Video tutorial sobre Autocrat, complemento para Google Sheets. Usamos un ejemplo de cómo realizar las matrículas del centro educativo enviando de forma automática un PDF a modo de justificante.
Muchas gracias, buscaba algo así para generar los carnés de socio del AMPA, y gracias a esto creo que pueden quedar muy bien, gran trabajo y muchas gracias por compartirlo.
Hola.... gracias por el aporte, es una muy buena herramienta..!!!!, te comento que si se puede escoger otra pestaña de la hoja de cálculo, en el momento que seleccionas el Map source data to template (8:43), tienes la opción de escoger, a mi me sirvió, por que en esa pestaña que adicioné, hago cálculos con los valores recuperados del formulario original , y los resultados de los cálculos son los que saco en el informe PDF... espero te sirva el comentario.. Saludos desde Ecuador..
@@GUALPEREZTEMPLADOMIGUEL Solo tomé de una, y no lo he intentado tomar de dos, pero considero no es posible ya que el informe solo se debería generar desde una sola pestaña, lo que hago es que esa pestaña tome valores de la pestaña principal, con los datos del formulario y de la que requiero salga el reporte al final de las columnas realizo cálculos que se envían a la impresión, te sugiero que mires este video que explica como crear una hoja a partir de otra... th-cam.com/video/WVBXs5akZsw/w-d-xo.html Saludos..!!!
Hola, una pregunta. Puedes decirme si el Autocrat tiene alguna limitacion en el envio de mail. He creado un forluario y no envia y ejecuta mas de una decena de mail. Gracias.
Que tal! Excelente vídeo, muy bien explicado!! Solo una duda, como hacemos para generar un solo documento y no todos los registros que tenemos en nuestra hoja de calculo? Porque cada que ejecutamos nuestra instrucción en Autocrat se generan los archivos de todo el contenido. Saludos y ojala alguien pudiera ayudarme.
Disculpa yo hice algo similar, duda para que se vuelva a reenviar el correo con el PDF de nuevo, cuando realizaron correcciones como se queda automático así como la primera vez de envió, como se puede lograr
Excelente video, muchas gracias por la explicación, una consulta existe alguna forma de que el pdf no se envíe al correo, sino se descargue una vez terminado el formulario por el usuario que lo lleno?
Hola. Puedes configurar que el formulario no se envíe, pero lo dejará en una carpeta que es de tu propiedad y las personas no tendrán acceso, a no ser que la compartas con los usuarios. Que se descargue directamente no es posible. Espero haberte ayudado.
@@GUALPEREZTEMPLADOMIGUEL gracias por la aclaración, en todo caso sabrás si existe algún otro complemento que sea similar pero permita ser descargado una vez terminado el formulario ?
Hola. Excelente vídeo. Me puedes indicar cómo colocar las categorías en el documento Docs y en la hoja de cálculo para la pregunta que utilizas al escoger las materias por preferencia 1,2 y3 . Gracias
Hola Andrés. Google Forms te crea automáticamente en Google sheets una columna para cada respuesta, donde se refleja, por ejemplo 1 o 2, etc... Yo en el documento reflejo todas las respuestas por ejemplo: frances:2 Música:3 I. Investigación:1. El alumno ordena de 1 a 3 en el formulario. Por twitter me puedes contactar si tienes más dudas. @gualmiguel. He realizado toda la matrícula del centro así y funciona genial. Un saludo.
Muy buena explicación, me gustaría hacer algo similar si el apoderado desea conocer las calificaciones parciales de sus hijos, en el caso de ir actualizando las calificaciones se va actualizando la búsqueda.?
Buenas tardes Miguel, muchas gracias por el tutorial. Doy Javier de Murcia del específico de convivencia escolar. Se puede imprimir un solo documento osea la información de una fila de forma individual? Imprimir un solo informe de toda la tabla
Hola Analía. No, no se puede. Autocrat genera el documento desde la hoja de cálculo que tienes abierta, tampoco se puede desde otras pestañas de la misma hoja. Te sugiero que copies las columnas que te interesen y las pegues en la hoja activa. Un saludo.
Hola Analía, muy interesante tu pregunta, considero si se podría, siempre y cuando se tome en cuenta lo siguiente: primero debe responder un formulario, y las respuestas la almacenas en un documento de cálculo de Google, luego, responde el segundo formulario, y las respuestas deben estar guardadas en el mismo documento anterior, claro está para que puedas enviar el informe, debes crear en el documento que se graban las respuestas, otra hoja que junte los dados de las dos hojas anteriores, para esto cada hoja deberá tener un identificador único que te permita hacer búsquedas, y de esta hoja creada, es la que emites el reporte o informe.. Espero haberte ayudado....
Hola tengo una pregunta, por alguna razón los correos no llegan aunque si me carga mi base de datos y llena la hoja de documento y se guarda en PDF. Pero no le están llegando los correos ni a las personas ni al administrador
Hola Gual, gracias por este video tan bien explicado, sabes guiándome por tu video hice que mi formulario pueda guardar y enviar el PDF pero cada ves que ingreso un nuevo usuario me genera los pedf de todos los que ya se han registrado (duplica cada vez) y me envía al correo todos los pdf de las personas registradas. Me podeis ayudar?
muchas gracias por el video, me queda una consulta ¿hay alguna forma de configurar autocrat para que al ir llenando la base de datos se vayan desarrollando solo los proyectos de la última fila de la base de datos? sin que se desarrolle el proyecto en las filas superiores. Espero su respuesta y desde ya muchas gracias.
