego sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy (oraz usprawiedliwiania nieobecności).
Pracodawca ma obowiązek poinformowania pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę o przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. W przypadku pracodawców, którzy posiadają regulamin pracy, sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy wynikają z przepisów wewnątrzzakładowych.
Aktualne przepisy nie określają, w jaki sposób pracownicy potwierdzają fakt rozpoczęcia i zakończenia pracy. Dlatego pracodawca może przyjąć, że pracownik będzie potwierdzał przybycie do pracy na następujące sposoby: - - podpis na liście obecności,
zalogowanie się w systemie elektronicznym,
odbijanie kart w czytnikach.
Nie ma przepisów prawa pracy, które nakazywałyby prowadzenie przez pracodawcę obowiązkowo listy obecności, zatem lista obecności nie jest dokumentem obowiązkowym.
W świetle rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, lista obecności nie jest dokumentacją pracowniczą, do dokumentacji pracowniczej zaliczamy:
- akta osobowe pracownika,
- dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,
- dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
- karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracę oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
- karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
Lista obecności (lub inna forma), nie w chodzą w skład dokumentacji pracowniczej więc nie dotyczą jej przepisy okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej czyli 10 lat. Przepisy nie regulują kwestii okresu przechowywania dokumentów potwierdzających przybycie i obecności w pracy, należy przyjąć, że okres ten wynosi 3 lata, ponieważ roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat.
Lista obecności może być dokumentem indywidualnym, może również stanowić zbiorczą listą wszystkich zatrudnionych pracowników.
Lista obecności służy do potwierdzania godziny przybycia i obecności w pracy, zawarte w niej informacje powinny ograniczać się jedynie do godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz podpis pracownika.
Do listy obecności nie powinniśmy wprowadzać innych informacji.