The SIMPLEST Way to Organize Your Files and Folders
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- āđāļāļĒāđāļāļĢāđāđāļĄāļ·āđāļ 15 āļĄāļī.āļĒ. 2024
- Learn the simplest way to organize your digital files and folders.
ðĄ THE DIGITAL ARCHITECT - My guide to reclaim your time, energy, and headspace by simply building order in your digital world. leadavid.com/the-digital-arch...
ð FREE TEMPLATES & BI-WEEKLY NEWSLETTER with practical tips on office organization, productivity, time management, and communication. leadavid.com/?...
In this video, I will show you the easiest way to organize your digital files and folders. Following this file management strategy, you will never lose a file any more and save time searching for what you have been looking for on your computer.
Agree -- the music confuses the effectiveness of communication to me too! It would be better for me to not having dueling audio signals coming at me.
Thank you very much for explaining the most straightforward, simple, and truly effective method I have seen in a long time (I say this with at least 10 months of experience).
This is excellent ðĪ
Love your channel Lea! So glad I found it. Thank you for the great content and the effort you put into each tutorial. Appreciate it.
Amazing thank you, WIll use this
Aptly great subject....Thank you very much indeed.
I really found the PARA Method to work the best for me. Kinda like this but adding a layer on top of what you described: Areas of Responsibility, Resources, Projects and Archive
Just what I needed to see, at exactly the right moment - thank you! ð
Very helpful. Thank you!
Great Video! I'm going to basics! Cheers Russ from Australia
Very useful. Keep Up
It's great to see your video about file management. I have been using date-based file convention for the last 17 years. So can reproduce any document in a while. Your tips are always useful. Thank you so much.
That sounds great! Thanks for your feedback ð
From Egypt with respect, much appreicated ðð
Thanks, and greetings back to Egypt ðŠðŽ
Thank you love the uploadâĪ
You are welcome ð
Simple but useful
I use folders more than I like because Apple has not given us a robust tagging system. Thank, Apple's Spotlight search is strong enough to overcome a lot of that. Even with Spotlight, I would like to have a real tagging system integrated into the Finder.
Back to foldersâĶthe biggest problem I have with folders is that they do not handle documents that are related but cross may topics. For example, I may have an invoice with an option for payment on terms over time for a health issue like a big surgery. Does this document go into the Health folder? A Finance folder? An Insurance folder? Maybe a Legal folder because it is part of a personal injury suit? Tagging the document allows me to find this document for any of these issues.
Can you please create a playlist for video editing tips
As ur video montage is really cool
Love your program, Thank you! The folders I have created like âHome, Education, employment etc. should I place them directly on one drive or documents folder in one drive?
Thanks for your input!
Through the years, I've always searched about digital file organization. It's kinda hard when you work with different projects and a lot of file formats and versions of the same project.
For now, I'm using like this:
Desktop > Projects > Client Name.
Inside the client name, there are many projects folders that I name like this: 2024.04 - Project Name.
Inside the project name folder, there's this structure:
00_Documents
01_References
02_Project_Files
03_3D_Model
04_Images
05_Textures
06_Assets
In inside every folder, there are files in .pdf, .dwg, .max, .obj, .jpeg, .png, .tiff, .rvt, .3ds... and the list goes on.
That's the best way I find to organize everything, it's the simplest way that I've found.
I didn't decided yet if I work if - and _ on files, with everything with upper, lower or mixed case.
Didn't decided how do I do with files that I can't change the name to organize. Because if I change the name, will broke the file path.
I'm sure this works for you, but I wouldn't say it's the simplest it could be. It doesn't flow in a logical progression. For instance, Desktop > Projects > Project Name ... or ... Desktop > Clients > Client Name. If I open a folder named "Projects", I would expect to see the names of projects inside, not clients.
Also, in your lowest level, you have a folder named 02_Project_Files but that's vague and confusing because technically they're all project files because I got here through a folder named "Projects" and everything that's not a folder is some type of file. Perhaps rename that folder something more specific or merge its contents into the other folders and eliminate it for simplicity's sake.
Of course, do whatever works for you but keep these strategies in mind if you're building a structure for a team.
First ! Greetings from Czech republic âĪ Jaroslav
Greetings back to you ð
Good one :))
Great video. It has come up at a time when my external drive crashed and I had to do some data restoration. Now I have to go through a manual process of organizing it into a better structure than it is in now
ð Organizar arquivos e pastas por tÃģpicos selecionados.
ðŊ Mantenha o nÚmero de pastas entre 5 e 8.
ð§ą Gerencie o conteÚdo das pastas por categoria ou por nome.
ð Utilize nomes de arquivos apropriados para facilitar a busca.
we need the same but with browser bookmarks
Programming taught us to take care of *"Naming Conventions"* and to *"Keep It Simple Stupid (KISS)"*.