Buenas tardes, instalé el complemento pero despues de intentar generar los documentos ya no me aparece la opción de Open para usar nuevamente el complemento solo aparece "launch" y "ayuda"
Hola! Creo que es el complemento que necesito para mi proyecto Form, lo único que no se es si puedo generar ese envío de PDF a partir de una de las preguntas del formulario. Será posible?
hola , muy buen video . Sabes como enviar el PDF automático a un correo ya sea por el texto del archivo PDF generado o según correo ingresado en el formulario. En mi caso tengo un checklist de inspecciones de 5 locales , cada local tiene un gerente y tengo que enviar correos por separados según el resultado del checklist del local . Como podría enviar el PDF generado a mi correo con copia al gerente del local de manera automática ?, Agradeceré mucho su ayuda , ya que hasta el momento no puedo hacerlo.
Hola. Si el formulario lo rellenan solo los gerentes, puedes poner un campo para recopilar el correo electrónico y luego en el paso "Share docs" introduce , en vez del correo electrónico directamente, el email se enviará solo al correo de la columna en cuestión donde están las direcciones de correo. Si el formulario se rellena por más personas, creo que lo mejor es que tengas un formulario diferente para cada uno de los 5 locales y configurar 5 trabajos con Autocrat. Espero haberte ayudado.
Hola Dagoberto. Cuando configuras el trabajo, la última opción "Rum from trigger" es la que configura que ésto se haga de forma automática o cada intervalo de tiempo. Si no marcas estas opciones se hará cuando ejecutes el trabajo, pero de todos, como dices. Existe una opción en "Set merge condition", donde puedes indicar qué valores quieres que excluya o incluya, y aislar así un solo trabajo o varios en función de los valores.
Hola. Sí, necesitas crear tu propia plantilla e incluir entre corchetes los nombres de las cabeceras de las columnas de la hoja de cálculo que quieras incluir. Si no están en la plantilla no aparecerán. Un saludo, espero haberte ayudado.
Quiero enviar un formulario al profesorado pero una vez enviado que tenga posibilidad de seguir editandolo (creo que esto se puede hacer). Además quiero que el participante cuando tenga claro que sus respuestas al formulario son las definitivas pueda recibir el PDF en su correo. Se me ocurre que la única opción es introducir una pregunta en el formulario tipo "quieres concluir tu formulario y recibir un PDF con tus respuestas=si/no". Con la opción de autocrat de la condición de enviar solo si esa columna está rellena, ¿Se podría conseguir ?
Hola. Como comentas, hay una opción en Configuración/General del formulario que permite "editar después de enviar". Además, en el paso 7 de Autocrat, puedes configurar una condición "Merge condition", para que ejecute o no la fila de datos, en función de la respuesta. Espero haberte aclarado algo. Un saludo.
Buenos días, estamos haciendo la matrícula a través de un formulario y después usamos autocrat para combinar correspondencia. Normalmente lo hace bien, pero me estoy encontrando con algunos casos que lo único que devuelve al email propuesto es el formulario que ha contestado cada familia. ¿Porqué hace eso y no envía la combinación de correspondencia al correo propuesto?
Pues pueden pasar varias cosas. La persona que rellena el formulario debe incluir su correo para que Autocrat le envíe el PDF/DOC a su email. Por otro lado, yo personalmente si uso autocrat no configuro que las respuestas del formulario de google le lleguen al correo. No sé si estoy contestando al problema que tienes. Si quiere puedes detallarlo con un ejemplo. Un saludo.
Muy Buen vídeo, una consulta ¿Cómo puedo hacer que el documento enviado en google docs solicite una aprobación del receptor y que automáticamente se vaya a una cuenta de correo establecida?, si tiene algún vídeo al respecto o me pueda recomendar un complemento se lo agradezco.
Hola, gracias por el video, una consulta. Si el formulario tuviese secciones, habría algún problema con los nombres de las columnas, en caso alguna se repita??
No. No hay ningún problema. De hecho yo uso secciones. Una cosa importante es no tener el texto de una pregunta similar a la otra en dos secciones diferentes, para que luego en la hoja de cálculo las puedas diferenciar. Yo pongo en la propia pregunta el nombre de la sección, para aclararme. Un saludo.
excelente video y explicacion, una pregunta; yo tengo una base de datos hecha en excel, y deseo que esos datos aparezcan en diplomas de forma individual para cada persona en la base de datos Cuál es el límite de envíos de correos que tiene Autocrat?, por ejemplo como hago para enviar a 4000 aprox destinatarios?
Hola... quería consultar si alguno llego a utilizar un Template en Google Sheet que posee formulas y de acuerdo a las respuestas en el Form, vaya realizando algunos cálculos?
Hola Armando. Yo no lo he usado, pero no creo que tengas problema. Autocrat cogerá el valor de la columna, independientemente de dónde venga ese valor. Un saludo.
Buenas noches, excelente explicación... Tengo una duda mi profesor puso la tarea de utilizar los complementos de autocrat y copydown para enviar una carta a aquellas personas quienes tienen exámenes pendientes para el ingreso de una empresa, es decir solo se envia la carta a la persona que le falta el número de exámenes médicos donde se evidencie los que no se ha realizado ... No se como desarrollar este ejercicio. Si pudiera ayudarme se lo agradecería
Hola. Cuando configuras Autocral, en el paso 7. "Set merge condition" indicas "null" o "not null" a una determinada columna,, para que solo procese las que estén vacías o llenas, lo que indiques. Espero que sea la solución que buscas. Un saludo.
Hay algun otro complemento en donde pueda generar un pdf con los datos de mas de una respuesta de formulario osea con varias filas ? que diga respuesta 1 respuesta 2 respuesta 3 etc
Disculpa pero no comprendo el caso. Autocrat usa las columna para organizar los PDF, pero dentro de una misma fila. Supongo que para varias respuestas debes crear preguntas diferentes para que cree columnas distintas. No conozco otro complemento. Podrías echar un vistazo a combinar correspondencia de Word. Un saludo.
Hola, sí, es posible. En el contenido del correo podemos escribir lo que queramos, incluso incluir campos de la hoja de cálculo, tipo: Estimado . Un saludo.
Hola, no me deja enviar los correos electronicos, parece que se debe detener una cuenta profesional, no sirve una cuenta normal de gmail. Sabes algo de eso?
