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Au début, tout allait bien ! Puis un beau jour, tout le monde s’est retrouvé avec 50 procédures !
Vous voyez, tous ces documents que vos nouveaux arrivants ne veulent pas lire (ni personne d’autres d’ailleurs !)
Mais comment en est-on arrivé là ?
Le premier problème est que vos procédures qualité ont été rédigées par la mauvaise personne. Aussi, dans les documents expliquant des étapes importantes de votre système qualité, on y voit souvent des règles de gestion ou d’autres consignes à respecter et non pas le processus.
Par dessus tout, on voit trop d’informations qui ne doivent pas être mises dans vos documents, car elles peuvent bloquer l’apprenant(e) à mieux prendre conscience d’une procédure qualité.
Et c’est ainsi que Michel(e) finit sous 50 procédures qu’il/elle tente, bien que mal de lire, mais avec toutes les infos qu’il/elle ne comprend pas, il finit vite par lâcher.
Et un beau jour également, c’est finalement l’Inspecteur qui vous tombe dessus, car Michel(e) a fait une erreur.
Ce sujet est l’un des problèmes majeurs que l’on veut résoudre chez Sinfony (et on s’y attelle toujours !). On sait et on a vu les catastrophes qu’un document de plus dans votre système qualité et vos procédures qualité peut faire.
Issues des mêmes expériences et de nos interventions dans différents projets de simplification documentaire, voici 3 astuces pour mettre les infos où il faut dans une procédure qualité et par la même occasion, en limiter le nombre. Vous aiderez, par la même occasion, tout le monde à prendre conscience d’une procédure qualité facilement.
Si cela peut vous rassurer, vous n’êtes pas seul à être dans le même cas. A ne pas avoir tenté de simplifier votre documentation ou vos procédures qualité depuis le début de vos activités. Mais rassurez vous, ce n’est pas une fatalité et vous pouvez parfaitement avoir un nombre raisonnable de procédures qualité.
Apprenez à :
02:21 Mettre le pourquoi ailleurs que dans les procédures.
03:24 Centrer la procédure sur « qui fait quoi ».
04:04 Maîtriser la bonne utilisation des annexes.
Appliquez ces méthodes dans l’organisation de votre système qualité ou uniquement sur un périmètre où les procédures qualité font souffrir vos collaborateurs.
Vous verrez, vous aurez voulu les appliquer avant. Et si jamais, vous rencontrez des problèmes dans la rédaction d’une procédure qualité ou un autre point de votre système qualité, Sinfony est là !
A bientôt !