Wie Du Aufgaben richtig erfasst (Selbstmanagement)
āļāļąāļ
- āđāļāļĒāđāļāļĢāđāđāļĄāļ·āđāļ 4 āļ.āļ. 2025
- In einer meiner letzten Selbstmanagement Folgen bin ich darauf eingegangen, wie Aufgaben in den Kalender kommen (ð âĒ Selbstmanagement: Wie ... ). Ich habe Timeblocking erklÃĪrt und auch das Tool der idealen Woche vorgestellt.
Dazu hattet Ihr viele Fragen, aus denen ich vier ausgewÃĪhlt habe, die exemplarisch fÞr alle Fragen stehen. Diese beantworte ich in dieser Selbstmanagement 101 Folge.
1. Frage (01:05 min): Wo notierst Du Aufgaben, die noch keinem Zeitblock zugeordnet sind?
--------------------------------
"Ich glaube, Du hast die erste Frage von Peter in der Sendung nicht so beantwortet, wie ich glaube, dass er sie gemeint hat. Vorgelesen hast Du "Wo notierst Du Dir die Aufgaben, die Du in der geblockten Zeit erledigen mÃķchtest?". Dabei gehe ich davon aus, dass allen klar ist, dass Du die Aufgaben, wenn Du die Woche planst, in die BlÃķcke schreibst, in denen Du die Aufgaben erledigen wirst, soweit auch Deine Antwort in der Sendung.
Viel Interessanter ist aber die Frage, wo Du Dir die Aufgaben notierst, die Du noch nicht konkret an einen Block in der/den kommenden Woche/n gebunden hast? In Deiner Anmoderation hast Du gesagt, dass Du keine Aufgabenliste fÞhrst (weder digital noch analog), keine Todo-App, etc. pp.
Du planst ausschliesslich mit dem Kalender. Daraus folgt entweder, dass Du nur Aufgaben annimmst, wenn Du auch sofort einen konkreten Block in Deinem Kalender dafÞr bindest. Oder Du merkst Dir alle Aufgaben im Kopf, bis Du sie konkret im Kalender verplanst. Denn eine Aufgabenliste fÞhrst Du ja nicht.
Dazu ein Beispiel. Du fÃĪhrt Auto, ein Anruf kommt rein: Mister Wichtig, die Welt steht in Flammen. Nur Du und er kÃķnnen die Welt retten. Es gibt 10 Dinge zu tun, 5 fÞr ihn und 5 fÞr Dich. Du antwortest sehr wahrscheinlich, dass er Dir das nochmal per Mail schicken soll, Du kannst gerade die HÃĪnde nicht vom Lenkrad nehmen, um die Aufgaben in den Kalender einzutragen.
Aber was machst Du dann, wenn Du das nÃĪchste Mal an Deiner Mailbox sitzt, wo schreibst Du Dir die Aufgaben hin? Verplanst Du alles sofort im Kalender oder nimmst Du die Aufgaben erstmal "irgendwo hin"? Vor allem, wenn lineare AbhÃĪngigkeiten zwischen den einzelen Aufgaben bestehen: Aufgabe E kann erst gemacht werden, wenn C fertig ist und hÃĪngt auch unmittelbar vom Ergebnis von C ab - Du kannst also E erst planen, wenn C erledigt ist.
Ich hoffe, das ist nicht zu kryptisch formuliert."
2. Frage (06:52 min): Wie Anfragen per Telefon und E-Mail organisieren?
--------------------------------
"Ich arbeite im Telekommunikationssektor. Bin GeschÃĪftsfÞhrer und gleichzeitig alleiniger Business Berater fÞr die GeschÃĪftskunden. Es kommen tÃĪglich Anrufe und E-Mail Anfragen rein. Wie baue ich diese dann in einen Termin, so, dass ich die Anfragen nicht vergesse und wo packe ich die E-Mail mit dem Text hin, damit diese wieder aufrufbar ist?
MeisterTask war eine Idee, aber kann ich die E-Mail dort 1:1 ablegen?
Oder baue ich mir bei Google Mail einen Unterordner "Business Kunden" und arbeite diese dann ab, damit ich gleichzeitig meinen InBox Zero Plan verfolge?
Danke fÞr deine Idee fÞr mein kleines Tun."
3. Frage (09:19 min): Aufgaben im Google Kalender einblenden?
--------------------------------
"Was hÃĪltst Du davon, Aufgaben im Google Kalender einzublenden?
Ich nutze Todoist dazu, weil man mit dem Tool ZeitblÃķcke machen kann. Oder was hÃĪltst Du von Tools wie Timestripe, in denen man zwei Ansichten hat: Checkliste und Zeitskala fÞr Timeblocking?