Hola. Yo trabajo con una cuenta de G-Suite educación, pero en su ayuda no dice nada de cuentas Gmail. Hay que estar seguros de que el campo está bien configurado. Te da algún aviso en concreto?
Estimado Miguel Estoy utilizando AUTOCRAT, hoy estaba probando y me ocurre lo siguiente: en el paso 3. Map source data to template, no aparecen los datos para combinar, la ventana está vacía... Merge tab, Header row y First data row están bien seleccionados, la plantila donde se vaciarán los datos tiene todos los tags corespondientes... escribí a un grupo de google, pero no me han respondido , ojalá usted pudiera ayudarme...saludos cordiales
Hola María Teresa. Por lo que dices lo has hecho todo bien. La plantilla de Google Doc debe tener todas las etiquetas entre estos símbolos y con el nombre exacto de la columna, yo suelo copiar y pegar, por ejemplo . Debes comprobar que el documento de Google es el correcto, igual has vinculado a otro. Si todo lo demás, como dices, es correcto, no debes de tener problema. Comprueba, finalmente, si al desplegar la lista aparecen al menos algunas etiquetas. Espero que se solucione, gracias por escribir.
Hola. Google no respeta el pie de firma que tengas configurado en tu cuenta, así que debes escribirlo en el cuerpo del correo, como parte del mensaje que se recibe. En el vídeo se explica en el minuto 12:50. Paso 8. Share docs & send emails. Espero haberte aclarado tu duda. Un saludo.
Buenas tardes, alguien sabe si tengo un excel con valores y tengo que actualizar solo uno como editarlo con autocrat y que no me tome todas las filas ?
Buenas tardes que antes lo he expresado mal, lo que quiero es que me imprima un informe de una fila y no todos los informes de la tabla, muchas gracias
TENGO DOS PREGUNSTAS, SE PUEDE GENERAR UN NUMERO CORRELATIVO A CADA ARCHIVO CREADO Y SERA POSIBLE ENVIAR UNA NOTIFICACION A VARIOS CORREOS ADJUNTANDO EL ARCHIVO? MUCHAS GRACIAS
Hola. Para generar un nombre de archivo con números correlativos debes crear una columa que tenga los números, si quieres que se haga de forma automática, en el formulario debería haber una pregunta para que pusieran ese número, esa opción la veo menos. En el paso de configuración de correo, en el destinatario, puedes poner tantas columnas que contengan correos, siempre entre corchetes, como desees. También correos concretos. Espero haberte ayudado. Un saludo.
@@GUALPEREZTEMPLADOMIGUELgracias por tu ayuda, pero los correos no llegan, solo genera los archivos pero no llegan los correos error: !!Error Sending Emails: Servicio solicitado demasiadas veces en un mismo día: email.; Run via form trigger as… hay un límite de correos?
@@johannunez3302 En un día he generado más de 100 y no he tenido problema. No tengo constancia de que exista límite. Igual es un error puntual. Suerte!!
Hola, Autocrat es gratuito. Personalmente no he tenido problema en el número de envíos, entre 100-150 por formulario. Su manual no indica límite en este sentido. Muchas gracias por escribir.
@@yonomas2972 Hola. Aunque yo utilizo siempre una cuenta de G-Suite, en su manual oficial no indica que tenga que ser una cuenta de empresa o educativa. Un saludo.
Muy bien explicado!! gracias por la info, solo tengo un problemilla me quedo atascado. Abro autocrat y cuando guardo en el ultimo paso me dice que el mail esta desaparecido, por que? no puedo terminar ya que no me deja guardar. introduzco el parámetro de: . y nada..
Hola Daniel. Entiendo que es el campo del correo electrónico donde quieres que envíe cada formulario. Así de primeras te puedo decir que copies y pegues el nombre de la columna, pues una simple letra te dará error. Pero no sé si es ese el problema.
Hola Diego. Ambas posibilidades van juntas, de hecho así lo especifica en la ayuda. Recuerda que si la hoja viene de un formulario de google éste permite enviar un correo de confirmación al terminar que puedes configurar a tu gusto. Por otro lado, también tienes extensiones de hojas de cálculo de google como "formMule" que permiten enviar correos masivos cogiendo datos de la hoja. Espero haber solucionado algo tu problema. Un saludo.
@@GUALPEREZTEMPLADOMIGUEL Gracias por la respuesta, me queda una duda, pasa que el complemento cuando le doy a PLAY no queda activado, por lo que tengo que clickear cada vez que se me rellena un formulario
@@diegonielsen2350 Cuando configuras,en el paso 9. Add/remove job triggers, te da dos opciones: Run on form trigger (para que se ejecute cada vez que envíen el formulario) o Run on time trigger (para configurar cada cuánto tiempo quieres que se ejecute el trabajo automáticamente). Espero que este sea la solución a tu problema. Un saludo.
Estimado Miguel... estoy probando el complemento pero combinando google sheets con google docs, genero los archivos y todo bien pero me llama la atención que me genera un error en el paso de definir la hoja: Warning - Duplicate merge sheet headers found. Your job may not run correctly if not resolved. Duplicate Values: [EMPTY HEADER], [EMPTY HEADER], [EMPTY HEADER], [EMPTY HEADER], [EMPTY HEADER]. No tengo ningun valor duplicado- Lo otro que me ocurre es que en la hoja de sheets, luego de haber ejecutado y generado los archivos de cada alumno , en la fila correspondiente a cada uno me aparece : Document successfully created; Document successfully merged; !!!ERR: Failed to add merged file to folder due to Google error: No se ha podido llamar a la API drive.files.patch; error: Increasing the number of parents is not allowed; Manually run by m.maite4305@gmail.com; Timestamp: Apr 8 2021 7:59 AM espero me pueda ayudar...porque insisto los archivos generados estan corectos los datos, pero me llaman la atención estos dos mensajes. saludos cordiales
Hola. Es complejo a veces ayudar desde aquí,pero debes comprobar que todas las cabeceras de las columnas de la hoja de cálculo tienen su nombre, y no cambiarlo, pues están enlazadas al formulario. Por otro lado, si te pide una API de Google, es porque puede que estés enviando los archivos a una unidad compartida, o a una carpeta compartida que no está en tu unidad. Autocrat solo permite enviar archivos a una carpeta de tu unidad, y que seas el propietario. Yo lo que hago es compartirla, e introducir una acceso directo en a esa carpeta en otra unidad de equipo. Espero haberte ayudado, sin verlo es dificil. Un abrazo y ánimo con el trabajo.
