Layihələrdə büdcə planlama (I Hissə)

Layihələrdə büdcə planlaşdırma
Adım Rəşad Məmmədovdur. 17 ilə qədərdir ki, sənaye, neft sahəsində layihələrdə işləyirəm. Bir çox xarici şirkətlərlə işləmişəm. Bu gün burada layihələrdə büdcə planlamadan danışacağıq. Danışacağımız mövzu dünyada yeni bir sahədir. Təxminən 50- 60 yaşı var.
“Cost management” (layihələrdə xərclərin idarə edilməsi) nədir? “Cost proses” nədir? Şirkətlərdə qiymətlərlə, xərclərlə əlaqədar hansı işlər görülür? Məşhur xarici şirkətlərdə bu işləri necə görürlər? kimi sualları əhatə edəcəyik. Şirkətlərdə “Cost control” deyilən bir mövhum var, Azərbaycanda bəlkə də yenidir. Bunlar nə iş görür? Əhəmiyyətləri nədir? Bunlardan bəhs edəcəyik.
Bu kimi mövzular universitetlərdə nəzəri olaraq keçilsə də, biz daha çox bunun real həyatda necə tətbiq edildiyinə nəzər salacağıq. Bu sahəni öyrənmək istəyənlər daha çox “America Assossasiyası Cost Enginiers” assosasiyanı referans edirlər. Layihələrdə xərclərə nəzarət və smeta mühəndisi olmaq üçün bu assosasiyaya referans etməyiniz daha doğrudur.
Biz də digər təşkilatların da biliklərini qataraq, onlara referans edirik. İlk olaraq bildirək ki, “cost” nədir? Tərcümə olaraq layihələrdə “xərc” kimi gedir, amma məna etibarilə, bu prosesdə daha geniş anlayışdır. Hər bir şeyin dəyəri var, vaxtımız bizim üçün dəyərlidir. İş görürük, onun dəyəri var. “Cost Engineer” (xərclərə nəzarət və smeta mühəndisi) bunları sonda pul vahidinə çevirir. Yalnız əllə tutulan şeylərin qiyməti yoxdur. Buna görə də cost-u əsas olaraq iki hissəyə bölürlər: maddi və qeyri-maddi dəyər.
Layihələrdə xərclərin dəyərləndirilməsi necə aparılır? Daha çox üç hissəyə bölünür: Birbaşa xərc (direct cost), dolayı xərclərimiz (indirect cost) olur. Bunlar çox vaxt yaddan çıxarılır. Azərbaycanın da bazarına baxdıqda layihələrdə bu xərclər zəif qalır. Amma burada məqsəd nə görürüksə, hər birinin xərcinin dəqiq bilinməsidir. Bunları bilməmək qaranlıqda heç yeri görməməyə bərabərdir. Təəssüf ki, bəzi Azərbaycan şirkətlərində bu hal davam etməkdədir. Rəqabət artdıqca, pul qazanmaq çətinləşdikcə, artıq onlar öz layihə büdcəsinə diqqət etməyə başlayırlar. Bunun üçün də “cost management” və “cost control”u dəqiq aparmaq lazımdır. Layihələrdə gözlə görünməyən xərclər tez-tez unudulur. İlin sonunda hesablama olduqda zərərə işlədiyini görür. Adi bir şey götürək, onlar telefonla danışmağı, kontrun getməyini hesablamırlar. Bir şirkətlə görüşmək lazım olduğu an onunla axşam yeməyi yemək, söhbət etmək də xərc olaraq hesablanmalıdır. Layihə başlamazdan əvvəldə də xərclər gedir. Layihə başlayana qədər olan xərclər ( tenderə hazırlaşmaq periodu, tenderə girmək və s.) layihədə görünməyən xərclərdir.
Cost control olaraq ən çətin işləmə şirkətlərdədir. Çünki burada pul da azdır, ona görə hər qəpiyi hesablamalısan və işləri də çox olur. “Owner” olaraq işləmək də çətindir, məsuliyyət daha çox olur. Orada bir xəta yüz minlərlə ölçülür, burada bir şirkət üçün yüz min, on min böyük puldur. Balaca şirkətlərdə həm də ona görə çətin olur ki, bütün sahələrə girmək məcburiyyətində olursan. Onlar da dediyim kimi layihələrdə xərclərin az tutması üçün daha az resurs işlədir. Şirkətlərdə cost controlun rolu layihədəki kontraktın şərtinə görə dəyişir.
Tutaq ki, deyilir, bu işi bu qiymətə götürürsən və filan vaxtı təhvil verəcəksən. Əvvəlcədən qiymət razılaşdırılır və sən o qiymətə o işi görürsən. Artıq bütün məsuliyyət də, bütün xərclər də, o iş görənin üzərindədir. Bir də layihənin müəyyən addımları olur, layihənin fazalarına görə də fərqli işlər görülür, burada cost controlun rolu bir-birindən fərqli olur. Bunu tez-tez vurğulamağımda məqsəd odur ki, onun işi sadə iş deyil. Tutaq ki, bir inşaat mühəndisi hara getsə, aşağı-yuxarı eyni işləri görür. Amma cost control tamam fərqli işlər görür.
Cost controlun (xərclərə nəzarət və smeta mühəndisi) ən çətin işlərindən biri qiymətin hesablanmasıdır. Bu da tender aşamasında olur. Burada məqsəd bütün hesablamalarımızı dəqiq hesablamaq, zamana uyğun təxminlərimizi etmək, bunları davamlı analiz etmək, gəlirimizi yuxarı, xərclərimizi minimuma endirməkdir. Bütün bunları layihə müdirinə bildirmək əsasdır. Çünki o bu işdən məsuliyyət daşıyır.
Layihə menecerinin işi layihəni zamanında və büdcə daxilində bitirməkdən ibarətdir. Cost control (xərclərə nəzarət və smeta mühəndisi) bunların bütün addımlarında iştirak etməlidir. İlk olaraq layihə qiymətinin hesablanmasından başlayır və layihənin iş həcmini hesablayırıq. Bundan sonra işimizi asanlaşdırmaq üçün layihənin iş həcmini detallara bölməliyik. Layihələrdə qiymətləndirmə, ölçmələr, analizlər detallı olmalıdır. Bu da layihə müqaviləsinin şərtlərinə görə dəyişə bilər.
Layihələrdə büdcə planlaşdırmanı doğru edərək, Layihələrinizi daha rahat idarə edin!

[@anarmusayev20]

Salam sizinle nece elaqe saxlaya bilerik