Welche E-Mails sind von der Archivierungspflicht betroffen? ♞

Rechtsanwalt Carsten Rüger von ♞ BSKP
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Laut § 238 Abs. 2 HGB muss jede Mail, die einem Handelsbrief entspricht, archiviert werden. Als Handelsbrief werden alle E-Mails verstanden, die der Geschäftskorrespondenz eines Unternehmens dienen. Weiterhin unterliegen nach § 147 AO auch alle E-Mails mit steuerrechtlichem Bezug der Archivierungspflicht. Dies betrifft folgende E-Mail-Inhalte:
Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der versandten Handels- oder Geschäftsbriefe, Buchungsbelege, sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Zusammenfassend bedeutet dies, dass der komplette E-Mail-Verkehr, der eine geschäftliche Relevanz hat, geordnet abgespeichert werden muss - inklusive Dateianhängen. Geschäftlich relevant sind:
E-Mails, über die Geschäfte durchgeführt und abgeschlossen wurden (wie Auftragsbestätigungen, Verträge, Lieferpapiere, Rechnungen, Zahlungsbelege), sowie E-Mails, die Geschäfte aufgehoben oder vorbereitet haben (etwa Reklamationsschreiben, die Kontaktierung von potenziellen Kunden über den Vertrieb und Aufträge sowie Auftragsänderungen).
E-Mails mit solchen Inhalten - sowohl verschickte als auch empfangene - müssen verwahrt werden. Dementsprechend sind sowohl interne Mails als auch solche, über die kein Geschäft zustande gekommen ist, ausgenommen und brauchen nicht archiviert werden. Gleiches gilt für Spammails und Werbemittel wie Newsletter.

[@Robin-me8fe]

spannend. Danke