Hola quisiera saber si hay forma de adjuntar un archivo pdf que está en google drive. Cada persona tiene un código único y cada archivo tiene el mismo código único para cada persona.
@@GUALPEREZTEMPLADOMIGUEL muchas gracias por tu pronta respuesta. Ejemplo: tengo 50 trabajadores y cada uno tiene su certificado médico en pdf en google drive. Además tengo el forms donde se registran con su código de trabajador, quisiera que le llegue un correo de confirmación con su certificado médico adjunto. Es posible?
@@taniacristobaldamaso6027 Hola. Creo que eso no es posible desde Autocrat. Lo que sí hace es que introduciendo los datos personales les llegue un certificado médico realizado por ti en formado PDF. Espero haberte ayudado.
Pues sinceramente no sé si hay un número exacto. Yo en un día he realizado aproximadamente más de 100 matriculas sin problema, pero no de forma simultánea, a lo largo de una mañana, y no he tenido problema.
Buenas! Igual Autocrat se ejecuta sin necesidad de un formulario? Yo poseo una base de datos hecha en exel, y deseo que esos datos aparezcan en diplomas de forma individual para cada persona en la base de datos. ¿Funciona de esa forma? O siempre debo usar desde un formulario google para que Autocrat se ejecute? Espero su respuesta.
@@GUALPEREZTEMPLADOMIGUEL Otra pregunta. Cuál es el límite de envíos de correos que tiene Autocrat? O se rige por la cantidad de 500 de gmail? Espero respuesta y gracias!
@@monserrataguilera603 Efectivamente, y según el propio Autocrat, depende de las cuotas de Google. Para cuentas de G-Suite el número es llega hasta 1.500. Un saludo.
@@GUALPEREZTEMPLADOMIGUEL por ejemplo tengo dos filas diferentes una tiene un laptop y otra un teclado a nombre de la misma persona, pero requiero generar un solo PDF con el consolidado de las cosas que tiene a cargo esa persona.
@@batifula Autocrat permite realizar un documento PDF con la información de los campos en columnas, pero no en filas. Lo ideal sería crear un documento con el nombre de las columnas "Laptop" y "teclado". Me refiero a que las personas deben estar en las filas, y los datos en las columnas. No sé si he respondido a tu pregunta.
Hola Santiago, en la configuración del envío del correo de Autocrat te permite enviar el correo desde un noreply, para que no se vea la dirección del propietario. No sé si te refieres a eso. Un saludo.
@@GUALPEREZTEMPLADOMIGUEL Hola! Muchas gracias por la respuesta súper veloz! Dice eso, pero aclara "*Only available for Google Apps accounts, not Gmail users". Yo tengo gmail, entonces puedo poner que que tengan un mail para responder, pero de todas formas pueden ver mi dirección. Ese es mi problema!
@@sntsalom Cierto, por lo visto solo está disponible para servicios de G-Suite, (Google para empresas o educación), en mi caso usamos cuenta de educación. Ojalá puedas solucionar el problema.
Muchas gracias, buscaba algo así para generar los carnés de socio del AMPA, y gracias a esto creo que pueden quedar muy bien, gran trabajo y muchas gracias por compartirlo.
Gracias excelente vídeo. Éxito en su canal.
Muchas gracias por tu tiempo y dedicacion. Saludos
Hola.... gracias por el aporte, es una muy buena herramienta..!!!!, te comento que si se puede escoger otra pestaña de la hoja de cálculo, en el momento que seleccionas el Map source data to template (8:43), tienes la opción de escoger, a mi me sirvió, por que en esa pestaña que adicioné, hago cálculos con los valores recuperados del formulario original , y los resultados de los cálculos son los que saco en el informe PDF... espero te sirva el comentario.. Saludos desde Ecuador..
Cierto, desde "Map Source/Merge to template". Has probado tomando datos de ambas pestañas? ¿o solo te deja seleccionar una? Un saludo.
@@GUALPEREZTEMPLADOMIGUEL Solo tomé de una, y no lo he intentado tomar de dos, pero considero no es posible ya que el informe solo se debería generar desde una sola pestaña, lo que hago es que esa pestaña tome valores de la pestaña principal, con los datos del formulario y de la que requiero salga el reporte al final de las columnas realizo cálculos que se envían a la impresión, te sugiero que mires este video que explica como crear una hoja a partir de otra... th-cam.com/video/WVBXs5akZsw/w-d-xo.html
Saludos..!!!
Gracias, muy bien explicado, me ha sido muy útil.
Muy bueno.Muchas gracias Miguel.
Muy bien explicado, me ha ayudado un montón
Que pasa si alguien se equivoca en las respuestas , es posible correjir solo esa hoja ? o creando nuevamente el formulario?
Hola, una pregunta. Puedes decirme si el Autocrat tiene alguna limitacion en el envio de mail. He creado un forluario y no envia y ejecuta mas de una decena de mail. Gracias.
muito boa sua explicação meu amigo me ajudou muito agradecido.
¡Excelente!
Que tal! Excelente vídeo, muy bien explicado!! Solo una duda, como hacemos para generar un solo documento y no todos los registros que tenemos en nuestra hoja de calculo? Porque cada que ejecutamos nuestra instrucción en Autocrat se generan los archivos de todo el contenido. Saludos y ojala alguien pudiera ayudarme.