Ich selbst arbeite auch hybrid. Ich schÃĪtze am analogen Planer, dass ich unabgelenkter und flexibler bin. Ich trage dort auch ZeitblÃķcke ein. Eine letzte Frage: Was machst Du mit Aufgaben, fÞr die Du noch keinen bestimmten Termin hast?
Danke fÞr Deine Antworten!"
4. Frage (11:06 min): Wohin mit den tÃĪglichen, kleinen Aufgaben?
--------------------------------
"Wo behÃĪltst du die kleinen Aufgaben im Blick (der digitale Kalender setzt ja eine MindestterminlÃĪnge von 15 Minuten voraus) die heute erledigt werden mÞssen?
Planst du dir hierfÞr am Tag eine Art âSammelterminâ ein oder erledigst du diese zwischendurch? Insbesondere Telefonate, diese sind ja schwer zu blocken, da man ja auch auf eventuelle RÞckrufe angewiesen ist?
Telefonate zu âbatchenâ und gebÞndelt abzuarbeiten wÃĪre in meinem VerkÃĪuferalltag zwar teilweise mÃķglich (z.B. alle Kundenanfragen auf einmal abtelefonieren), allerdings gibt es auch einzelne Telefonate, E-Mails etc., die gleich zu Beginn des Tages sein mÞssen und nicht mit anderen Dingen verbunden werden kÃķnnen."
LINKS
----------
Ideenspeicher
ð âĒ Selbstmanagement: Der ...
Time-Blocking
ð âĒ Time-Blocking Schritt ...
Die ideale Woche
ð âĒ Die Ideale Woche
FOKUS-Planer
ð fokusplaner.de
Hat Dir dieses Video gefallen? Dann freue ich mich, wenn Du meinen Kanal abonnierst und mit einem ð bewertest. Du mÃķchtest noch mehr Inhalte von mir kennenlernen? Besuche meine Webseite larsbobach.de.
Vielen Dank fÞr das Video Lars. Ich habe mittlerweile ein setup aus Asana und Fokus Planer, welches fÞr mich gut funktioniert.
Asana wird bei uns Im Team genutzt und ich wollte nicht noch ein zweites Tool nutzen.
Somit ist Asana fÞr mich mein Ideen Speicher (Nutze dort nur die Listenansicht).
Einmal die Woche setze ich mich hin und plane meine Aufgaben fÞr die Woche mit dem Fokusplaner und nehme meine Asana Ideen Liste zur Hand. Viele Ideen lÃķsche ich auch wieder oder haben sich in der Zwischenzeit von selbst geklÃĪrt.
Im Auto benutze ich die Apple Watch. Kurzbefehl -> diktieren - Asana Aufgabe wird angelegt. Fertig.
FÃĪlligkeiten setze ich aber meistens nicht, weil die eh nie eingehalten werden ðâĶ
Den Fokus Planer kann ich jedem empfehlen. Habe vorher auch versucht, z.b mit Todoist meine Aufgaben zu managen.
Am Ende der Woche hat man eine ellenlange Liste, die sehr frustrierend sein kann.
Von daher, Fokus Planer - Daumen hoch.
Liebe GrÞÃe
MichÃĻl
Lieber MichÃĻl, vielen Dank fÞr deinen Kommentar und den Einblick in deine Arbeitsweise. Super!!!
Und danke auch fÞr deine UnterstÞtzung :)
Hallo Lars, wie planst du grÃķÃere private Projekte mit mehreren Teilschritten? Sagen wir, du mÃķchtest in 3 Monaten auf den Jakobsweg gehen. Da fallen ja eine Menge ToDos an. Wie gehst du das an ohne ToDo-Liste?
Danke fÞr die gute Frage, lieber Sebastian.
Da ich dieses Jahr mit meiner Frau auf dem Franziskus-Weg pilgern werde, kann ich hieraus berichten.
Ich habe eine Notiz (bei mir in Evernote) in der ich alle Informationen eintrage und abspeicher. Von Weblinks, PDFs, Herbergen, Flugdaten, GPX Tracks, Packlisten etc. Dort habe ich auch immer eine paar Aufgaben notiert, um die ich mich noch kÞmmern muss.
Diese Notiz teile ich mit meiner Frau und sie ist bis zur Abreise Work-in-Progress:)
@@LarsBobach Danke Lars. Und dann planst du einen "Pilger-Block" ein, in dem du dich um die Aufgaben in Evernote kÞmmerst?
