Excel DIENSTPLAN: Effiziente Schichtplanung mit Qualifikationen + Vorlage
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- เผยแพร่เมื่อ 27 ก.ค. 2024
- In diesem Tutorial zeige ich dir, wie du mit Excel einen durchdachten und flexiblen Dienstplan erstellst. Von der Schichtplanung über Urlaubsverwaltung bis hin zur optimalen Qualifikationszuordnung - der Dienstplan deckt alles ab!
Schritt für Schritt führe ich dich durch den Prozess und am Ende steht nicht nur ein maßgeschneiderter Dienstplan, sondern auch ein Download-Tool für deine persönliche Arbeitszeitplanung. Verabschiede dich von Planungschaos und optimiere deine Schichtarbeit mit diesem einfachen und effektiven Excel-Dienstplan.🚀
Schau dir das Tutorial an und lade das Tool von meiner Website herunter! www.cemiscode.com/dienstplan/
00:00 Einleitung
01:05 Kalender
04:30 Input Daten Vorbereitung
07:15 Drop-Down Felder
08:40 Bedingte Formatierung Schichten
11:00 Wochenenden
13:30 Feiertage
15:40 Ferien
19:10 Regel Reihenfolge
20:35 Heute formatieren
21:40 Tabellenblatt formatieren
22:55 Dynamische Zeitleiste
25:50 Datenschnitt
26:30 Qualifikationsmatrix
28:50 Nutzung
Hinweis: Ich nutze Excel 365. Ich verwende für den Dienstplan auch dynamische Array Funktionen, wie den XVerweis und die Filter-Funktion. Diese sollten ab Excel 2019 verfügbar sein. Allerdings ist der Dienstplan auch mit älteren Excel Versionen nutzbar. Dafür müssten nur einige wenige Anpassungen vorgenommen werden. Schreibt mich dazu einfach an.
Lade Dir viele Vorlagen kostenlos von meiner Website herunter: www.cemiscode.com.
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Falls der XVerweis() in eurer Excel Version nicht verfügbar ist, könnt Ihr auch gerne den SVerweis() für die Formatierung der Feiertage nutzen. In der Regel für die Feiertage müsst ihr statt dem Xverweis folgendes eintragen:
=SVERWEIS(C$7;Feiertage;1;FALSCH)
Teil 2 ist online Teil 2: Ultimativer Dienstplanungsassistent in Excel - QUALIFIKATIONSMATRIX
th-cam.com/video/rh4t7A0hJG0/w-d-xo.html
Hi Cemi, danke schonmal für deine super Videos!!! bei mir funkt der XVerweis & SVerweis in den Zellen selbst, aber nicht in der Bedingten Formatierungen... an was kann das liegen? Fehlermeldung von Excel ist immer "Mit dieser Formel gibt es ein Probelm ... möchten sie gar keine Formle eingeben?" Danke für einen Tipp!
Mega Hammer. Und ohne unnötiges gerede. Satte 30 min. KnowHow! ❤👍🏻️
Vielen Dank! 🙂
Beeindruckend wie immer ! Vielen Dank für die tolle Anleitung 😃👍
Herzlichen Dank 😊
Einfach toll ,da kann ich mich meinen Vorrednern nur anschließen .... weiter so 👍👍👍
Vielen Dank! 😊
Wow! Ganz großes Dankeschön!!!
Sehr gerne! :-)
Genau das was ich gerade suche. Vielen Dank 🙏
Das freut mich! :-)
Danke für die super Idee hab viel aus dem Video umsetzen können.
Das freut mich sehr 👍
Dein Video zum Urlaubsplaner war sooo hilfreich!
Würde mich freuen, wenn du noch ein Video zur Arbeitszeiterfassung erszellen könntest. Mit Minus- und Überstunden etc. 😊
Gute Idee! Danke.😊
Ich mache mir mal drüber Gedanken.
Mega, vielen Dank 👍
Sehr gerne! 🙂👍
Tolles Video! Bitte noch ein Video zur Arbeitszeiterfassung mit Minus- und Überstunden, die man in den Dienstplan einfügen kann!