Disculpa yo hice algo similar, duda para que se vuelva a reenviar el correo con el PDF de nuevo, cuando realizaron correcciones como se queda automático así como la primera vez de envió, como se puede lograr
Muy bueno, muchas gracias.
Muchas gracias, muy útil!
Excelente video, muchas gracias por la explicación, una consulta existe alguna forma de que el pdf no se envíe al correo, sino se descargue una vez terminado el formulario por el usuario que lo lleno?
Hola. Puedes configurar que el formulario no se envíe, pero lo dejará en una carpeta que es de tu propiedad y las personas no tendrán acceso, a no ser que la compartas con los usuarios. Que se descargue directamente no es posible. Espero haberte ayudado.
@@GUALPEREZTEMPLADOMIGUEL gracias por la aclaración, en todo caso sabrás si existe algún otro complemento que sea similar pero permita ser descargado una vez terminado el formulario ?
@@diegoeliasdiaz2281 Ahora mismo no conozco ninguno. Si diera con él te lo paso.
Hola. Excelente vídeo. Me puedes indicar cómo colocar las categorías en el documento Docs y en la hoja de cálculo para la pregunta que utilizas al escoger las materias por preferencia 1,2 y3 . Gracias
Hola Andrés. Google Forms te crea automáticamente en Google sheets una columna para cada respuesta, donde se refleja, por ejemplo 1 o 2, etc... Yo en el documento reflejo todas las respuestas por ejemplo: frances:2 Música:3 I. Investigación:1. El alumno ordena de 1 a 3 en el formulario. Por twitter me puedes contactar si tienes más dudas. @gualmiguel. He realizado toda la matrícula del centro así y funciona genial. Un saludo.
Muy buena
Una consulta ¿Se puede usar con formatos de cartas diferentes, por ejemplo manejar 5 cartas (documentos) diferentes?
Hola Miguel, gracias por tus videos, tengo un problema, instalé el complemento y no me aparece en Google Sheets ¿como puedo hacer?
Hola, instalé el complemento y no me aparece en Google Sheets ¿como puedo hacer?
Muy buena explicación, me gustaría hacer algo similar si el apoderado desea conocer las calificaciones parciales de sus hijos, en el caso de ir actualizando las calificaciones se va actualizando la búsqueda.?
Buenas tardes Miguel, muchas gracias por el tutorial.
Doy Javier de Murcia del específico de convivencia escolar. Se puede imprimir un solo documento osea la información de una fila de forma individual? Imprimir un solo informe de toda la tabla
Hola! Gracias por el video! Consulta: se puede generar un solo documento con la información de dos o más hojas de cálculo?
Hola Analía. No, no se puede. Autocrat genera el documento desde la hoja de cálculo que tienes abierta, tampoco se puede desde otras pestañas de la misma hoja. Te sugiero que copies las columnas que te interesen y las pegues en la hoja activa. Un saludo.
Hola Analía, muy interesante tu pregunta, considero si se podría, siempre y cuando se tome en cuenta lo siguiente: primero debe responder un formulario, y las respuestas la almacenas en un documento de cálculo de Google, luego, responde el segundo formulario, y las respuestas deben estar guardadas en el mismo documento anterior, claro está para que puedas enviar el informe, debes crear en el documento que se graban las respuestas, otra hoja que junte los dados de las dos hojas anteriores, para esto cada hoja deberá tener un identificador único que te permita hacer búsquedas, y de esta hoja creada, es la que emites el reporte o informe.. Espero haberte ayudado....
Hola tengo una pregunta, por alguna razón los correos no llegan aunque si me carga mi base de datos y llena la hoja de documento y se guarda en PDF. Pero no le están llegando los correos ni a las personas ni al administrador
Hola Gual, gracias por este video tan bien explicado, sabes guiándome por tu video hice que mi formulario pueda guardar y enviar el PDF pero cada ves que ingreso un nuevo usuario me genera los pedf de todos los que ya se han registrado (duplica cada vez) y me envía al correo todos los pdf de las personas registradas. Me podeis ayudar?
muchas gracias por el video, me queda una consulta ¿hay alguna forma de configurar autocrat para que al ir llenando la base de datos se vayan desarrollando solo los proyectos de la última fila de la base de datos? sin que se desarrolle el proyecto en las filas superiores. Espero su respuesta y desde ya muchas gracias.
Hola una pregunta también se puede con Word?
Buenas tardes, instalé el complemento pero despues de intentar generar los documentos ya no me aparece la opción de Open para usar nuevamente el complemento solo aparece "launch" y "ayuda"
Hola Ruth. Si seleccionas "launch" debe abrirse para poder seguir trabajando. ¿es así?
gracias por el tutorial. Una consulta si quiero que cada registro tenga un numero correlativo autogenerado como haria y tambien en el asunto, gracias
Hola buenas tardes tengo una pregunta, lo que pasa es que no me aparece los documento en autocrat y no se que hacer
Hola! Creo que es el complemento que necesito para mi proyecto Form, lo único que no se es si puedo generar ese envío de PDF a partir de una de las preguntas del formulario. Será posible?
hola , muy buen video . Sabes como enviar el PDF automático a un correo ya sea por el texto del archivo PDF generado o según correo ingresado en el formulario. En mi caso tengo un checklist de inspecciones de 5 locales , cada local tiene un gerente y tengo que enviar correos por separados según el resultado del checklist del local . Como podría enviar el PDF generado a mi correo con copia al gerente del local de manera automática ?, Agradeceré mucho su ayuda , ya que hasta el momento no puedo hacerlo.
Hola. Si el formulario lo rellenan solo los gerentes, puedes poner un campo para recopilar el correo electrónico y luego en el paso "Share docs" introduce , en vez del correo electrónico directamente, el email se enviará solo al correo de la columna en cuestión donde están las direcciones de correo. Si el formulario se rellena por más personas, creo que lo mejor es que tengas un formulario diferente para cada uno de los 5 locales y configurar 5 trabajos con Autocrat. Espero haberte ayudado.
buen vídeo.. cuando se crea el trabajo el envía los correos automaticamente, existe la forma de enviarlos en forma individual ??