Even more when it comes to Sorting & Searching; *"Algorithms"* will be the clue. Learn programming guys. ðð
ð MÃĐtodos de OrganizaçÃĢo de Arquivos: O guia discute diferentes mÃĐtodos de organizaçÃĢo de arquivos, como por tipo, data ou projeto. Cada mÃĐtodo possui suas vantagens e desvantagens, e o ideal ÃĐ escolher o que melhor se adapta à sua forma de trabalho e necessidades.
OrganizaçÃĢo por Tipo: Ideal para encontrar rapidamente arquivos de um determinado tipo, como documentos, imagens, planilhas, etc.
OrganizaçÃĢo por Data: Ideal para encontrar arquivos relacionados a um perÃodo especÃfico, como relatÃģrios de um determinado ano ou projetos de um determinado mÊs.
OrganizaçÃĢo por Projeto: Ideal para reunir todos os arquivos relacionados a um projeto especÃfico, facilitando o gerenciamento e colaboraçÃĢo em equipe.
ð Estrutura de Pastas: A criaçÃĢo de uma hierarquia de pastas lÃģgica ÃĐ essencial para navegaçÃĢo e organizaçÃĢo eficientes. O guia explica como criar uma estrutura de pastas intuitiva, escalÃĄvel e personalizada.
Intuitiva: A estrutura de pastas deve ser fÃĄcil de entender e navegar, para que vocÊ possa encontrar seus arquivos rapidamente.
EscalÃĄvel: A estrutura de pastas deve ser flexÃvel o suficiente para acomodar novos arquivos e pastas à medida que sua base de dados cresce.
Personalizada: A estrutura de pastas deve ser adaptada às suas necessidades e estilo de trabalho.
ð ConvençÃĩes de Nomenclatura de Arquivos: O guia destaca a importÃĒncia de convençÃĩes de nomenclatura claras e consistentes para facilitar a identificaçÃĢo e recuperaçÃĢo de arquivos. Ele fornece dicas sobre como incorporar datas, versÃĩes e descriçÃĩes nos nomes dos arquivos.
Datas: Incluir a data no nome do arquivo (por exemplo, "20230115_RelatÃģrio") permite organizar arquivos cronologicamente, facilitando a localizaçÃĢo de versÃĩes mais recentes.
VersÃĩes: Adicionar um identificador de versÃĢo (por exemplo, "v1", "v2") ao nome do arquivo permite manter o controle das diferentes versÃĩes de um documento.
DescriçÃĩes: Usar descriçÃĩes claras e informativas no nome do arquivo (por exemplo, "RelatÃģrio de Vendas Q1 2023") facilita a identificaçÃĢo do conteÚdo do arquivo.
â Armazenamento em Nuvem e Backups: A importÃĒncia do armazenamento em nuvem e prÃĄticas de backup eficientes para garantir a segurança e acessibilidade dos dados ÃĐ discutida. O guia aborda a escolha de provedores de armazenamento em nuvem, prÃĄticas de sincronizaçÃĢo e backup, e medidas de segurança.
Escolha do Provedor: Considerar fatores como espaço de armazenamento, segurança, recursos de colaboraçÃĢo, tempo de atividade e suporte ao cliente.
SincronizaçÃĢo e Backup: Estabelecer um cronograma de backup regular e utilizar recursos de sincronizaçÃĢo automÃĄtica para garantir que seus arquivos sejam atualizados em todos os seus dispositivos.
Segurança: Utilizar senhas fortes, autenticaçÃĢo de dois fatores (2FA) e criptografia para proteger seus dados na nuvem.
ðĪ Gerenciamento de Documentos para Profissionais: O guia fornece dicas para profissionais que buscam um sistema de gerenciamento de arquivos profissional, incluindo prÃĄticas de manutençÃĢo, estratÃĐgias de arquivamento e gerenciamento de colaboraçÃĢo.
ManutençÃĢo Regular: Estabelecer ciclos de revisÃĢo para limpar arquivos desatualizados, reorganizar pastas e atualizar documentos.
EstratÃĐgias de Arquivo: Arquivar documentos antigos em uma pasta separada ou em um dispositivo de armazenamento externo para organizar o espaço de trabalho principal.
Gerenciamento de ColaboraçÃĢo: Utilizar permissÃĩes de acesso para garantir que apenas as pessoas certas tenham acesso aos documentos apropriados.
𧰠Ferramentas de OrganizaçÃĢo de Arquivos: O guia destaca o uso de ferramentas de organizaçÃĢo de arquivos como FreeCommander (Windows) e Pathfinder (Mac) para automatizar e otimizar o gerenciamento de arquivos.
FreeCommander: Um software gratuito que oferece recursos como visualizaçÃĢo de duas janelas, navegaçÃĢo por guias, interface personalizÃĄvel e pesquisa avançada. FreeCommander ÃĐ um gerenciador de arquivos gratuito para Windows que oferece uma alternativa ao gerenciador de arquivos padrÃĢo do sistema. Ele possui diversos recursos que facilitam o trabalho diÃĄrio com arquivos e pastas.
Tecnologia de duas janelas: Permite visualizar e gerenciar dois painÃĐis simultaneamente, horizontal ou verticalmente.