Dazu nutze ich meine FOKUS-Zeit oder, bei einer so spannenden Aufgabe, das Wochenende :)
Hallo Lars. Ich nutze auch Todoist und vieles was ich erfasse, landet mittlerweile dort in einer Ideenliste. So vergesse ich sie nicht, aber sie belasten mich auch nicht als Todo. Manche Dinge sind aber kleine Todos die nicht vergessen werden dÞrfen: Katzenfutter bestellen, MÞll an die StraÃe stellen, Brief abschicken... Ist das nicht viel zu kleinteilig fÞr all solche Dinge Termine zu machen und fÞhrt das nicht dazu die Termine stÃĪndig zu verschieben? Als Beispiel noch mal den MÞll an die StraÃe stellen. Das ist bei mir eine wiederkehrende Aufgabe jeden Donnerstag. Alternativ wÃĪre das dann ein Ganztagestermin jeden Donnerstag (eine verkappte Aufgabe) oder ein Termin jeden Donnerstagabend um 19 Uhr den ich dann aber meistens irgendwann im Laufe des Abends mache. Wie lÃķst du das mit solchen wiederkehrenden Routine-Aufgaben?
Danke fÞr deinen Kommentar und die gute Frage, lieber Udo. Diese Dinge schreibe ich mir wÃĪhrend der Wochenplanung in den FOKUS-Planer :)
@@LarsBobach Lieber Lars. Danke fÞr die Antwort. Was bedeutet es denn genau, dass du es bei der Wochenplanung in den FOKUS-Planer eintrÃĪgst? Solche TrivialitÃĪten will ich ja gar nicht immer planen, sondern abhaken im Laufe des Tages (in Todoist) und zack ist die Aufgabe fÞr die nÃĪchste Woche schon wieder da. Mein Beispiel mit dem MÞll rausstellen ist nur ein Beispiel aus dem privaten Bereich, aber es ist meines Erachtens ein gutes Beispiel warum ein Aufgaben-Tool fÞr manche Dinge einfach mehr Sinn macht als ein Termin im Kalender. Versteh' mich nicht falsch, die Sinnhaftigkeit fÞr wichtige Aufgaben im Kalender Zeiten einzuplanen ist mir durchaus bewusst.
Ich trage sie mir einfach in den Notizteil ein mit dem Aufgabensymbol. Das plane ich also nicht im 'richtigen' Kalender sondern einfach als kleine Notiz ;)
GrundsÃĪtzlich gibt es hier auch kein richtig oder falsch. Jeder muss fÞr sich die beste LÃķsung finden! Wenn deine Herangehensweise fÞr dich funktioniert, ist das doch super :)
Danke, dass Du in diesem Video beantwortet hast. In der Zwischenzeit hatte ich den Fokus Planer bestellt und erhalten. Den Sinn Deines verstanden âšïļ! Ich bin in dem Prozess, in dem ich mein Selbstmanagement zu reorganisieren. Todoist benutze ich interessanterweise nicht mehr als Aufgaben, sondern immer mehr Ideen-Speicher. Meine Idee: In der Morgen-App kann ich meinen Google-Kalender und andere Kalender, die ich zur Zusammenarbeit brauche und Todoist abbilden. Was ist dort praktisch finde: Ich kann die Aufgaben, die ich in Todoist erfasst habe, in Kalender rÞberziehen und wie einen Termin behalten. In der Aufgabenliste - dem digitalen Ideen-Speicher? - kann ich PrioritÃĪten und die (geschÃĪtzte) Zeitdauer zuweisen.
Oft halte ich Ideen und potenzielle Aufgaben / Projekte handschriftlich in meinem Tages- oder "Wochenplaner" im Bereich Notizen oder "im Auge behalten" fest.
Bei mir zeichnet sich dieser Trend ab: hybrides Selbstmanagement mit einem handschriftlichen, fÞhrenden System mit digitaler UnterstÞtzung und nach dem Grundsatz: was digital ist bleibt digital und was analog ist, bleibt analog; was analog gemacht werden kann, mache ich analog ð.
Super, das hÃķrt sich nach einem guten Plan und einem fÞr dich passenden Konzept an. Aber Todoist wirklich als Ideenspeicher nutzen, ohne Termin!!! Bleib' dran :)
@@LarsBobach Danke! Termin und Aufgabe trenne ich nach dem GTD-Grundsatz: Sobald eine Aufgabe ein bestimmtes Datum erhÃĪlt, wandert sie in Kaldender ð. Ich habe es so eingerichtet, dass er im Google-Kalender so angezeigt wird.
What? Lieber Lars, kÃķnntest du das mal an Beispielen zeigen. Mindestens die HÃĪlfte habe ich nicht verstanden ðĨīð
Oh, sorry. dann werde ich demnÃĪchst mal ein paar Beispiele bringen. Danke fÞr den Hinweis :)