Hola Dagoberto. Cuando configuras el trabajo, la última opción "Rum from trigger" es la que configura que ésto se haga de forma automática o cada intervalo de tiempo. Si no marcas estas opciones se hará cuando ejecutes el trabajo, pero de todos, como dices. Existe una opción en "Set merge condition", donde puedes indicar qué valores quieres que excluya o incluya, y aislar así un solo trabajo o varios en función de los valores.
hola gula, cuando mando mucha cantidad de archivos el autocrat tira error y se para, pocque sucede esto?
Tengo una duda, necesitas crear previamente una plantilla propia? No se crea automáticamente? No me aparecen todas las secciones ni preguntas
Hola. Sí, necesitas crear tu propia plantilla e incluir entre corchetes los nombres de las cabeceras de las columnas de la hoja de cálculo que quieras incluir. Si no están en la plantilla no aparecerán. Un saludo, espero haberte ayudado.
Quiero enviar un formulario al profesorado pero una vez enviado que tenga posibilidad de seguir editandolo (creo que esto se puede hacer). Además quiero que el participante cuando tenga claro que sus respuestas al formulario son las definitivas pueda recibir el PDF en su correo. Se me ocurre que la única opción es introducir una pregunta en el formulario tipo "quieres concluir tu formulario y recibir un PDF con tus respuestas=si/no". Con la opción de autocrat de la condición de enviar solo si esa columna está rellena, ¿Se podría conseguir ?
Hola. Como comentas, hay una opción en Configuración/General del formulario que permite "editar después de enviar". Además, en el paso 7 de Autocrat, puedes configurar una condición "Merge condition", para que ejecute o no la fila de datos, en función de la respuesta. Espero haberte aclarado algo. Un saludo.
Oye una pregunta se puede jugar en cel?
Buenos días, estamos haciendo la matrícula a través de un formulario y después usamos autocrat para combinar correspondencia. Normalmente lo hace bien, pero me estoy encontrando con algunos casos que lo único que devuelve al email propuesto es el formulario que ha contestado cada familia. ¿Porqué hace eso y no envía la combinación de correspondencia al correo propuesto?
Pues pueden pasar varias cosas. La persona que rellena el formulario debe incluir su correo para que Autocrat le envíe el PDF/DOC a su email. Por otro lado, yo personalmente si uso autocrat no configuro que las respuestas del formulario de google le lleguen al correo. No sé si estoy contestando al problema que tienes. Si quiere puedes detallarlo con un ejemplo. Un saludo.
Muy Buen vídeo, una consulta ¿Cómo puedo hacer que el documento enviado en google docs solicite una aprobación del receptor y que automáticamente se vaya a una cuenta de correo establecida?, si tiene algún vídeo al respecto o me pueda recomendar un complemento se lo agradezco.
Hola, gracias por el video, una consulta. Si el formulario tuviese secciones, habría algún problema con los nombres de las columnas, en caso alguna se repita??
No. No hay ningún problema. De hecho yo uso secciones. Una cosa importante es no tener el texto de una pregunta similar a la otra en dos secciones diferentes, para que luego en la hoja de cálculo las puedas diferenciar. Yo pongo en la propia pregunta el nombre de la sección, para aclararme. Un saludo.
excelente video y explicacion, una pregunta; yo tengo una base de datos hecha en excel, y deseo que esos datos aparezcan en diplomas de forma individual para cada persona en la base de datos Cuál es el límite de envíos de correos que tiene Autocrat?, por ejemplo como hago para enviar a 4000 aprox destinatarios?
Hola... quería consultar si alguno llego a utilizar un Template en Google Sheet que posee formulas y de acuerdo a las respuestas en el Form, vaya realizando algunos cálculos?
Hola Armando. Yo no lo he usado, pero no creo que tengas problema. Autocrat cogerá el valor de la columna, independientemente de dónde venga ese valor. Un saludo.
@@GUALPEREZTEMPLADOMIGUEL Gracias...!!!! yo le he intentado pero al generarse la respuesta en el template no realiza los cálculos que deseo
Hola, como hago con formularios con casillas de verificación, como los vinculo?
Buenas noches, excelente explicación... Tengo una duda mi profesor puso la tarea de utilizar los complementos de autocrat y copydown para enviar una carta a aquellas personas quienes tienen exámenes pendientes para el ingreso de una empresa, es decir solo se envia la carta a la persona que le falta el número de exámenes médicos donde se evidencie los que no se ha realizado ... No se como desarrollar este ejercicio. Si pudiera ayudarme se lo agradecería
Hola. Cuando configuras Autocral, en el paso 7. "Set merge condition" indicas "null" o "not null" a una determinada columna,, para que solo procese las que estén vacías o llenas, lo que indiques. Espero que sea la solución que buscas. Un saludo.
@@GUALPEREZTEMPLADOMIGUEL muchísimas gracias lo voy a intentar... Dios lo bendiga
Hay algun otro complemento en donde pueda generar un pdf con los datos de mas de una respuesta de formulario osea con varias filas ? que diga respuesta 1 respuesta 2 respuesta 3 etc
Disculpa pero no comprendo el caso. Autocrat usa las columna para organizar los PDF, pero dentro de una misma fila. Supongo que para varias respuestas debes crear preguntas diferentes para que cree columnas distintas. No conozco otro complemento. Podrías echar un vistazo a combinar correspondencia de Word. Un saludo.
Hola, es posible personalizar el contenido de correo electrónico?
Hola, sí, es posible. En el contenido del correo podemos escribir lo que queramos, incluso incluir campos de la hoja de cálculo, tipo: Estimado . Un saludo.
Hola, no me deja enviar los correos electronicos, parece que se debe detener una cuenta profesional, no sirve una cuenta normal de gmail. Sabes algo de eso?