Gute Idee! Danke! 😊
Du hast mich gerettet !! Danke !!!!!!
Das freut mich ☺️🙌
Top! 👌
Viele Grüße
Dennis
Vielen Dank! 🙂👍
sehr schön erklärt! eins plus ✅✅✅✅✅✅✅SEHR GUT ‼︎auch für Profies noch zu empfehlen ✈
Vielen herzlichen Dank! 😊😊
Natürlich, gerne. Hierbei wurden mir vertraute Excel-Funktionen vorgestellt, und obwohl ich bereits mit VBA vertraut bin, wurde altes Wissen wiederbelebt. Das Anschauen dieses Videos bis zum Ende bereitete mir viel Freude. Vielen Dank für diese lehrreiche Präsentation!
Danke für die gute Erklärung. Kannst du mal einen jahreskalender mit Feiertagen und Kalenderwochen erstellen wo man immer nur das Jahr aktualisieren muss für das nächste Jahr. Das wäre toll. Danke für deine gute Arbeit.
Ist notiert! 😊
Danke für Dein Kommentar!
TOP!
Vielen Dank 😊
Geniale Anleitung zum Dienstplan! Ich bin begeistert! Dickes Dankeschön dafür!!! An einer Stelle (16:10) komme ich bei der Hinterlegung der Ferien allerdings leider nicht weiter, da mir Überlauffehler angezeigt wird, dessen Ursache ich nicht finde. Habe dir per Mail einen Screenshot geschickt, welche Zellen betroffen sind. Vielleicht ist der ja mit einem kleinen Tip schnell behebbar!? Würde mich sehr freuen..
Vielen Dank!
Habe deine Mail auch gerade beantwortet, aber möglicherweise ist das auch für andere interessant.
An der Stelle im Video teste ich nur die Regel für die bedingte Formatierung, das heißt am Ende wird die Formel sowieso nicht an dieser Stelle stehen.
Aber Du hast sicherlich mehr als 2 (so wie ich im Video) Ferien eingetragen. Deswegen bekommst du auch mehrere Ergebnisse zurück. Da diese Ergebnisse auf Zellen fallen würden, in denen was drin steht bekommst du den Überlauffehler.
Also kannst du die Formel einfach weiter oben ansetzen oder zum Testen deine Ferientabelle reduzieren. Aber wenn du weiter im Video bist, wirst du feststellen, dass es eigentlich gar keine Rolle spielst, weil das die Formel für die bedingte Formatierung ist.
Hallo Cemi, die Tabelle Dienstplan ist echt toll. Ich habe aber noch eine Frage. Ich möchte gerne, dass wenn man den Monat auswählt auch der Plan für den Monat kommt, also das der Schichtplan sich mit ändert. Geht das? Ich bräuchte dies dringend für die Arbeit 🙈
In dieser Vorlage ist das leider nicht möglich. Da müsste man grundlegend anders vorgehen.
Aber danke für dein Feedback. Ich werde mir mal darüber Gedanken machen und wenn mir was gutes einfällt dann noch mal eine Vorlage mit dieser Funktionalität
Wunderbar erklärt und paar Dinge gelernt. Ist es auch möglich Wochenendschichten im 3 Schichtbetrieb nach einem bestimmten Rytmus zu planen?
Danke, das freut mich :-)
Man könnte an den Wochenenden auch etwas eintragen.
Wenn ich dich richtig verstehe soll automatisch abhängig von einem Kriterium an den Wochenenden was eingetragen werden.? Das geht, aber spontan würde ich sagen man benötigt dafür VBA. Ich denke noch mal drüber nach.
Super Video. Suche ein Muster für eine Nebenkostenabrechnung, von der Erfassung der Grunddaten bis zum fertigen Schreiben. Hast du so etwas im Programm?
Danke sehr! Nein, momentan leider noch nicht…
erst einmal toll gemacht! Ich vermisse etwas die Kalenderwochen, die wären meiner Meinung nach eine schöne Ergänzung
Danke! Ja Kalenderwochen wären tatsächlich auch gut. In meinem Video zum gantt Diagramm habe ich Kalenderwochen im Kalender. Bei Bedarf könntest du da reinschauen
super nice danke dir.
eine frage : gibt es Formel in deinem ist es ja so das N-F-S-N... kann man das irgend wie so machen das es für den ganzen Jahr geht oder muss man es jedes mal manuell eintragen ,so könnte man immer 1-2 Jahrs sichtplan voraus haben
Danke schön!
