COMO ORGANIZAR OS DOCUMENTOS DOS EMPREGADOS DA EMPRESA? I O ORGANIZADOR
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- เผยแพร่เมื่อ 28 ส.ค. 2024
- COMO ORGANIZAR OS DOCUMENTOS DOS EMPREGADOS DA EMPRESA? I O ORGANIZADOR
Você trabalha na área de Gestão de Pessoas da Empresa e está procurando a melhor forma de manter organizados as pastas com os documentos dos funcionários?
Este vídeo é para você!
O Setor de RH dentro de uma empresa tem um papel muito importante: Ele é o responsável pelo recrutamento e pela gestão de pessoas.
O seu foco, portanto, é o cliente interno da empresa, ou seja, o seu conjunto de funcionários.
Lá se reúne toda a documentação dos colaboradores (fichas de funcionários, contratos de trabalho, frequência, atestados, rescisões, etc.).
Cuidar dos documentos que são gerados no decorrer desta relação da Empresa com seus funcionários é fundamental para, entre outras coisas, evitar problemas trabalhistas.
Por isso é importante que os documentos de cada colaborador estejam organizados de modo que possam ser acessados rapidamente sempre que necessário.
Se sua empresa é pequena, e tem um número de funcionários também restrito, ainda funciona reunir os documentos naquela pasta suspensa tradicional, identificar pelo nome de cada funcionário, e manter o arquivo em ordem alfabética.
Mas se o quadro de pessoal da sua empresa é grande, você vai ter muita dificuldade de manter este arquivo em ordem usando este método.
É que, com a ordem alfabética, é muito fácil cometer equívocos na hora de guardar uma pasta, e se perde muito tempo para descobrir quando eventualmente uma delas é arquivada no local errado.
Para esta situação, muitas empresas têm adotado a solução do prontuário dígito-terminal, que substitui a ordem alfabética pela numérica, onde o número seria a matrícula do colaborador na empresa.
E como funciona?
O sistema dígito-terminal se baseia na adoção de cores, uma para cada dígito.
Ao montar o prontuário do colaborador, você vai gerar uma combinação de cores que facilita a localização do prontuário e também a sua guarda no local correto.
E, no caso de alguém guardar um prontuário no local errado, este erro é facilmente descoberto pelo contraste entre as cores.
Além desta grande vantagem, o sistema utiliza pastas que podem ser armazenadas em prateleiras, o que permite aproveitar melhor os espaços no escritório.
E se você quiser conhecer melhor alguns destes modelos, as etiquetas, e montar o seu arquivo usando prontuários dígito-terminais, veja na Loja Virtual O Organizador: loja.oorganiza...
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Muito bom suas informações. Quero aprender muito aqui pq tenho uma missão de organizar um departamento de RH sem nenhuma organização.
Estou no msm barco😢😂
É bom também separar por area do trabalho (limpeza, informática, contabilidade etc)
Nossa que rico!!!
Eu ainda não conhecia essa forma t arquivar!
Trabalho em uma repartição que é composta de aproximadamente 200 funcionários e, realmente o arquivo por ordem alfabética é torna-se mais complexo, pq as letras j e m geram muito transtorno para o arquivamento.
Obrigada pelo conteúdo.
Olá, Bruna! Obrigado pelo comentário! Realmente, a partir de certo volume de pastas, manter a organização em um arquivo em ordem alfabética torna-se complicado. Caso queira sugerir a adoção deste sistema em sua empresa, estou à disposição. Na Loja Virtual O Organizador loja.oorganizador.com.br/ você poderá encontrar vários modelos de pastas e também as etiquetas. Sucesso! Um grande abraço!
Muito boa suas dicas. Obrigado
Olá, Rosilene! Fico feliz que meu conteúdo seja útil. Abraço!
Muito obrigado
Muito bom , 😊
Ganhou mais um inscrito no canal
Gostei
Ótimo
Ótima dica
Não seria mais prático digitalizar todos esses documentos, criar pastas para cada funcionário e salvar tudo em um servidor de nuvem seguro como o Google Drive?? O que for necessário ir acrescentando basta digitalizar, localizar a pasta referente ao funcionário e salvar dentro dela. Tendo uma cópia em nuvem, é muito mais seguro quanto a perda de papeis, seja por furto ou incendio, alem de que estando em nuvem se um disco rigido pifar de uma hora pra outra, também não vai ocorrer a perda do arquivo principal em nuvem, alem disso os documentos podem ser acessados em qualquer lugar do mundo acessando a conta vinculada a esses documentos salvos. Pelo menos eu penso que isso é muito melhor, alem disso, sempre que necessário pegar uma versão impressa do documento basta localizar e imprimir alem disso não tem o risco do tempo deteriorar esses documentos. Só tem uma desvantagem: o risco do vazamento de informações online caso o servidor seja atacado por um hacker. Fora isso só vejo vantagens em digitalizar tudo.
Genial..
Obrigado, Lilian! Fico feliz em saber que o conteúdo que compartilho tenha sido útil prá você! E tem muito mais nos outros vídeos! Abraço!
vídeo muito bom amigo tenho um pequeno escritório de contabilidade me passe alguma dica como organizar melhor os dados dos funcionários das empresas no meu escritório
Olá, Antônio! Obrigado pelo comentário! Se você mantém uma pasta para cada funcionário de cada empresa cliente, e gostou do sistema dígito-terminal que eu apresentei no vídeo, uma boa ideia seria atribuir um código numérico para cada empresa, utilizando, por exemplo, os 3 primeiros dígitos. Então cada pasta seria etiquetada contendo este número, seguido de outros 5 dígitos formando o número correspondente à matrícula do funcionário na empresa.
No site www.oorganizador.com.br você encontrará modelos de pasta e também as etiquetas dígito-terminais que precisará.
Sucesso na organização! Obrigado pela audiência!
To com a maior dificuldade de organizar essa documentação tudo acumulado não sei por onde começar.
Onde posso comprar essas pastas terminal com adesivos?
Olá, Sandro! Em minha Loja Virtual você pode conhecer alguns modelos de pasta dígito-terminal (loja.oorganizador.com.br/pasta-digito-terminal-235-x-345mm-cartao-timbo-350g-com-grampo-metalico-100-un; loja.oorganizador.com.br/pasta-digito-terminal-235-x-345mm-cartao-timbo-350g-sem-grampo-100-un; loja.oorganizador.com.br/pasta-digito-terminal-235-x-345mm-cartao-kraft-300g-sem-grampo-100-un; loja.oorganizador.com.br/pasta-digito-terminal-235-x-345mm-cartao-kraft-300g-com-grampo-metalico-100-un) e etiquetas (loja.oorganizador.com.br/etiqueta-adesiva-digito-terminal-42-x-20mm-digito-0-a-9-1000-un-). Se precisar de ajuda para planejar e calcular a forma de numerar as pastas, pode me acionar. Obrigado pela audiência!
Minha missão é fazer isso nos word ajfhsnsmd
como é o nome dessa pasta?
Este modelo é conhecido como pasta dígito-terminal, ou prontuário dígito-terminal. Veja alguns modelos nestes links: loja.oorganizador.com.br/pasta-digito-terminal-235-x-345mm-cartao-timbo-350g-sem-grampo-100-un; loja.oorganizador.com.br/pasta-digito-terminal-235-x-345mm-cartao-kraft-300g-sem-grampo-100-un; loja.oorganizador.com.br/prontuario-digito-terminal-rh-com-4-divisorias-15-un . Obrigado pela audiência e pelos comentários!