Hola. Yo trabajo con una cuenta de G-Suite educación, pero en su ayuda no dice nada de cuentas Gmail. Hay que estar seguros de que el campo está bien configurado. Te da algún aviso en concreto?
Estimado Miguel
Estoy utilizando AUTOCRAT, hoy estaba probando y me ocurre lo siguiente: en el paso 3. Map source data to template, no aparecen los datos para combinar, la ventana está vacía... Merge tab, Header row y First data row están bien seleccionados, la plantila donde se vaciarán los datos tiene todos los tags corespondientes... escribí a un grupo de google, pero no me han respondido , ojalá usted pudiera ayudarme...saludos cordiales
Hola María Teresa. Por lo que dices lo has hecho todo bien. La plantilla de Google Doc debe tener todas las etiquetas entre estos símbolos y con el nombre exacto de la columna, yo suelo copiar y pegar, por ejemplo . Debes comprobar que el documento de Google es el correcto, igual has vinculado a otro. Si todo lo demás, como dices, es correcto, no debes de tener problema. Comprueba, finalmente, si al desplegar la lista aparecen al menos algunas etiquetas. Espero que se solucione, gracias por escribir.
@@GUALPEREZTEMPLADOMIGUEL muchas graciasss
como puedo personalizar la platilla del correo agregar mi firma ?
Hola. Google no respeta el pie de firma que tengas configurado en tu cuenta, así que debes escribirlo en el cuerpo del correo, como parte del mensaje que se recibe. En el vídeo se explica en el minuto 12:50. Paso 8. Share docs & send emails. Espero haberte aclarado tu duda. Un saludo.
Buenas tardes, alguien sabe si tengo un excel con valores y tengo que actualizar solo uno como editarlo con autocrat y que no me tome todas las filas ?
Buenas tardes amigos, no me corre automáticamente, alguna ayuda
Buenas tardes que antes lo he expresado mal, lo que quiero es que me imprima un informe de una fila y no todos los informes de la tabla, muchas gracias
TENGO DOS PREGUNSTAS, SE PUEDE GENERAR UN NUMERO CORRELATIVO A CADA ARCHIVO CREADO Y SERA POSIBLE ENVIAR UNA NOTIFICACION A VARIOS CORREOS ADJUNTANDO EL ARCHIVO? MUCHAS GRACIAS
Hola. Para generar un nombre de archivo con números correlativos debes crear una columa que tenga los números, si quieres que se haga de forma automática, en el formulario debería haber una pregunta para que pusieran ese número, esa opción la veo menos. En el paso de configuración de correo, en el destinatario, puedes poner tantas columnas que contengan correos, siempre entre corchetes, como desees. También correos concretos. Espero haberte ayudado. Un saludo.
@@GUALPEREZTEMPLADOMIGUELgracias por tu ayuda, pero los correos no llegan, solo genera los archivos pero no llegan los correos error: !!Error Sending Emails: Servicio solicitado demasiadas veces en un mismo día: email.; Run via form trigger as… hay un límite de correos?
@@johannunez3302 En un día he generado más de 100 y no he tenido problema. No tengo constancia de que exista límite. Igual es un error puntual. Suerte!!
Estimado Miguel...junto con saludarle quisiera saber si AUTOCRAT es completamente gratis y sin límite de envíos?
gracias por su tutorial..
Hola, Autocrat es gratuito. Personalmente no he tenido problema en el número de envíos, entre 100-150 por formulario. Su manual no indica límite en este sentido. Muchas gracias por escribir.
@@GUALPEREZTEMPLADOMIGUEL gracias por su respuesta. Saludos desde Chile
@@GUALPEREZTEMPLADOMIGUEL Buenas tardes quisiera saber por favor si para usar Autocrat debo tener una cuenta G-suite o se puede con una normal?
@@yonomas2972 Hola. Aunque yo utilizo siempre una cuenta de G-Suite, en su manual oficial no indica que tenga que ser una cuenta de empresa o educativa. Un saludo.
@@GUALPEREZTEMPLADOMIGUEL Gracias👍
Muy bien explicado!! gracias por la info, solo tengo un problemilla me quedo atascado. Abro autocrat y cuando guardo en el ultimo paso me dice que el mail esta desaparecido, por que? no puedo terminar ya que no me deja guardar. introduzco el parámetro de: . y nada..
Hola Daniel. Entiendo que es el campo del correo electrónico donde quieres que envíe cada formulario. Así de primeras te puedo decir que copies y pegues el nombre de la columna, pues una simple letra te dará error. Pero no sé si es ese el problema.
Intento hacerlo pero no me jala las imagenes
Hola!, muy buen video, sabes si existe la posibilidad que no envié un PDF si no solo un correo?
lo otro es que el JOB no se queda activado y por lo tanto no me envia los correos cada vez que se completa una fila , me ayudas porfavor
Hola Diego. Ambas posibilidades van juntas, de hecho así lo especifica en la ayuda. Recuerda que si la hoja viene de un formulario de google éste permite enviar un correo de confirmación al terminar que puedes configurar a tu gusto. Por otro lado, también tienes extensiones de hojas de cálculo de google como "formMule" que permiten enviar correos masivos cogiendo datos de la hoja. Espero haber solucionado algo tu problema. Un saludo.
@@GUALPEREZTEMPLADOMIGUEL Gracias por la respuesta, me queda una duda, pasa que el complemento cuando le doy a PLAY no queda activado, por lo que tengo que clickear cada vez que se me rellena un formulario
@@diegonielsen2350 Cuando configuras,en el paso 9. Add/remove job triggers, te da dos opciones: Run on form trigger (para que se ejecute cada vez que envíen el formulario) o Run on time trigger (para configurar cada cuánto tiempo quieres que se ejecute el trabajo automáticamente). Espero que este sea la solución a tu problema. Un saludo.