In dieser Vorlage werden die Werte manuell eingetragen.
Wie soll denn entschieden werden ,welche Schicht gearbeitet wird - das wäre wichtig für eine Formel
Woher weiß »Frau« dies alles? Ich bin begeistert. 🏆
Danke schön 🙂👍
Ich habe eine Frage zum konvertieren von Kleinbuchstaben in Großbuchstaben. In meinem Schichtplan kann ich die Buchstaben in Groß oder Klein eingeben. Weil es einfacher ist gebe ich kleine Buchstaben ein. Ich möchte aber die Buchstaben in Groß angezeigt haben. Wie kann ich das ändern. Ich habe das schon einmal gesehen aber nicht mehr gefunden.
Hallo und vielen Dank für die sehr gute Erklärung. Leider funktioniert bei mir das mit den Ferientagen nicht. Mache exakt das gleiche und trotzdem geht's nicht, liegt es an meinem Excel? VG
Welche excel Version nutzt du? Es funktioniert sonst genauso gut mit dem SVERWEIS
Hi, auch ich hab das Problem. Ich nutze die 2019 Version. ich bekomme schon bei dem ersten Formelsatz "=C7>=Start" die fahler Meldung "#WERT"
um es über SVERWEIS hin zu bekommen mit ich einfach noch zu jung in der Materie vielleicht kannst du mir bzw. uns helfen.
Ansonsten aber super gutes Video DANKE
Ganz großes Lob an dich! War ein sehr hilfreichen Video, jedoch hab ich eine Frage. Wenn ich jetzt den Monat in meiner Tabelle ändere, wie bekomm ich das hin das die Schichteintragungen nicht Fix bleiben sondern sich auch zum Monat ändern? Daran scheiter ich gerade ein bisschen… Mit freundlichen Grüßen Andree :)
Vielen Dank!
Am Ende des Videos zeige ich wie man mehrere Monate speichern kann.
Aber wenn du es anders haben möchtest, danns müsste man das mit VBA realisieren. Ich würde dann für jeden MA und Tag in einer Tabelle hinterlegen, welche Schicht er arbeitet und diesen Wert bei Monatswechsel ziehen.
Sehr gutes Video. Danke dafür. Ich habe allerdings ein Problem. Wenn ich im Januar den schichtplan erstellt habe und über das dropdown auf Februar wechseln möchte wird der selbe schichtplan aus Januar übernommen. Wenn ich es jedoch im Februar ändere ändert es sich auch für Januar. Wie kann ich das beheben ? Gruß Max
Danke schön!
Wenn du den Januar fertig hast. Kannst du das Tabellenblatt kopieren. Dann kannst du alle Werte rauslöschen auf Februar wechseln und die Werte für Februar eintragen.
Am Ende des Videos zeige ich das.
Für jeden Monat ein eigenes Tabellenblatt
jetzt hast du unter den Arbeitsplätze nur Q1 bis Q3 drin. wie gehe ich damit um wenn ich 15 arbeitsplätze und 20 mitarbeiter haben. die 3 Qs reichen nicht aus. eventuell arbeitet ma1 an ap 3-8 und ma2 an ap 1-6. wie kann ich das aufbauen danke cemi
Du kannst die Liste einfach erweitern. Im Video am Ende zeige ich auch wie das geht
@@cemiscode erweitern ja, was ist aber wenn ein Mitarbeiter mehrer Qualifikationen besitzt
@sanaldunya7203 achso, das kann man in der Vorlage so nicht abbilden, aber ich würde es wenn möglich so machen, dass du eine Qualifikation erstellst, die für mehrere Qualifikationen steht. Über eine richtige Lösung denke ich mal nach
Hi, tolle Anleitung. Ich arbeite mit excel 2016. An dem Punkt wo die Wahrheitswerte der Start und End Termine der Ferien 2 Werte ausgeben, bekomme ich nur einen Wert. in der Zelle darunter bleibt es leer. Ich habe mehr Ferientermine als 2 in meiner Start und Ende Tabelle. Ich verstehe hier nicht meinen Fehler. Viele Grüße Oliver
Danke erstmal! Probiere mal die komplette Formel direkt als Regel in der bedingten Formatierung zu hinterlegen. Das sollte auf jeden fall funktionieren, auch bei Deiner Version.