Interface com abas: Permite abrir vÃĄrias pastas em abas dentro da mesma janela, facilitando a navegaçÃĢo entre diretÃģrios.
Acesso total Ã ÃĄrea de trabalho: Permite gerenciar arquivos e pastas na ÃĄrea de trabalho com facilidade.
Visualizador de arquivos integrado: Permite visualizar arquivos em diferentes formatos, como hexadecimal, binÃĄrio, texto e imagem.
Gerenciamento de arquivos compactados: Suporte para arquivos compactados ZIP (leitura e escrita), incluindo visualizaçÃĢo de arquivos e miniaturas dentro de arquivos compactados.
Plugins para outros formatos de arquivos: Permite a integraçÃĢo de plugins para lidar com outros formatos de arquivos compactados, como RAR e 7z.
Outras funcionalidades: O FreeCommander oferece uma ampla gama de outras funcionalidades, como pesquisa de arquivos (incluindo dentro de arquivos compactados), busca por duplicatas, criaçÃĢo e verificaçÃĢo de somas de verificaçÃĢo MD5 e SHA, exclusÃĢo segura de arquivos, renomeaçÃĢo em massa de arquivos, suporte para caminhos de arquivos com mais de 255 caracteres, propriedades de arquivos e menu de contexto, cÃĄlculo do tamanho da pasta, comparaçÃĢo e sincronizaçÃĢo de pastas, modificaçÃĢo da data e atributos de arquivo, favoritos de pastas e programas, filtros de arquivos (incluindo expressÃĩes regulares), colunas definidas pelo usuÃĄrio para exibiçÃĩes detalhadas, visualizaçÃĩes automÃĄticas, cliente FTP/SFTP simples, acesso a dispositivos mÃģveis (como smartphones e tablets), linha de comando DOS, visualizador rÃĄpido, pesquisa rÃĄpida, filtro rÃĄpido, iniciador rÃĄpido, instantÃĒneos da ÃĄrea de trabalho, teclas de atalho personalizÃĄveis, configuraçÃĢo flexÃvel da maioria dos recursos, esquemas de cores e suporte para vÃĄrios idiomas.
Pathfinder: Um software pago que oferece recursos adicionais, como navegador de duas janelas, operaçÃĩes de arquivo avançadas, personalizaçÃĢo de mÃģdulos e integraçÃĢo com os utilitÃĄrios do macOS. Pathfinder ÃĐ um gerenciador de arquivos para macOS que oferece recursos avançados que vÃĢo alÃĐm das funcionalidades do Finder padrÃĢo.
Navegador de duas janelas: Permite visualizar e gerenciar dois painÃĐis simultaneamente, facilitando a transferÊncia de arquivos entre pastas.
OperaçÃĩes de arquivo avançadas: Permite executar operaçÃĩes de arquivo mais complexas, como renomeaçÃĢo em massa, marcaçÃĢo de arquivos e criaçÃĢo de teclas de atalho.
PersonalizaçÃĢo de mÃģdulos: Permite personalizar mÃģdulos para atributos como tamanho, data, permissÃĩes e outros, oferecendo uma visÃĢo detalhada dos arquivos.
IntegraçÃĢo com utilitÃĄrios do macOS: Integra-se perfeitamente com o macOS, aprimorando os recursos nativos e adicionando suas prÃģprias ferramentas.
Hey Lea , very good video . I can do better editing in your videos which can help you to get more engagement in your videos . Pls lmk what do you think ?
I had to turn this off, I'm afraid. Anyone with any measure of hearing difficulty simply can't cope with music and voice at the same time. It sends stress levels up high right away, and it means that focusing on the speech is such a struggle that it's far easier to give up, as did I. Sorry.
I turned the sound off and turned on closed captioning. Much better videoð
I can't pay attention unless there's additional music
I found it helpful, but thats ADHD maybe
dude then dont listen to youtube at all
I agree. The background music competes with the talking volume, which takes away from the importance of the talking.
As a future fix, Iâd suggest the editor to turn down the background music volume. Even by another 3-6db would make this much easier to listen to.
With hundreds of thousands of files in my 4 SSDs right now, it would take me a month or two to fully organize them. Just images alone has more than 52,000 of files in different folders and locations. Some were already organized in years. Most (I guess 80% or so) are still scattered. Imagine all the other files?
I can't listen to this because of the music.
Can you please repeat, I'm confused by that irritating muzak.
Dematt is correctâĶ.lose the music
Why would you ruin your "perfect amount of accent" with unnecessarily high volume of music? ð
Seem interesting but the background music is just too loud and distracting.
Please re-upload the video without it.
This will never work. Just record the meta data with a control number in a Register, electronic one. Ask first the control number when trying to retrieve a record If not available, then customer phone, and decide based on available data and confirm from customer.
I think your videos would be much better if you would hit straight to the action instead of talking too much about the topic it self. The attention span is very short these days with Insta and TikTok around
Nonsense