Estimado Miguel... estoy probando el complemento pero combinando google sheets con google docs, genero los archivos y todo bien pero me llama la atención que me genera un error en el paso de definir la hoja: Warning - Duplicate merge sheet headers found. Your job may not run correctly if not resolved. Duplicate Values: [EMPTY HEADER], [EMPTY HEADER], [EMPTY HEADER], [EMPTY HEADER], [EMPTY HEADER]. No tengo ningun valor duplicado-
Lo otro que me ocurre es que en la hoja de sheets, luego de haber ejecutado y generado los archivos de cada alumno , en la fila correspondiente a cada uno me aparece : Document successfully created; Document successfully merged; !!!ERR: Failed to add merged file to folder due to Google error: No se ha podido llamar a la API drive.files.patch; error: Increasing the number of parents is not allowed; Manually run by m.maite4305@gmail.com; Timestamp: Apr 8 2021 7:59 AM
espero me pueda ayudar...porque insisto los archivos generados estan corectos los datos, pero me llaman la atención estos dos mensajes.
saludos cordiales
Hola. Es complejo a veces ayudar desde aquí,pero debes comprobar que todas las cabeceras de las columnas de la hoja de cálculo tienen su nombre, y no cambiarlo, pues están enlazadas al formulario. Por otro lado, si te pide una API de Google, es porque puede que estés enviando los archivos a una unidad compartida, o a una carpeta compartida que no está en tu unidad. Autocrat solo permite enviar archivos a una carpeta de tu unidad, y que seas el propietario. Yo lo que hago es compartirla, e introducir una acceso directo en a esa carpeta en otra unidad de equipo. Espero haberte ayudado, sin verlo es dificil. Un abrazo y ánimo con el trabajo.
Gracias por el video ¿Alguna manera para poner un folio consecutivo a cada PDF generado?
Hola. Supongo que metiendo un salto de página en el google doc que usas como plantilla. Creo que te refieres a eso, ¿no? Un saludo.
Hola quisiera saber si hay forma de adjuntar un archivo pdf que está en google drive. Cada persona tiene un código único y cada archivo tiene el mismo código único para cada persona.
Perdona Tania, no entiendo muy bien tu pregunta. ¿Podrías poner un ejemplo de lo que quieres hacer?. Un saludo.
@@GUALPEREZTEMPLADOMIGUEL muchas gracias por tu pronta respuesta. Ejemplo: tengo 50 trabajadores y cada uno tiene su certificado médico en pdf en google drive. Además tengo el forms donde se registran con su código de trabajador, quisiera que le llegue un correo de confirmación con su certificado médico adjunto. Es posible?
@@taniacristobaldamaso6027 Hola. Creo que eso no es posible desde Autocrat. Lo que sí hace es que introduciendo los datos personales les llegue un certificado médico realizado por ti en formado PDF. Espero haberte ayudado.
ola miguel una pregunta cuantos envios puede hacer por dia generando un pdf
Pues sinceramente no sé si hay un número exacto. Yo en un día he realizado aproximadamente más de 100 matriculas sin problema, pero no de forma simultánea, a lo largo de una mañana, y no he tenido problema.
Buenas! Igual Autocrat se ejecuta sin necesidad de un formulario? Yo poseo una base de datos hecha en exel, y deseo que esos datos aparezcan en diplomas de forma individual para cada persona en la base de datos.
¿Funciona de esa forma? O siempre debo usar desde un formulario google para que Autocrat se ejecute?
Espero su respuesta.
No es necesario un formulario. Con una hoja de cálculo es suficiente. Funciona de igual manera. Un saludo.
@@GUALPEREZTEMPLADOMIGUEL Te agradezco un montón. Me has salvado!!!
@@GUALPEREZTEMPLADOMIGUEL Otra pregunta. Cuál es el límite de envíos de correos que tiene Autocrat? O se rige por la cantidad de 500 de gmail?
Espero respuesta y gracias!
@@monserrataguilera603 Efectivamente, y según el propio Autocrat, depende de las cuotas de Google. Para cuentas de G-Suite el número es llega hasta 1.500. Un saludo.
porque al instalar autocrat no sale la opción open y sale launch
Es lo mismo
Hola! Muchas gracias por el video. Si necesito incluir varios registros dentro de un mismo archivo, ¿es posible?
¿A qué te refieres con registro? ¿Un archivo pdf derivado de un formulario? Un saludo.
@@GUALPEREZTEMPLADOMIGUEL por ejemplo tengo dos filas diferentes una tiene un laptop y otra un teclado a nombre de la misma persona, pero requiero generar un solo PDF con el consolidado de las cosas que tiene a cargo esa persona.
@@batifula Autocrat permite realizar un documento PDF con la información de los campos en columnas, pero no en filas. Lo ideal sería crear un documento con el nombre de las columnas "Laptop" y "teclado". Me refiero a que las personas deben estar en las filas, y los datos en las columnas. No sé si he respondido a tu pregunta.
@@GUALPEREZTEMPLADOMIGUEL muchas Gracias. No se resuelve mi situación, pero ya buscaré la forma de realizar el esquema. :)
@@batifula encontraste la forma de hacerlo ?
Hola! Alguien sabe cómo hacer para que el correo se envie desde un alias? Muchas gracias!
Hola Santiago, en la configuración del envío del correo de Autocrat te permite enviar el correo desde un noreply, para que no se vea la dirección del propietario. No sé si te refieres a eso. Un saludo.
@@GUALPEREZTEMPLADOMIGUEL Hola! Muchas gracias por la respuesta súper veloz! Dice eso, pero aclara "*Only available for Google Apps accounts, not Gmail users". Yo tengo gmail, entonces puedo poner que que tengan un mail para responder, pero de todas formas pueden ver mi dirección. Ese es mi problema!
@@sntsalom Cierto, por lo visto solo está disponible para servicios de G-Suite, (Google para empresas o educación), en mi caso usamos cuenta de educación. Ojalá puedas solucionar el problema.