Super Video 👏🏾
Kurze Frage, wäre es auch möglich mir zwei Monate anzeigen zu lassen z. B. November-Dezember über ein Dropdown, versuche das gerade aber bekomme es nicht hin vllt kannst du mir da ein Tipp geben.👀
Danke! Ja ist möglich. Im einfachsten Fall erweiterst du die zeitachse einfach erstmal um einen weiteren Monat (also zum Beispiel 60 Tage. Wenn du dann November auswählst wird dann ja der erste November +60 Tage angezeigt.
Dann kann man natürlich noch überlegen wie man das eleganter macht.
Vielen Danke für die schnelle Antwort, soweit war ich schon weiß nur nicht wie ich die Tabelle „Monat“ beim Input gestalten soll damit ich die auch sinnvoll in der ersten Mappe funktioniert.
Hallo Cemi, ich habe eine Frage zur bedingten Formatierung. Ich habe z.B. in Zelle A1 einen Wert der positiv, null oder negativ sein kann. Abhängig davon möchte ich dann in Zelle A2 einen Text einsetzen der Abhängig vom Inhalt A1 ist und der soll farblich angepasst sein. Null und positiv = grün, negativ = rot. Ich hatte das schon in einer anderen Anwendung verwendet, diese aber gelöscht. ich kann mich einfach nicht erinnern wie ich es gemacht habe. Ich sehe vor lauter Wals keine Bäume mehr. KAnnst du mir Rat geben?
Ich hoffe ich verstehe dich richtig:
Mit einer wenn Funktion füllst du Zelle A2 (wenn wert in Zelle A1 - dann wert in Zelle A2)
Dann gehst du in Zelle A2 und erstellst bei bedingter Formatierung eine neue Regel mit einer Formel. In der Formel wählst du dann Zelle A1 aus. Du brauchst 2 regeln einmal mit größer gleich und einmal mit kleiner.
Hoffe das war einigermaßen verständlich ☺️
@@cemiscode hab ich so gemacht aber es wird nichts angezeigt. die Zelle bleibt leer
Ich mach noch mal ein kurzes Video dazu
Sehr schön erklärt man konnte es gut nachstellen, folgt der zweite teil noch? und besteht die möglichkeit den Diensten Zeiten zuzuweisen zb: N = 18:00-9:00 davon arbeitszeit 18-22:00 6:00-9:00 somit hätte man die Arbeitszeiten + einen arbeitszeitrechner der ja beim erstellen eines DP sehr sinnvoll ist. LG
Wenn es viele interessiert würde ich noch mal einen zweiten Teil machen.
In der Vorlage die man herunterladen kann funktioniert die Qualifikationsmatrix aber bereits.
Das ist ein guter Punkt mit den Arbeitszeiten und es würde auch auf jeden Fall Sinn machen einen DIenstplan mit einer Arbeitszeiterfassung zu kombinieren. Möglich ist das - ich mache mir mal Gedanken. Ich könnte mir vorstellen, dass ich dazu auch noch ein Tutorial mache.
Sehr gut erklärt, auch für mich als Anfänger. Nur wie kann ich noch verschiedene Dienstschichten hinzufügen, Spätdienst 4 oder 6 Stunden VG Regina
Der Dienstplan ist gut wenn in der Woche gleich gearbeitet wird. Was ist wenn 2Tg. Früh- oder Spät- oder Nachtschicht ist. Ich hatte einen Dienstplan über17 Wochen. Dann muss der Planer ganz anders aufgebaut sein.
Gruß Willi
Du kannst jeden Tag etwas anderes eintragen. 2 Tage früh und danach spät zum Beispiel. Das bleibt dir überlassen.
Was meinst du genau? Wie müsste der denn aufgebaut sein?
3 Blätter. 1. Blatt der Planer. Anfangsdatum und Planlänge eingeben, über Sequenz läst daraus ein individueller Kalender erstellen. Unter das Datum die Restfunktion aus Datum und Planlänge. Ergibt eine Zahl die auf jedes Datum anwendbar ist .
2.Blatt: z.B. einene Monatskalender, unter das Datum wieder die Restfunktion aus aktuellem Datum und Planlänge. In den Schichtfeldern über wverweis die Restzahl im Planer suchen und die Schicht anzeigen lassen.
3. Blatt nutze ich als Datenablage : Feiertagsrechner, Urlaub ect.
Das ist es im groben schon, individuell kann über Bedingte Formatierung noch viel gemacht werden.
Gruß Willi
Vielen Dank für die ausführliche Erklärung, jedoch habe ich noch eine Frage dazu. Wenn die Mitarbeiter mehrere Qualifikationen haben, wie kann ich die Auswertung anpassen?
Angenommen hätte ich die Qualifikationen auf mehrere Spalten aufteilen z.B. Q1 - Spalte B / Q2 - Spalte C / Q3 - Spalte D usw.
Gerne :-)
Ich denke, ich würde versuchen die Qualifikationen in die selbe Spalte zu schreiben: "Q1, Q2"
Und in der Qualifikationsmatrix dann Wildcards (Platzhalter) in den Funktionen verwenden um die Mitarbeiter auszuzählen
Hallo, Ich habe diesbezüglich eine Frage. Ich möchte zu deine Kalender noch einen Dienstplan hinzufügen. Es handelt sich dabei um einen Rahmendienstplan. Dieser hat immer die gleichen Schichten in den gleichen Abständen. Wie kann man diese dazu erstellen, bin damit etwas überfordert.
Würde mich über eine Antwort freuen.
Um deine Frage zu beantworten muss ich dein Thema noch besser verstehen:
Zu welchem Kalender möchte du einen Dienstplan hinzufügen?
In meinem Dienstplan ist der Kalender ja Element des Dienstplans.
Wir haben auf Arbeit einen Rahmendienstplan für das gesamte Jahr. Da ich in Schichten gehe, gibt es einen ständigen Wechsel zwischen Früh , Spät und Nachtschicht. Dieser Wechsel im bei dem rahmendienstplan immer gleich. Ich habe dann anhand des obigen Videos einen Plan für die Vorplanung des jeweiligen Monats erstellt und möchte eine separate Zeile mit dem Rahmendienstplan darunter einfügen. Dieser soll wie in der obersten Zeile jeden Monat wechseln und sich anpassen.
ich hoffe das es etwas verständlicher ist und danke schonmal im Voraus :D
@@cemiscode
Wie kann ich denn schnell z.B. 2 Wochen Urlaub für einen bestimmten Mitarbeiter eintragen, um nicht jedes Feld extra anzuklicken? Und kann ich das Datum/Zeitraum eingeben um direkt zum Zeitraumsanfang zu gelangen?
Copy paste ist möglich.
Wo möchtest du das Datum eingeben? In der Suche? Das ist möglich, wenn es auf der zeitachse sichtbar ist.
Hallo nochmal .... wie ist das mit dem Februar und dasn Schaltjahr ?🤔
Das funktioniert auch. Alles
Toller Dienstplan. Das einzige was mir noch fehlen würde ist die Stundenanzahl die jeder Mitarbeiter arbeitet. Vielleicht gibts ja ein Update dafür.
Dankeschön!
Kannst du das ein bisschen genauer erklären. Meinst du den Plan auf Stundenbasis?
@@cemiscode Bsp, wir haben 2 Frühschichten. Eine hat 8 Stunden, die andere 8,5 Stunden. Dann haben wir eine Zwischenschicht die 9 Stunden hat. Damit am Ende des Monats jeder auf seine Stunden kommt wäre es toll wenn es bei dem Tool so etwas gäbe.
Also im Endeffekt, dass ich am Ende jedes Monats sehe wie viele Stunden jeder gearbeitet hat.@@cemiscode
Ok, verstehe interessant! Also möglich ist es grundsätzlich natürlich schon.
Aber zu umfangreich, als dass ich es jetzt hier erklären könnte.
Ich werde mir das Thema allerdings vermerken für den Fall dass ich noch mal einen zweiten Teil machen.
Das fehlt mir auch, mit Verschiedenen Stunden in einer Schicht, wäre toll wenn man das ergänzen könnte.
Guten Tag.
Ich habe mir Ihren Dienstplan heruntergeladen und musste leider feststellen, das auch dort der Monat Februar , November, Dezember, August und September das gleiche Problem haben indem nur der Wochentag richtig angezeigt wir und im Datum das Rautezeichen steht. Könnten Sie mir bitte sagen, wie ich das richtig hinbekomme? Vielen Dank
Vielen Dank. Ich freue mich über Dein Interesse an der Vorlage!
Auch? Wo denn noch? Versuche mal die Zeile noch größer zu ziehen.
Sonst gerne noch mal melden.
Ich habe keinen XVerweis. Was kann ich dafür nehmen?
Statt dem xverweis kannst du den SVerweis verwenden
Gibte es noch ein 2. Video mit der Qualifikationsmatrix?
Möglicherweise wird es noch eins geben. Aber in der Vorlage funktioniert es natürlich schon
Teil 2 ist online Teil 2: Ultimativer Dienstplanungsassistent in Excel - QUALIFIKATIONSMATRIX
th-cam.com/video/rh4t7A0hJG0/w-d-xo.html
Mega super Video! Klasse erklärt. Kann man dir auch eine Anfrage schicken, zwecks Änderungen? Ich würde gerne statt F,S,A,U Uhrzeiten (Arbeitszeit von bis) eintragen und in einer extra Spalte soll dann die Arbeitszeit in Stunden angezeigt werden. Würde dir gerne eine Screenshot schicken, wie ich das meine... Ich bekomm das gar nicht hin
Herzlichen Dank!
Derzeit mache ich leider keine "Einzel"-Projekte. Aber wenn es das Thema hergibt, würde ich dazu noch mal ein Tutorial, bzw eine Vorlage machen.
Was du beschreibst hört sich auf jeden Fall interessant an. Ich werde mal drüber nachdenken.
Wo ist das zweite Teil vom Video ? Brauch unbedingt die Rechnung mit Soll und Ist
Den gibt es noch nicht.
In der Vorlage ist die Funktion bereits nutzbar.
muss nur wissen wie rechnung ist. wenn ich in vier wochen eine woche urlaub habe und drei wochen arbeite wie ist da die formel ?
@@cemiscode
kann ich dir meine Tabelle zuschicken ?@@cemiscode
Welche Formel meinst du genau?
Die für die Qualifikationsmatrix?
Ja die meine ich. Kann ich dir meine Tabelle schicken dann kannst es gerne mal anschauen@@cemiscode
Ein sehr schöner Dienstplan. Nur würde ich die Eingabe der Schichten (F,A . . ) nicht umständlich über Dropdown-Felder vornehmen, sondern mit Tastatur und Pfeil rechts. Geht einfach schneller und das Symbolfeld blockiert nicht die Sicht.
Und was ist denn @dkaachen für ein Chauvinist. Warum sollte "Frau" das nicht wissen? Unglaublich . . .
Vielen Dank! 🙂
Ja, das ist tatsächlich ein guter Hinweis!
Auch mit Drop-Down Feld kann man Text über die Tastatur eingeben.
Aber man kann es natürlich auch ganz weglassen. Oder man richtet die Datenüberprüfung ohne den kleinen Pfeil ein.
In meiner Version kann man leider keinen Verweis nutzen :(
Trotzdem super Video
Danke!
Man kann auch den SVerweis statt dem XVerweis verwenden, das funktioniert genauso gut.
Falls es nicht klappt sag gerne noch mal bescheid.
leider funktioniert nicht
Was funktioniert nicht? Der xverweis oder der Sverweis? Hast du die Vorlage oder baust du den dienstplan selber nach?